Come lavora un'agenzia in Task Manager?
In un’agenzia di marketing è facile perdere tempo a chiarire chi ha promesso cosa a chi. Il cliente A aggiunge una correzione in un’email all’account manager, il cliente B la comunica per telefono e il grafico riceve entrambe le indicazioni in chat. Lunedì nessuno sa quale versione del banner sia stata approvata. Task Manager in un’agenzia di marketing permette di creare uno Spazio di lavoro separato per ogni cliente, con attività e chat.
Puoi creare uno Spazio di lavoro con il pulsante «+» accanto alla voce «Spazi di lavoro» nella colonna di sinistra. Inserisci un nome e salvalo. Il pulsante è visibile solo agli amministratori globali e alle persone con il permesso «Può aggiungere Spazi di lavoro».
Lo spazio può essere accessibile a tutti gli utenti attivi oppure solo alle persone assegnate esplicitamente. In quest’ultimo caso, mantengono l’accesso anche il creatore e gli amministratori globali. Se un grafico lavora con un solo cliente, non deve avere accesso agli spazi degli altri clienti.
Come funziona all’interno?
Puoi configurare le assegnazioni nella finestra di modifica dello Spazio di lavoro. Passa il puntatore sulla scheda del cliente nella colonna di sinistra e, sul bordo destro, comparirà l’icona ⋮. Seleziona «Modifica Spazio di lavoro» e, nella sezione «Assegna utenti», seleziona le persone che devono avere accesso. Per ciascuna persona selezionata puoi impostare i permessi di amministratore dello spazio e la possibilità di aggiungere attività e chat. L’account manager responsabile del cliente può essere amministratore, mentre al grafico puoi concedere solo il permesso di aggiungere attività. Su smartphone e tablet, l’icona ⋮ è visibile senza passare il puntatore.
Il lavoro sulla campagna si svolge all'interno dell'attività. Essa ha un oggetto, una descrizione, una priorità (normale o alta) e una scadenza suddivisa in data e ora. Puoi impostare solo la data. Lo stato assume uno di quattro valori: "Nessuno stato", "Lavori in corso", "Completata", "Annullata". Ogni cambio di stato aggiunge alla discussione un messaggio di sistema, ad esempio "Nome Cognome ha cambiato lo stato in Completata". Si vede quindi chi ha cambiato lo stato e quando.
Quando si lavora alle correzioni, è utile l’etichetta «(modificato)». Compare solo se viene modificato il titolo o la descrizione dell’attività. Non compare quando si cambia lo stato, la priorità, la scadenza o le assegnazioni. In questo modo puoi distinguere una modifica al brief da uno spostamento della scadenza.
Nel modulo File (piano Pro) i file sono privati per impostazione predefinita - li vedono il proprietario e le persone a cui li ha condivisi. La cartella dell'attività o della chat è però condivisa per i suoi partecipanti. Un file caricato in un'attività arriva quindi alle persone che lavorano su quell'attività. Le cartelle di attività e chat sono virtuali: sono visibili anche quando sono vuote. Non possono essere eliminate né spostate.
Cosa ci guadagni?
Non devi affidarti alla memoria per separare il lavoro dei freelance dalle questioni degli altri clienti. Quando si occupa di una campagna, può lavorare nello spazio di quel cliente senza accedere agli altri.
Non devi ricostruire il flusso di lavoro da email, chat private e appunti sul telefono. Quando riprendi una campagna dopo una settimana, puoi verificare gli accordi e vedere chi ne ha cambiato lo stato.
Al mattino è più facile decidere da dove iniziare. Non devi esaminare una per una le questioni di ogni cliente per trovare attività e chat non lette.
Esempio dal lavoro quotidiano
L'agenzia segue otto clienti in otto spazi di lavoro. L'account ha accesso a tutti, mentre ogni grafico ne ha accesso a due. Venerdì dopo le 16:00 il cliente invia alcune modifiche alla creatività. L'account apre l'attività «Campagna di settembre - creatività», aggiunge le modifiche alla discussione, carica un nuovo file nella cartella dell'attività e imposta la scadenza per lunedì. Sceglie solo la data, senza un orario.
Il lunedì il grafico vede nella colonna di sinistra due nomi in grassetto, e accanto a ciascuno il numero di attività e chat non lette. Entra nell'attività: le correzioni sono nella discussione e il file è nella cartella dell'attività. Il grafico cambia lo stato in "Lavori in corso". Nella discussione arriva un messaggio di sistema con il suo nome, così l'account vede il cambiamento senza dover chiedere a che punto è il lavoro.
Al termine della campagna, attività e chat possono essere archiviate. In quel momento spariscono dall'elenco principale e non vengono conteggiate tra le non lette né nel totale mostrato nel fumetto al passaggio del mouse sulla scheda del cliente. In caso di necessità potrai ripristinarle dall'archivio.
Domande frequenti
Ho bisogno del piano Pro?
Per la corrispondenza, il disco condiviso e le automazioni sì: Posta, File e Automazioni sono moduli Pro, così come la crittografia dei contenuti AES-256 e la base di conoscenza AI. Attività, chat e calendario funzionano anche in Standard.
Un freelance può vedere gli altri clienti dell’agenzia?
No, se negli spazi degli altri clienti l'accesso è impostato su "Selezionati" e il freelancer non è assegnato a essi. In questo caso hanno accesso solo le persone esplicitamente assegnate, il creatore dello spazio e gli amministratori globali. Con l'impostazione "Tutte le persone" l'accesso è garantito a ogni utente attivo.
Un grafico può creare nuovi spazi per i clienti?
Un grafico può creare Spazi di lavoro se l’amministratore gli assegna il permesso «Può aggiungere Spazi di lavoro» nella finestra Utenti durante la modifica dell’account. Senza questo permesso, non vedrà il pulsante «+» accanto alla voce «Spazi di lavoro».
È possibile archiviare un cliente con cui si è concluso il lavoro?
Non esiste l'archiviazione dell'intero spazio di lavoro. Si possono archiviare singole attività e chat. L'eliminazione dello spazio di lavoro richiede di riscrivere il suo nome esatto ed è irreversibile: cancella attività, chat, messaggi e i file degli allegati dal disco.
I file caricati in un’attività sono visibili a tutto il team?
I file nella cartella di un’attività sono visibili a tutti i partecipanti a quell’attività, non necessariamente a tutto il team. Il proprietario può eliminarli, rinominarli e spostarli; è possibile concedere l’accesso alla modifica anche tramite condivisione esplicita.