Wie arbeitet eine Agentur mit Task Manager?
In einer Marketingagentur geht leicht Zeit dafür verloren, herauszufinden, wer wem was zugesagt hat. Kunde A ergänzt eine Korrektur in einer E-Mail an den Account Manager, Kunde B teilt sie telefonisch mit und der Grafiker erhält beide Nachrichten im Chat. Am Montag weiß niemand, welche Bannerversion freigegeben wurde. Mit Task Manager kann eine Marketingagentur für jeden Kunden einen eigenen Arbeitsbereich mit Aufgaben und Chats einrichten.
Einen Arbeitsbereich legst du über die Schaltfläche „+“ neben „Arbeitsbereiche“ in der linken Spalte an. Gib einen Namen ein und speichere ihn. Die Schaltfläche sehen nur globale Administratoren und Personen mit der Berechtigung „Kann Arbeitsbereiche hinzufügen“.
Der Arbeitsbereich kann für alle aktiven Nutzer zugänglich sein oder nur für ausdrücklich zugewiesene Personen. Im zweiten Fall haben auch die Person, die ihn erstellt hat, und globale Administratoren weiterhin Zugriff. Wenn ein Grafiker mit nur einem Kunden arbeitet, braucht er keinen Zugriff auf die Arbeitsbereiche der anderen.
Wie funktioniert das im Detail?
Die Zuweisungen legst du im Bearbeitungsfenster des Arbeitsbereichs fest. Bewege den Mauszeiger über die Kundenkarte in der linken Spalte. Am rechten Rand erscheint das Symbol ⋮. Wähle „Arbeitsbereich bearbeiten“ und markiere im Abschnitt „Nutzer zuweisen“ die Personen, die Zugriff erhalten sollen. Für jede ausgewählte Person kannst du festlegen, ob sie Administrator des Arbeitsbereichs ist und Aufgaben und Chats hinzufügen darf. Der Account Manager für den Kunden kann Administrator sein, während der Grafiker nur die Berechtigung zum Hinzufügen von Aufgaben erhält. Auf Smartphones und Tablets ist das Symbol ⋮ ohne Mouseover sichtbar.
Die Arbeit an der Kampagne findet in der Aufgabe statt. Sie hat einen Betreff, eine Beschreibung, eine Priorität (normal oder hoch) sowie ein Fälligkeitsdatum, das in Datum und Uhrzeit unterteilt ist. Sie können auch nur das Datum festlegen. Der Status nimmt einen von vier Werten an: „Kein Status“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“, „Abgebrochen“. Jede Statusänderung fügt dem Thread eine Systemnachricht hinzu, zum Beispiel „Vorname Nachname hat den Status auf Erledigt geändert“. So sehen Sie, wer den Status geändert hat und wann.
Bei der Arbeit an Korrekturen ist das Kennzeichen „(bearbeitet)“ hilfreich. Es erscheint nur, wenn der Betreff oder die Beschreibung einer Aufgabe geändert wurde. Änderungen an Status, Priorität, Fälligkeitsdatum oder Zuweisungen lösen es nicht aus. So lässt sich eine Änderung am Briefing von einer Verschiebung des Fälligkeitsdatums unterscheiden.
Im Modul Dateien (Pro-Variante) sind Dateien standardmäßig privat - sie sind für den Eigentümer und die Personen sichtbar, denen er sie freigegeben hat. Der Ordner einer Aufgabe oder eines Chats ist jedoch für dessen Teilnehmer gemeinsam. Eine in eine Aufgabe hochgeladene Datei gelangt also zu den Personen, die an dieser Aufgabe arbeiten. Die Ordner von Aufgaben und Chats sind virtuell: Sie sind auch sichtbar, wenn sie leer sind. Sie lassen sich weder löschen noch verschieben.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen sich nicht auf Ihr Gedächtnis verlassen, um die Arbeit eines Freelancers von den Angelegenheiten anderer Kunden zu trennen. Wenn er an einer Kampagne arbeitet, kann er im Arbeitsbereich dieses Kunden arbeiten, ohne Zugriff auf die anderen zu haben.
