Miten toimisto työskentelee Task Managerissa?
Markkinointitoimistossa aikaa kuluu helposti sen selvittämiseen, kuka lupasi mitä ja kenelle. Asiakas A lähettää korjauspyynnön sähköpostilla asiakkuuspäällikölle, asiakas B kertoo siitä puhelimessa, ja graafikko saa molemmat viestit keskustelussa. Maanantaina kukaan ei tiedä, mikä banneriversio hyväksyttiin. Task Managerissa markkinointitoimisto voi luoda jokaiselle asiakkaalle oman työtilan tehtäviä ja keskusteluja varten.
Työtila luodaan vasemman sarakkeen Työtilat-tekstin vieressä olevalla ”+”-painikkeella. Kirjoita nimi ja tallenna. Painike näkyy vain yleisille järjestelmänvalvojille ja henkilöille, joilla on oikeus ”Voi lisätä työtiloja”.
Työtila voi olla kaikkien aktiivisten käyttäjien käytettävissä tai vain erikseen lisättyjen henkilöiden käytettävissä. Jälkimmäisessä tapauksessa käyttöoikeus säilyy myös työtilan luojalla ja yleisillä järjestelmänvalvojilla. Jos graafikko työskentelee yhden asiakkaan kanssa, hänelle ei tarvitse antaa pääsyä muiden asiakkaiden työtiloihin.
Miten se toimii käytännössä?
Määritä käyttöoikeudet työtilan muokkausikkunassa. Vie hiiri vasemman sarakkeen asiakaskortin päälle, niin oikeaan reunaan ilmestyy ⋮-kuvake. Valitse ”Muokkaa työtilaa” ja valitse ”Lisää käyttäjiä” -osiossa henkilöt, joille haluat antaa käyttöoikeuden. Määritä jokaiselle valitulle henkilölle työtilan järjestelmänvalvojan oikeudet sekä mahdollisuus lisätä tehtäviä ja keskusteluja. Asiakkuuspäällikkö voi toimia järjestelmänvalvojana, kun taas graafikolle voi antaa vain oikeuden lisätä tehtäviä. Puhelimessa ja tabletissa ⋮-kuvake näkyy ilman hiiren viemistä sen päälle.
Kampanjan työ etenee tehtävässä. Siinä on aihe, kuvaus, prioriteetti (normaali tai korkea) sekä määräaika, joka jakautuu päivämäärään ja kellonaikaan. Voit asettaa myös pelkän päivämäärän. Tila saa yhden neljästä arvosta: ”Ei tilaa”, ”Työn alla”, ”Valmis”, ”Peruttu”. Jokainen tilan muutos lisää viestiketjuun järjestelmäviestin, esimerkiksi ”Etunimi Sukunimi vaihtoi tilaksi Valmis”. Näin näkyy, kuka vaihtoi tilan ja milloin.
Korjaustyössä hyödyllinen on ”(muokattu)”-merkintä. Se näkyy vain, kun tehtävän aihetta tai kuvausta muutetaan. Tilan, prioriteetin, määräajan tai tehtävään liitettyjen henkilöiden muuttaminen ei tuo merkintää näkyviin. Näin erotat briiffin muutoksen määräajan siirtämisestä.
Tiedostot-moduulissa (Pro-versio) tiedostot ovat oletuksena yksityisiä - ne näkevät omistaja ja henkilöt, joille hän on ne jakanut. Tehtävän tai keskustelun kansio on kuitenkin yhteinen sen osallistujille. Tehtävään ladattu tiedosto päätyy siis kaikille kyseisessä tehtävässä työskenteleville. Tehtävien ja keskustelujen kansiot ovat virtuaalisia: ne näkyvät myös tyhjinä. Niitä ei voi poistaa eikä siirtää.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse luottaa muistiisi erottaaksesi freelancerin työn muiden asiakkaiden asioista. Kun hän työskentelee yhden kampanjan parissa, hän voi työskennellä kyseisen asiakkaan työtilassa ilman pääsyä muiden asiakkaiden tietoihin.
