Como trabalha uma agência no Task Manager?
Numa agência de marketing, é fácil perder tempo a tentar perceber quem prometeu o quê a quem. O cliente A acrescenta uma alteração num e-mail para o gestor de conta, o cliente B transmite-a por telefone e o designer recebe ambas as mensagens no chat. Na segunda-feira, ninguém sabe qual das versões do banner foi aprovada. O Task Manager numa agência de marketing permite criar um workspace separado para cada cliente, com tarefas e chats.
Para criar um workspace, use o botão «+» junto a «Workspaces» na coluna da esquerda. Introduza um nome e guarde. O botão só é visível para administradores globais e pessoas com a permissão «Pode adicionar Workspaces».
O espaço pode estar disponível para todos os utilizadores ativos ou apenas para as pessoas explicitamente associadas. Neste último caso, o criador e os administradores globais também mantêm o acesso. Se um designer trabalhar com um único cliente, não precisa de ter acesso aos espaços dos restantes.
Como funciona na prática?
Pode configurar as atribuições na janela de edição do workspace. Passe o cursor sobre o cartão do cliente na coluna da esquerda e aparece o ícone ⋮ junto à margem direita. Selecione «Editar workspace» e, na secção «Atribuir utilizadores», assinale as pessoas que devem ter acesso. Para cada pessoa selecionada, configure as permissões de administrador do espaço e a possibilidade de adicionar tarefas e chats. O account responsável pelo cliente pode ser administrador, enquanto o designer gráfico pode ter apenas a permissão para adicionar tarefas. No telemóvel e no tablet, o ícone ⋮ está sempre visível.
O trabalho da campanha decorre numa tarefa. Esta tem um assunto, uma descrição, uma prioridade (normal ou alta) e um prazo dividido em data e hora. Pode definir apenas a data. O estado assume um dos quatro valores: "Sem estado", "Em curso", "Concluída", "Cancelada". Cada alteração de estado adiciona ao tópico uma mensagem do sistema, por exemplo "Nome Apelido alterou o estado para Concluída". Vê-se assim quem alterou o estado e quando.
Ao trabalhar em revisões, o selo «(editado)» pode ser útil. Só aparece quando o assunto ou a descrição da tarefa é alterado. Alterar o estado, a prioridade, o prazo ou as atribuições não o ativa. Assim, é possível distinguir uma alteração do briefing de uma mudança de prazo.
No módulo Ficheiros (versão Pro) os ficheiros são, por predefinição, privados - são visíveis para o proprietário e para as pessoas a quem os partilhou. A pasta de uma tarefa ou de um chat é, no entanto, partilhada por todos os seus participantes. Um ficheiro carregado numa tarefa fica assim acessível às pessoas que trabalham nessa tarefa. As pastas de tarefas e chats são virtuais: são visíveis mesmo quando estão vazias. Não podem ser eliminadas nem movidas.
O que ganha?
Não precisa de confiar na memória para separar o trabalho de um freelancer dos assuntos dos outros clientes. Quando trabalha numa campanha, pode fazê-lo no espaço desse cliente sem ter acesso aos restantes.
Não precisa de reconstruir o que aconteceu a partir de e-mails, chats privados e notas no telemóvel. Quando retomar a campanha uma semana depois, pode consultar os acordos e ver quem alterou a sua fase.
De manhã, é mais fácil decidir por onde começar. Não precisa de percorrer os assuntos de cada cliente um a um para encontrar tarefas e chats por ler.
Exemplo do trabalho diário
A agência gere oito clientes em oito workspaces. O account tem acesso a todos e cada designer gráfico a dois. Na sexta-feira, depois das 16:00, um cliente envia revisões dos materiais criativos. O account abre a tarefa «Campanha de setembro - materiais criativos», acrescenta as revisões ao tópico, carrega um novo ficheiro para a pasta da tarefa e define o prazo para segunda-feira. Seleciona apenas a data, sem hora.
Na segunda-feira, o designer vê na coluna da esquerda dois nomes a negrito e, junto a cada um, o número de tarefas e conversas por ler. Entra na tarefa: as correções estão no tópico e o ficheiro na pasta da tarefa. O designer muda o estado para "Em curso". Uma mensagem do sistema com o seu nome é adicionada ao tópico, pelo que o account vê a mudança sem precisar de perguntar em que fase está o trabalho.
Depois de terminada a campanha, as tarefas e conversas podem ser arquivadas. Desaparecem então da lista principal e deixam de contar para as não lidas ou para o total mostrado no balão ao passar o rato sobre o cartão do cliente. Se precisar, pode recuperá-las do arquivo.
Perguntas mais frequentes
Preciso da variante Pro?
Para a correspondência, o disco partilhado e as automatizações, sim: Correio, Ficheiros e Automatizações são módulos Pro, tal como a encriptação de conteúdo AES-256 e a base de conhecimento de IA. Tarefas, chats e calendário funcionam no Standard.
Um freelancer consegue ver os outros clientes da agência?
Não, se nos espaços dos restantes clientes o acesso estiver definido como "Selecionados" e o freelancer não lhes estiver atribuído. Nesse caso, têm acesso as pessoas explicitamente atribuídas, o criador do espaço e os administradores globais. Com a definição "Todas as pessoas", têm acesso todos os utilizadores ativos.
Um designer pode criar novos espaços para clientes?
Um designer gráfico pode criar workspaces se o administrador lhe atribuir a permissão «Pode adicionar Workspaces» na janela Utilizadores, ao editar a conta. Sem essa permissão, não verá o botão «+» junto a «Workspaces».
É possível arquivar um cliente cujo trabalho já terminou?
Não existe arquivamento de todo o workspace. Podem ser arquivadas tarefas e conversas individuais. A eliminação do workspace exige que se reescreva o seu nome exato e é irreversível: apaga tarefas, conversas, mensagens e os ficheiros dos anexos do disco.
Toda a equipa consegue ver os ficheiros carregados para uma tarefa?
Os ficheiros na pasta de uma tarefa são visíveis para todos os participantes dessa tarefa, mas não necessariamente para toda a equipa. O proprietário pode eliminá-los, mudar-lhes o nome e movê-los; também é possível conceder acesso de edição através de uma partilha explícita.