Hogyan dolgozik az ügynökség a Task Managerben?
Egy marketingügynökségnél könnyen idő megy el annak tisztázására, ki mit ígért kinek. Az A ügyfél e-mailben írja meg a módosítási igényt az ügyfélkapcsolati munkatársnak, a B ügyfél telefonon jelzi, a grafikus pedig mindkét üzenetet megkapja a csevegésben. Hétfőn senki sem tudja, melyik bannerváltozatot hagyták jóvá. A marketingügynökségeknek szánt Task Manager lehetővé teszi, hogy minden ügyfélnek külön munkaterületet hozz létre feladatokkal és csevegésekkel.
Munkaterületet a bal oldali oszlopban, a „Munkaterületek” felirat melletti „+” gombbal hozhatsz létre. Add meg a nevét, majd mentsd el. A gombot csak a globális rendszergazdák és a „Munkaterületek hozzáadására jogosult” jogosultsággal rendelkezők látják.
A munkaterület minden aktív felhasználó számára elérhető lehet, vagy csak a kifejezetten hozzárendelt személyek számára. Utóbbi esetben a létrehozó és a globális adminisztrátorok is hozzáférnek. Ha a grafikus csak egy ügyféllel dolgozik, nem kell hozzáférést kapnia a többi ügyfél munkaterületéhez.
Hogyan működik ez a gyakorlatban?
A hozzárendeléseket a Munkaterület szerkesztése ablakban állíthatod be. Vidd az egérmutatót a bal oldali oszlopban az ügyfélkártya fölé, ekkor a jobb szélén megjelenik a ⋮ ikon. Válaszd a „Munkaterület szerkesztése” lehetőséget, majd a „Felhasználók hozzárendelése” résznél jelöld ki azokat, akiknek hozzáférést szeretnél adni. Minden kijelölt személynél beállíthatod a tér rendszergazdai jogosultságait, valamint azt, hogy hozzáadhat-e feladatokat és csevegéseket. Az ügyfélért felelős account lehet rendszergazda, a grafikus pedig csak feladatok hozzáadására kaphat jogosultságot. Telefonon és tableten a ⋮ ikon rámutatás nélkül is látható.
A kampányon végzett munka egy feladaton belül zajlik. Ennek van tárgya, leírása, prioritása (normál vagy magas) és dátumra és időpontra bontott határideje. Megadhatsz csak dátumot is. Az állapot négy érték egyikét veheti fel: „Nincs állapot”, „Folyamatban”, „Kész”, „Törölve”. Minden állapotváltozás rendszerüzenetet ad a beszélgetésszálhoz, például „Vezetéknév Keresztnév megváltoztatta az állapotot Kész-re”. Így látszik, ki és mikor változtatta meg az állapotot.
A javításokon végzett munka során hasznos az „(szerkesztve)” jelvény. Csak a feladat témájának vagy leírásának módosításakor jelenik meg. Az állapot, a prioritás, a határidő vagy a hozzárendelések módosítása nem váltja ki. Így megkülönböztetheted a brief módosítását a határidő eltolásától.
A Fájlok modulban (Pro csomag) a fájlok alapértelmezetten privátak - csak a tulajdonos és azok láthatják, akikkel megosztották. A feladat vagy csevegés mappája azonban közös a résztvevői számára. A feladatba feltöltött fájl tehát eljut az adott feladaton dolgozó személyekhez. A feladatok és csevegések mappái virtuálisak: akkor is láthatók, ha üresek. Nem lehet őket törölni vagy áthelyezni.
Mit nyersz vele?
Nem kell emlékezetből különválasztanod a szabadúszó munkáját a többi ügyfél ügyeitől. Amikor egy kampányon dolgozik, az adott ügyfél Munkaterületén dolgozhat anélkül, hogy hozzáférne a többihez.
Nem kell az e-mailből, a privát csevegésből és a telefonos jegyzetekből összeraknod a munka menetét. Ha egy hét után visszatérsz a kampányhoz, ellenőrizheted a megállapodásokat, és láthatod, ki változtatta meg az állapotát.
Reggel könnyebb eldöntened, mivel kezdd a napot. Nem kell végignézned minden ügyfél ügyeit, hogy megtaláld az olvasatlan Feladatokat és Csevegéseket.
Példa a mindennapi munkából
Az ügynökség nyolc ügyfelet kezel nyolc Munkaterületen. Az account mindegyikhez hozzáfér, minden grafikus pedig kettőhöz. Pénteken 16:00 után az ügyfél javításokat küld a kreatív anyaghoz. Az account megnyitja a „Szeptemberi kampány - kreatívok” feladatot, hozzáfűzi a javításokat a beszélgetésszálhoz, feltölt egy új fájlt a feladat mappájába, és hétfőre állítja a határidőt. Csak a dátumot adja meg, időpont nélkül.
Hétfőn a grafikus a bal oldali oszlopban két félkövér nevet lát, mindegyik mellett az olvasatlan feladatok és csevegések számával. Belép a feladatba: a javítások a beszélgetésszálban vannak, a fájl pedig a feladat mappájában. A grafikus az állapotot „Folyamatban”-ra változtatja. A beszélgetésszálba rendszerüzenet kerül a nevével, így az account minden rákérdezés nélkül látja a változást.
A kampány lezárása után a feladatok és csevegések archiválhatók. Ekkor eltűnnek a fő listáról, és nem számítanak bele sem az olvasatlanokba, sem az ügyfélkártyára mutatva megjelenő buborék összegébe. Szükség esetén visszaállíthatod őket az archívumból.
Gyakori kérdések
Szükségem van a Pro változatra?
A levelezéshez, a közös meghajtóhoz és az automatizálásokhoz igen: a Levelezés, a Fájlok és az Automatizálások Pro moduljai, csakúgy mint az AES-256 tartalomtitkosítás és az AI tudásbázis. A Feladatok, a Csevegések és a Naptár a Standardban is működnek.
Látni fogja a szabadúszó az ügynökség többi ügyfelét?
Nem, ha a többi ügyfél munkaterületein a hozzáférés „Kiválasztottak”-ra van állítva, és a freelancer nincs hozzájuk rendelve. Ekkor csak a kifejezetten hozzárendelt személyeknek, a munkaterület létrehozójának és a globális adminisztrátoroknak van hozzáférése. „Minden felhasználó” beállítás esetén minden aktív felhasználó hozzáfér.
Létrehozhat új ügyfél-munkaterületeket a grafikus?
A grafikus is létrehozhat Munkaterületeket, ha az adminisztrátor megadja neki a „Munkaterületek hozzáadására jogosult” jogosultságot a Felhasználók ablakban, a fiók szerkesztésekor. E jogosultság nélkül nem látja a „Munkaterületek” felirat melletti „+” gombot.
Archiválható egy lezárt ügyfél munkaterülete?
Nincs lehetőség a teljes munkaterület archiválására. Egyedi feladatokat és csevegéseket lehet archiválni. A munkaterület törléséhez be kell írni a pontos nevét, és a művelet visszavonhatatlan: törli a feladatokat, csevegéseket, üzeneteket és a mellékletfájlokat a lemezről.
Látja az egész csapat a feladathoz feltöltött fájlokat?
A feladat mappájában lévő fájlokat az adott feladat minden résztvevője látja, de nem feltétlenül az egész csapat. A tulajdonos törölheti, átnevezheti és áthelyezheti őket; a szerkesztési hozzáférés kifejezett megosztással is megadható.