¿Cómo trabaja una agencia en Task Manager?
En una agencia de marketing, es fácil perder tiempo averiguando quién prometió qué a quién. El cliente A envía una corrección por correo electrónico al ejecutivo de cuentas, el cliente B la comunica por teléfono y el diseñador gráfico recibe ambos mensajes por chat. El lunes nadie sabe qué versión del banner se aprobó. Task Manager permite a una agencia de marketing crear un espacio de trabajo independiente para cada cliente, con sus propias tareas y chats.
Para crear un espacio de trabajo, haz clic en el botón «+» junto a «Espacios de trabajo», en la columna de la izquierda. Escribe un nombre y guárdalo. El botón solo está visible para los administradores globales y para las personas con el permiso «Puede añadir espacios de trabajo».
El espacio puede estar disponible para todos los usuarios activos o solo para las personas asignadas expresamente. En este último caso, también mantienen el acceso quien lo haya creado y los administradores globales. Si el diseñador gráfico trabaja con un solo cliente, no necesita acceder a los espacios de los demás.
¿Cómo funciona por dentro?
Configura las asignaciones en la ventana de edición del espacio de trabajo. Pasa el cursor sobre la tarjeta del cliente en la columna de la izquierda y aparecerá el icono ⋮ en el borde derecho. Elige «Editar espacio de trabajo» y, en la sección «Asignar usuarios», selecciona las personas que deben tener acceso. Para cada persona seleccionada, puedes establecer si será administradora del espacio y si podrá añadir tareas y chats. El ejecutivo de cuentas responsable del cliente puede ser administrador, mientras que el diseñador gráfico puede tener solo permiso para añadir tareas. En el móvil y la tableta, el icono ⋮ siempre está visible.
El trabajo sobre la campaña se desarrolla dentro de una tarea. Esta tiene un asunto, una descripción, una prioridad (normal o alta) y una fecha límite dividida en fecha y hora. Puedes establecer solo la fecha. El estado toma uno de cuatro valores: «Sin estado», «En curso», «Hecho», «Cancelado». Cada cambio de estado añade al hilo un mensaje del sistema, por ejemplo «Nombre Apellido cambió el estado a Hecho». Así se ve quién cambió el estado y cuándo.
Cuando se trabaja en correcciones, resulta útil la etiqueta «(editado)». Solo aparece cuando se cambia el asunto o la descripción de la tarea. Cambiar el estado, la prioridad, la fecha límite o las asignaciones no la activa. Así puedes distinguir un cambio en el briefing de un aplazamiento de la fecha límite.
En el módulo Archivos (plan Pro), los archivos son privados por defecto - los ve el propietario y las personas con las que los ha compartido. La carpeta de una tarea o un chat, en cambio, es compartida para sus participantes. Un archivo subido a una tarea llega entonces a las personas que trabajan en esa tarea. Las carpetas de tareas y chats son virtuales: se ven incluso cuando están vacías. No se pueden eliminar ni mover.
¿Qué ganas?
No tienes que confiar en la memoria para separar el trabajo de un freelance de los asuntos de otros clientes. Mientras trabaja en una campaña, puede hacerlo en el espacio de trabajo de ese cliente sin acceso a los demás.
No tienes que reconstruir el desarrollo del trabajo a partir del correo, los chats privados y las notas del móvil. Cuando retomas una campaña después de una semana, puedes consultar los acuerdos y ver quién cambió su estado.
Por la mañana es más fácil elegir por dónde empezar. No tienes que revisar uno a uno los asuntos de cada cliente para encontrar tareas y chats sin leer.
Ejemplo del trabajo diario
La agencia trabaja con ocho clientes en ocho espacios de trabajo. El responsable de cuentas tiene acceso a todos y cada diseñador gráfico, a dos. El viernes después de las 16:00, un cliente envía cambios para una creatividad. El responsable abre la tarea «Campaña de septiembre - creatividades», añade los cambios al hilo, sube un archivo nuevo a la carpeta de la tarea y fija la fecha límite para el lunes. Selecciona solo la fecha, sin hora.
El lunes, el diseñador gráfico ve en la columna izquierda dos nombres en negrita, y junto a cada uno el número de tareas y chats sin leer. Entra en la tarea: las correcciones están en el hilo y el archivo en la carpeta de la tarea. El diseñador gráfico cambia el estado a «En curso». Al hilo llega un mensaje del sistema con su nombre, de modo que el account ve el cambio sin tener que preguntar por el estado del trabajo.
Al finalizar la campaña, las tareas y los chats se pueden archivar. Entonces desaparecen de la lista principal y no cuentan como no leídos ni en el total que aparece en la burbuja al pasar el cursor sobre la tarjeta del cliente. Si hace falta, puedes recuperarlos del archivo.
Preguntas frecuentes
¿Necesito la versión Pro?
Para la correspondencia, el disco compartido y las automatizaciones, sí: Correo, Archivos y Automatizaciones son módulos de Pro, al igual que el cifrado de contenido AES-256 y la base de conocimiento de IA. Las tareas, los chats y el calendario funcionan en Standard.
¿Un profesional autónomo verá a los demás clientes de la agencia?
No, si en los espacios de los demás clientes el acceso está configurado como «Seleccionados» y el autónomo no está asignado a ellos. En ese caso solo tienen acceso las personas asignadas explícitamente, el creador del espacio y los administradores globales. Con la opción «Todas las personas», tiene acceso cualquier usuario activo.
¿Puede un diseñador gráfico crear espacios nuevos para los clientes?
El diseñador gráfico puede crear espacios de trabajo si el administrador le concede el permiso «Puede añadir espacios de trabajo» en la ventana Usuarios, al editar la cuenta. Sin ese permiso, no verá el botón «+» junto a «Espacios de trabajo».
¿Se puede archivar un cliente cuyo trabajo ya ha terminado?
No existe la archivación de un espacio de trabajo completo. Se pueden archivar tareas y chats individuales. Eliminar un espacio de trabajo requiere volver a escribir su nombre exacto y es irreversible: borra las tareas, los chats, los mensajes y los archivos adjuntos del disco.
¿Todo el equipo puede ver los archivos subidos a una tarea?
Los archivos de la carpeta de una tarea son visibles para todos los participantes de esa tarea, pero no necesariamente para todo el equipo. Su propietario puede eliminarlos, cambiarles el nombre y moverlos; también se puede conceder acceso para editarlos compartiéndolos expresamente.