Sie müssen den Arbeitsverlauf nicht aus E-Mails, privaten Chats und Notizen auf dem Handy rekonstruieren. Wenn Sie nach einer Woche zur Kampagne zurückkehren, können Sie die Absprachen nachlesen und sehen, wer ihren Status geändert hat.
Morgens fällt es leichter, zu entscheiden, womit Sie anfangen. Sie müssen nicht nacheinander die Angelegenheiten aller Kunden durchgehen, um ungelesene Aufgaben und Chats zu finden.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Die Agentur betreut acht Kunden in acht Arbeitsbereichen. Der Account Manager hat Zugriff auf alle, jeder Designer auf zwei. Am Freitag nach 16:00 schickt ein Kunde Korrekturen für ein Motiv. Der Account Manager öffnet die Aufgabe „Septemberkampagne - Motive“, ergänzt die Korrekturen im Thread, lädt eine neue Datei in den Aufgabenordner hoch und setzt die Fälligkeit auf Montag. Er wählt nur das Datum, ohne Uhrzeit.
Am Montag sieht der Grafiker in der linken Spalte zwei fett gedruckte Namen und daneben die Anzahl ungelesener Aufgaben und Chats. Er öffnet die Aufgabe: Die Korrekturen stehen im Thread, die Datei liegt im Aufgabenordner. Der Grafiker ändert den Status auf „In Bearbeitung“. Im Thread erscheint eine Systemnachricht mit seinem Namen, sodass der Account die Änderung sieht, ohne nach dem Arbeitsstand fragen zu müssen.
Nach Abschluss der Kampagne können Aufgaben und Chats archiviert werden. Sie verschwinden dann aus der Hauptliste und zählen weder zu den ungelesenen Nachrichten noch zur Summe in der Sprechblase beim Überfahren der Kundenkarte. Bei Bedarf stellen Sie sie aus dem Archiv wieder her.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich die Pro-Variante?
Für Korrespondenz, gemeinsames Laufwerk und Automatisierungen schon: E-Mail, Dateien und Automatisierungen sind Pro-Module, ebenso wie die AES-256-Verschlüsselung der Inhalte und die KI-Wissensdatenbank. Aufgaben, Chats und Kalender funktionieren in Standard.
Kann ein Freelancer die anderen Kunden der Agentur sehen?
Nein, sofern in den Arbeitsbereichen der übrigen Kunden der Zugriff auf „Ausgewählte“ eingestellt ist und der Freelancer ihnen nicht zugewiesen wurde. Zugriff haben dann die ausdrücklich zugewiesenen Personen, der Ersteller des Arbeitsbereichs und globale Administratoren. Bei der Einstellung „Alle Personen“ hat jeder aktive Nutzer Zugriff.
Kann ein Grafiker neue Arbeitsbereiche für Kunden anlegen?
Ein Grafiker kann Arbeitsbereiche anlegen, wenn ein Administrator ihm bei der Bearbeitung des Kontos im Fenster „Benutzer“ die Berechtigung „Kann Arbeitsbereiche hinzufügen“ erteilt. Ohne diese Berechtigung sieht er die Schaltfläche „+“ neben „Arbeitsbereiche“ nicht.
Lässt sich ein abgeschlossener Kundenbereich archivieren?
Eine Archivierung des gesamten Arbeitsbereichs gibt es nicht. Archivieren lassen sich einzelne Aufgaben und Chats. Das Löschen eines Arbeitsbereichs erfordert die Eingabe seines exakten Namens und ist unwiderruflich: Dabei werden Aufgaben, Chats, Nachrichten sowie Anhangsdateien von der Festplatte gelöscht.
Kann das ganze Team Dateien sehen, die zu einer Aufgabe hochgeladen wurden?
Die Dateien im Aufgabenordner sehen alle Beteiligten dieser Aufgabe, aber nicht unbedingt das ganze Team. Der Eigentümer kann sie löschen, umbenennen und verschieben. Bearbeitungszugriff kann auch durch eine ausdrückliche Freigabe erteilt werden.