Hur arbetar byrån i Task Manager?
På en marknadsföringsbyrå är det lätt att lägga tid på att reda ut vem som lovat vad till vem. Kund A skriver till account managern om en ändring via e-post, kund B framför den per telefon och den grafiska designern får båda meddelandena i chatten. På måndagen vet ingen vilken banner som har godkänts. Med Task Manager kan byrån skapa en separat arbetsyta med uppgifter och chattar för varje kund.
Du skapar en arbetsyta med knappen ”+” bredvid ”Arbetsytor” i den vänstra kolumnen. Skriv in ett namn och spara. Knappen är bara synlig för globala administratörer och personer med behörigheten ”Kan lägga till Arbetsytor”.
Arbetsytan kan vara tillgänglig för alla aktiva användare eller bara för personer som uttryckligen tilldelats den. I det senare fallet har även skaparen och globala administratörer åtkomst. Om en grafisk designer arbetar med en enda kund behöver personen inte ha åtkomst till de andra kundernas arbetsytor.
Hur fungerar det i praktiken?
Du ställer in tilldelningarna i redigeringsfönstret för arbetsytan. Håll pekaren över kundkortet i den vänstra kolumnen så visas ikonen ⋮ vid den högra kanten. Välj ”Redigera arbetsyta” och markera de personer som ska ha åtkomst under ”Tilldela användare”. För varje markerad person kan du ställa in behörighet som arbetsyteadministratör och möjlighet att lägga till uppgifter och chattar. Den account manager som ansvarar för kunden kan vara administratör, medan den grafiska designern bara kan få behörighet att lägga till uppgifter. På telefon och surfplatta visas ikonen ⋮ utan att du behöver hålla pekaren över den.
Arbetet med kampanjen sker i en uppgift. Den har ett ämne, en beskrivning, en prioritet (normal eller hög) samt ett förfallodatum uppdelat på datum och klockslag. Du kan också ange enbart datum. Status kan anta ett av fyra värden: "Ingen status", "Pågående arbete", "Utförd", "Avbruten". Varje statusändring lägger till ett systemmeddelande i tråden, till exempel "Förnamn Efternamn ändrade status till Utförd". Du ser alltså vem som ändrade statusen och när.
När du arbetar med ändringar är etiketten ”(redigerad)” användbar. Den visas bara när uppgiftens rubrik eller beskrivning ändras. Ändringar av status, prioritet, deadline eller tilldelningar utlöser inte etiketten. På så sätt kan du skilja en ändring i briefen från en flyttad deadline.
I modulen Filer (Pro) är filer som standard privata - de syns av ägaren och av personer som ägaren har delat dem med. Mappen för en uppgift eller chatt är dock gemensam för dess deltagare. En fil som laddas upp till en uppgift hamnar därför hos personerna som arbetar med den uppgiften. Mapparna för uppgifter och chattar är virtuella: de syns även när de är tomma. De går inte att ta bort eller flytta.
Vad vinner du?
Du behöver inte förlita dig på minnet för att hålla isär frilansarens arbete och andra kunders ärenden. När hen arbetar med en kampanj kan hen jobba i den kundens arbetsyta utan tillgång till de andra.
Du behöver inte återskapa arbetsförloppet från mejl, privata chattar och anteckningar i mobilen. När du återvänder till kampanjen efter en vecka kan du kontrollera vad ni kommit överens om och se vem som ändrade dess status.
På morgonen blir det lättare att välja var du ska börja. Du behöver inte gå igenom varje kunds ärenden en efter en för att hitta olästa uppgifter och chattar.
Exempel från vardagen
En byrå hanterar åtta kunder i åtta arbetsytor. Account managern har tillgång till alla, medan varje grafisk designer har tillgång till två. På fredagen efter 16:00 skickar en kund ändringar till en annons. Account managern öppnar uppgiften ”Septemberkampanj - annonsmaterial”, lägger till ändringarna i tråden, laddar upp en ny fil i uppgiftens mapp och sätter förfallodatum till måndag. Hen väljer bara datum, utan klockslag.
På måndagen ser grafikern i vänsterkolumnen två fetmarkerade namn, och vid varje ett antal olästa uppgifter och chattar. Hon öppnar uppgiften: ändringarna finns i tråden, och filen i uppgiftens mapp. Grafikern ändrar status till "Pågående arbete". Ett systemmeddelande med hennes namn läggs till i tråden, så kontaktpersonen ser ändringen utan att behöva fråga om arbetets status.
När kampanjen är avslutad kan uppgifter och chattar arkiveras. De försvinner då från huvudlistan och räknas inte som olästa eller in i summan i pratbubblan som visas när man hovrar över kundkortet. Vid behov kan du återställa dem från arkivet.
Vanliga frågor
Behöver jag Pro-paketet?
Till korrespondens, den gemensamma disken och automatiseringar - ja: E-post, Filer och Automatiseringar är moduler i Pro, liksom AES-256-kryptering av innehåll och AI-kunskapsbasen. Uppgifter, chattar och kalender fungerar i Standard.
Kan en frilansare se byråns andra kunder?
Nej, om åtkomsten i övriga kunders arbetsytor är inställd på "Valda" och frilansaren inte är tilldelad dem. Åtkomst har då personer som uttryckligen är tilldelade, skaparen av arbetsytan och globala administratörer. Vid inställningen "Alla personer" har varje aktiv användare åtkomst.
Kan en grafisk designer skapa nya arbetsytor för kunder?
En grafisk designer kan skapa arbetsytor om en administratör ger personen behörigheten ”Kan lägga till Arbetsytor” i fönstret Användare när kontot redigeras. Utan den behörigheten visas inte knappen ”+” bredvid ”Arbetsytor”.
Går det att arkivera en avslutad kund?
Det går inte att arkivera en hel arbetsyta. Man kan arkivera enskilda uppgifter och chattar. Att ta bort en arbetsyta kräver att man skriver in dess exakta namn och är oåterkalleligt: det tar bort uppgifter, chattar, meddelanden samt bilagefiler från disken.
Kan hela teamet se filer som laddats upp till en uppgift?
Filerna i uppgiftsmappen är synliga för alla som deltar i uppgiften, men inte nödvändigtvis för hela teamet. Ägaren kan ta bort och byta namn på filer samt flytta dem. Redigeringsåtkomst kan också ges genom att dela dem uttryckligen.