Comment une agence travaille-t-elle dans Task Manager ?
Dans une agence marketing, il est facile de perdre du temps à essayer de savoir qui a promis quoi à qui. Le client A envoie une correction par e-mail au chargé de compte, le client B la transmet par téléphone, et le graphiste reçoit les deux messages dans une discussion. Le lundi, personne ne sait quelle version de la bannière a été approuvée. Task Manager permet à une agence marketing de créer un espace de travail distinct pour chaque client, avec ses tâches et ses discussions.
Pour créer un espace de travail, cliquez sur le bouton « + » à côté de « Espaces de travail » dans la colonne de gauche. Saisissez un nom, puis enregistrez. Le bouton est visible uniquement par les administrateurs globaux et les personnes autorisées à « Ajouter des espaces de travail ».
L’espace peut être accessible à tous les utilisateurs actifs ou uniquement aux personnes qui y sont explicitement affectées. Dans ce dernier cas, le créateur et les administrateurs globaux conservent également l’accès. Si un graphiste travaille avec un seul client, il n’a pas besoin d’accéder aux espaces des autres clients.
Comment cela fonctionne-t-il concrètement ?
Vous configurez les affectations dans la fenêtre de modification de l’espace de travail. Survolez la carte du client dans la colonne de gauche : l’icône ⋮ apparaît sur son bord droit. Sélectionnez « Modifier l’espace de travail », puis cochez les personnes qui doivent y avoir accès dans la section « Affecter des utilisateurs ». Pour chaque personne sélectionnée, vous pouvez définir les droits d’administration de l’espace ainsi que la possibilité d’ajouter des tâches et des discussions. Le chargé de compte responsable du client peut être administrateur, tandis que le graphiste peut uniquement être autorisé à ajouter des tâches. Sur téléphone et tablette, l’icône ⋮ est visible sans survol.
Le travail sur la campagne se déroule dans une tâche. Elle a un sujet, une description, une priorité (normale ou élevée) ainsi qu'une échéance composée d'une date et d'une heure. Vous pouvez définir uniquement la date. Le statut prend l'une des quatre valeurs : « Aucun statut », « En cours », « Terminé », « Annulé ». Chaque changement de statut ajoute au fil de discussion un message système, par exemple « Prénom Nom a changé le statut en Terminé ». On voit ainsi qui a changé le statut et quand.
Lors des corrections, le libellé « (modifié) » peut être utile. Il apparaît uniquement lorsque le sujet ou la description de la tâche est modifié. Un changement de statut, de priorité, d’échéance ou d’affectations ne le déclenche pas. Vous pouvez ainsi distinguer une modification du brief d’un report de l’échéance.
Dans le module Fichiers (formule Pro), les fichiers sont privés par défaut - seuls le propriétaire et les personnes à qui il les a partagés les voient. Le dossier d'une tâche ou d'une discussion est cependant commun à ses participants. Un fichier chargé dans une tâche arrive donc chez les personnes qui travaillent sur cette tâche. Les dossiers de tâches et de discussions sont virtuels : ils restent visibles même lorsqu'ils sont vides. Il n'est pas possible de les supprimer ni de les déplacer.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de compter sur votre mémoire pour séparer le travail d’un freelance des affaires des autres clients. Lorsqu’il travaille sur une campagne, il peut accéder à l’espace de travail de ce client sans avoir accès aux autres.
Vous n’avez pas à reconstituer le déroulement du travail à partir des e-mails, des discussions privées et des notes prises sur un téléphone. Lorsque vous reprenez une campagne après une semaine, vous pouvez consulter les décisions prises et voir qui en a changé le statut.
Le matin, vous choisissez plus facilement par quoi commencer. Vous n’avez pas à passer en revue les dossiers de chaque client pour trouver les tâches et les discussions non lues.
Exemple du quotidien
L’agence suit huit clients dans huit espaces de travail. Le responsable de compte a accès aux huit, tandis que chaque graphiste n’en a que deux. Le vendredi après 16:00, un client envoie des corrections à apporter à une création. Le responsable ouvre la tâche « Campagne de septembre - créations », ajoute les corrections au fil de discussion, dépose le nouveau fichier dans le dossier de la tâche et fixe l’échéance au lundi. Il choisit uniquement la date, sans heure.
Le lundi, le graphiste voit dans la colonne de gauche deux noms en gras, et à côté de chacun le nombre de tâches et discussions non lues. Il entre dans la tâche : les corrections sont dans le fil de discussion, et le fichier dans le dossier de la tâche. Le graphiste change le statut en « En cours ». Un message système avec son nom arrive dans le fil de discussion, ainsi le chargé de compte voit le changement sans avoir à demander où en est le travail.
Une fois la campagne terminée, les tâches et discussions peuvent être archivées. Elles disparaissent alors de la liste principale et ne comptent plus dans les non-lus ni dans le total affiché dans la bulle au survol de la carte client. En cas de besoin, vous pourrez les restaurer depuis les archives.
Questions fréquentes
Ai-je besoin de l'offre Pro ?
Pour la correspondance, le disque partagé et les automatisations, oui : Messagerie, Fichiers et Automatisations sont des modules Pro, tout comme le chiffrement du contenu AES-256 et la base de connaissances IA. Les tâches, les discussions et le calendrier fonctionnent en Standard.
Un freelance peut-il voir les autres clients de l’agence ?
Non, si dans les espaces de travail des autres clients l'accès est défini sur « Sélectionnés » et que le freelance ne leur est pas assigné. Seules y ont alors accès les personnes explicitement assignées, le créateur de l'espace de travail et les administrateurs globaux. Avec le paramètre « Toutes les personnes », tout utilisateur actif y a accès.
Un graphiste peut-il créer de nouveaux espaces pour les clients ?
Un graphiste peut créer des espaces de travail si l’administrateur lui accorde l’autorisation « Peut ajouter des espaces de travail » dans la fenêtre Utilisateurs, lors de la modification de son compte. Sans cette autorisation, le bouton « + » à côté de « Espaces de travail » ne s’affiche pas.
Peut-on archiver un client dont le projet est terminé ?
Il n'existe pas d'archivage de l'espace de travail entier. Seules les tâches et discussions individuelles peuvent être archivées. La suppression d'un espace de travail nécessite de ressaisir son nom exact et est irréversible : elle efface les tâches, discussions, messages ainsi que les fichiers en pièce jointe du disque.
Les fichiers ajoutés à une tâche sont-ils visibles par toute l’équipe ?
Les fichiers du dossier d’une tâche sont visibles par toutes les personnes qui y participent, mais pas nécessairement par toute l’équipe. Le propriétaire peut les supprimer, les renommer et les déplacer ; l’accès en modification peut aussi être accordé en les partageant explicitement.