Ako agentúra pracuje v Task Manageri?
V marketingovej agentúre sa ľahko stráca čas zisťovaním, kto čo komu sľúbil. Klient A doplní požiadavku na úpravu v e-maile account manažérovi, klient B ju oznámi telefonicky a grafik dostane obe správy cez chat. V pondelok nikto nevie, ktorá verzia banneru bola schválená. Task Manager v marketingovej agentúre umožňuje vytvoriť samostatný pracovný priestor s úlohami a chatmi pre každého klienta.
Pracovný priestor vytvoríte tlačidlom „+“ vedľa nápisu „Pracovné priestory“ v ľavom stĺpci. Zadáte názov a uložíte ho. Tlačidlo vidia iba globálni administrátori a osoby s oprávnením „Môže pridávať pracovné priestory“.
Priestor môže byť dostupný každému aktívnemu používateľovi alebo iba výslovne priradeným osobám. V druhom prípade si prístup zachovávajú aj tvorca a globálni administrátori. Ak grafik pracuje s jedným klientom, nemusí mať prístup k priestorom ostatných.
Ako to funguje vnútri?
Priradenia nastavíte v okne úprav pracovného priestoru. Prejdete kurzorom nad kartu klienta v ľavom stĺpci a pri jej pravom okraji sa zobrazí ikona ⋮. Vyberiete „Upraviť pracovný priestor“ a v sekcii „Priradiť používateľov“ označíte osoby, ktoré majú mať prístup. Každej označenej osobe nastavíte oprávnenie správcu priestoru a možnosť pridávať úlohy a chaty. Account, ktorý má klienta na starosti, môže byť správcom, zatiaľ čo grafik môže dostať iba oprávnenie pridávať úlohy. V telefóne a tablete je ikona ⋮ viditeľná aj bez prejdenia kurzorom.
Práca na kampani prebieha v úlohe. Má tému, popis, prioritu (normálna alebo vysoká) a termín rozdelený na dátum a čas. Môžete nastaviť aj len dátum. Stav nadobúda jednu zo štyroch hodnôt: „Bez stavu“, „Prebieha práca“, „Hotovo“, „Zrušené“. Každá zmena stavu pridá do vlákna systémovú správu, napríklad „Meno Priezvisko zmenil(a) stav na Hotovo“. Je tak vidieť, kto zmenil stav a kedy.
Pri práci na úpravách sa hodí štítok „(upravené)“. Zobrazí sa iba po zmene predmetu alebo opisu úlohy. Zmena stavu, priority, termínu či priradení ho nevyvolá. Vďaka tomu rozlíšite zmenu zadania od posunutia termínu.
V module Súbory (variant Pro) sú súbory predvolene súkromné - vidí ich vlastník a osoby, ktorým ich sprístupnil. Priečinok úlohy alebo chatu je však spoločný pre jeho účastníkov. Súbor nahraný do úlohy sa teda dostane k osobám pracujúcim na tejto úlohe. Priečinky úloh a chatov sú virtuálne: sú viditeľné aj vtedy, keď sú prázdne. Nie je možné ich zmazať ani presunúť.
Čo získate?
Nemusíte sa spoliehať na pamäť, aby ste oddelili prácu freelancera od záležitostí ostatných klientov. Keď pracuje na jednej kampani, môže pracovať v priestore daného klienta bez prístupu k ostatným.
Nemusíte spätne skladať priebeh práce z e-mailov, súkromného chatu a poznámok v telefóne. Keď sa po týždni vrátite ku kampani, môžete si pozrieť dohody a zistiť, kto zmenil jej fázu.
Ráno si ľahšie vyberiete, čím začať. Nemusíte postupne prechádzať záležitosti každého klienta, aby ste našli neprečítané úlohy a chaty.
Príklad z každodennej práce
Agentúra spravuje osem klientov v ôsmich pracovných priestoroch. Account má prístup ku všetkým a každý grafik k dvom. V piatok po 16:00 pošle klient pripomienky ku kreatíve. Account otvorí úlohu „Septembrová kampaň - kreatíva“, doplní pripomienky do vlákna, nahrá nový súbor do priečinka úlohy a nastaví termín na pondelok. Vyberie iba dátum, bez času.
V pondelok vidí grafik v ľavom stĺpci dva tučne zvýraznené názvy, a pri každom počet neprečítaných úloh a chatov. Otvorí úlohu: opravy sú vo vlákne a súbor v priečinku úlohy. Grafik zmení stav na „Prebieha práca“. Do vlákna príde systémová správa s jeho menom, takže account vidí zmenu bez toho, aby sa musel pýtať na stav práce.
Po skončení kampane je možné úlohy a chaty archivovať. Zmiznú vtedy z hlavného zoznamu a nepočítajú sa medzi neprečítané ani do súčtu v bubline po prejdení myšou nad kartou klienta. V prípade potreby ich obnovíte z archívu.
Najčastejšie otázky
Potrebujem variant Pro?
Ku korešpondencii, spoločnému disku a automatizáciám áno: Pošta, Súbory a Automatizácie sú moduly Pro, rovnako ako šifrovanie obsahu AES-256 a databáza znalostí AI. Úlohy, chaty a kalendár fungujú v Standarde.
Uvidí freelancer ostatných klientov agentúry?
Nie, ak je v priestoroch ostatných klientov prístup nastavený na „Vybrané“ a freelancer k nim nie je priradený. Prístup majú vtedy osoby explicitne priradené, tvorca priestoru a globálni administrátori. Pri nastavení „Všetky osoby“ má prístup každý aktívny používateľ.
Môže grafik vytvárať nové priestory pre klientov?
Grafik môže vytvárať pracovné priestory, ak mu administrátor pri úprave účtu v okne Používatelia udelí oprávnenie „Môže pridávať pracovné priestory“. Bez tohto oprávnenia neuvidí tlačidlo „+“ vedľa nápisu „Pracovné priestory“.
Dá sa archivovať ukončená spolupráca s klientom?
Archivácia celého pracovného priestoru neexistuje. Archivovať je možné jednotlivé úlohy a chaty. Odstránenie pracovného priestoru vyžaduje prepísanie jeho presného názvu a je nezvratné: zmaže úlohy, chaty, správy a súbory príloh z disku.
Vidí celý tím súbory nahrané do úlohy?
Súbory v priečinku úlohy vidia všetci účastníci danej úlohy, nie nevyhnutne celý tím. Vlastník ich môže odstraňovať, meniť ich názvy a presúvať ich; prístup na úpravy možno udeliť aj výslovným zdieľaním.