Sinun ei tarvitse koota työn kulkua sähköpostista, yksityisestä keskustelusta ja puhelimen muistiinpanoista. Kun palaat kampanjan pariin viikon päästä, voit tarkistaa sovitut asiat ja nähdä, kuka muutti sen vaihetta.
Aamulla on helpompi päättää, mistä aloittaa. Sinun ei tarvitse käydä jokaisen asiakkaan asioita läpi yksi kerrallaan löytääksesi lukemattomat tehtävät ja keskustelut.
Esimerkki arjen työstä
Toimisto hoitaa kahdeksaa asiakasta kahdeksassa työtilassa. Asiakkuusvastaavalla on pääsy niihin kaikkiin ja jokaisella graafikolla kahteen. Perjantaina kello 16:n jälkeen asiakas lähettää korjauksia mainosaineistoon. Asiakkuusvastaava avaa tehtävän ”Syyskuun kampanja - mainosaineistot”, lisää korjaukset viestiketjuun, lataa uuden tiedoston tehtävän kansioon ja asettaa määräajaksi maanantain. Hän valitsee pelkän päivämäärän ilman kellonaikaa.
Maanantaina graafikko näkee vasemmassa sarakkeessa kaksi lihavoitua nimeä sekä kummankin kohdalla lukumäärän lukemattomia tehtäviä ja keskusteluja. Hän avaa tehtävän: korjaukset ovat viestiketjussa ja tiedosto tehtävän kansiossa. Graafikko vaihtaa tilan ”Työn alla”-tilaan. Viestiketjuun tulee järjestelmäviesti hänen nimellään, joten account näkee muutoksen kysymättä työn vaihetta.
Kampanjan päätyttyä tehtävät ja keskustelut voi arkistoida. Ne katoavat silloin päälistalta eivätkä lasketa mukaan lukemattomiin eivätkä asiakaskortin päälle vietäessä näkyvään kuplasummaan. Tarvittaessa palautat ne arkistosta.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko Pro-paketin?
Kirjeenvaihtoon, jaettuun levyyn ja automaatioihin kyllä: Sähköposti, Tiedostot ja Automaatiot ovat Pro-version moduuleja, samoin kuin AES-256-sisällön salaus ja AI-tietopankki. Tehtävät, keskustelut ja kalenteri toimivat Standardissa.
Näkeekö freelancer toimiston muiden asiakkaiden tiedot?
Ei, jos muiden asiakkaiden tiloissa pääsy on asetettu tilaan ”Valitut”, eikä freelanceria ole liitetty niihin. Pääsy on tällöin nimenomaisesti liitetyillä henkilöillä, tilan luojalla ja pääkäyttäjillä. Asetuksella ”Kaikki henkilöt” pääsy on jokaisella aktiivisella käyttäjällä.
Voiko graafikko luoda uusia työtiloja asiakkaille?
Graafikko voi luoda työtiloja, jos järjestelmänvalvoja antaa hänelle tilin muokkausnäkymän Käyttäjät-ikkunassa oikeuden ”Voi lisätä työtiloja”. Ilman tätä oikeutta hän ei näe ”+”-painiketta Työtilat-tekstin vieressä.
Voiko päättyneen asiakkuuden arkistoida?
Koko työtilaa ei voi arkistoida. Arkistoida voi yksittäisiä tehtäviä ja keskusteluja. Työtilan poistaminen vaatii sen tarkan nimen kirjoittamista uudelleen ja on peruuttamaton: se poistaa tehtävät, keskustelut, viestit sekä liitetiedostot levyltä.
Näkeekö koko tiimi tehtävään ladatut tiedostot?
Tehtäväkansiossa olevat tiedostot näkevät kaikki kyseiseen tehtävään osallistuvat, eivät välttämättä koko tiimiä. Omistaja voi poistaa tiedostoja, nimetä niitä uudelleen ja siirtää niitä. Muokkausoikeuden voi antaa myös jakamalla tiedoston erikseen.