Jak účetní kancelář pracuje v Task Manageru?
Účetní kancelář žije termíny, které nikdo neposune. Dvacátý, dvacátý pátý, přiznání, odvody, uzávěrka měsíce. K tomu desítky klientů. Každý posílá dokumenty v jinou dobu a ptá se na své záležitosti e-mailem nebo telefonicky. Task Manager v účetní kanceláři pomáhá zjistit, v jakém stavu je případ a kdy je potřeba ho vyřídit. Úkol klienta, ke kterému máte přístup, má termín viditelný v kalendáři. Přílohy přidané do vlákna úkolu jsou dostupné v jeho složce v sekci Soubory.
Práce se organizuje kolem úkolu pro klienta nebo určité období. V úkolu se shromažďují zprávy, přílohy a dohody. Kalendář zobrazuje termíny úkolů, vaše události a nepřítomnosti týmu. Úkol s termínem bez uvedené hodiny se zobrazí v 17:00 s hvězdičkou u času. Barva napoví, čemu věnovat pozornost: červená označuje uplynulý termín, modrá dnešní a zelená pozdější.
Co vidí účetní, když ráno otevře kalendář
Výchozí zobrazení pokrývá tři dny a šipky ho posouvají vždy o jeden den. Zobrazuje také víkendy. Na konci měsíce můžete přepnout na sedm dní, od pondělí do neděle. Zobrazení Seznam řadí položky podle dnů v týdnu. U každé je vidět čas, barevné označení a název. Kliknutím na úkol otevřete jeho vlákno, kliknutím na událost okno úprav. Vybrané období a otevřený panel se ukládají mezi přihlášeními. Ráno tedy nemusíte kalendář znovu nastavovat.
V horní části mřížky je pruh nepřítomností. Zobrazuje tři osoby za den; pokud jich chybí více, můžete rozbalit celý seznam. Po kliknutí uvidíte jméno a příjmení, typ nepřítomnosti a období od-do. Zobrazí se také zpráva, pokud ji někdo zanechal ve svém nastavení. Během týdne, kdy se podávají přiznání, tak víte, že se Ania vrátí z dovolené až dvaadvacátého.
Termíny přesouváte přetažením. Hodiny se přichytávají po patnácti minutách, takže schůzku s klientem můžete nastavit na 9:15. Úkol přesunete pouze tehdy, pokud máte právo ho upravovat. Vpravo od kalendáře je panel se seznamem oblíbených, úkolů, chatů a vláken pošty (modul Pro), pokud máte nastavenou schránku. Úkol bez termínu, který máte právo upravovat, můžete přetáhnout z panelu do mřížky a tím mu termín přiřadit. Omyl vrátíte zpět zkratkou Ctrl+Z. Vrácení zpět sahá dvacet změn zpátky v rámci otevřené aplikace.
Co získáte?
Den nezačínáte procházením schránky, abyste zjistili, co je naléhavé. Hned vidíte, které záležitosti mají termín dnes, které jsou po termínu a které mohou počkat do příštího týdne. Snáze se rozhodnete, čím začít, místo abyste hledali termíny mezi nepřečtenými e-maily.
Když klient zavolá s dotazem na dohodu z doby před třemi týdny, nemusíte prohledávat schránku ani chat. Konverzaci, přílohy a dohody máte u případu. Když někdo odchází uprostřed měsíce na dovolenou, kolega, který přebírá jeho klienty a je přiřazen k jejich úkolům, si může přečíst historii případu, místo aby se vyptával ostatních. S předstihem také vidíte, kdo bude nepřítomný, a můžete sami porovnat nepřítomnosti s termíny úkolů, které vidíte v kalendáři. Můžete zasáhnout dřív, než tyto termíny uplynou.
Příklad z každodenní práce
Pondělí, dvacátého prvního. Otevřete kalendář na tři dny. Dnešní sloupec je zvýrazněný a červená čára ukazuje 8:40. Máte čtyři červené úkoly z minulého týdne a šest modrých na dnešek. Tři z nich jsou zobrazené v 17:00 s hvězdičkou. Jde o přiznání k odeslání s termínem bez konkrétní hodiny. V pruhu nepřítomností je vidět jedna osoba: nemoc do středy.
Otevřete kalendář a vyfiltrujete ho podle prostoru, ve kterém spravujete její klienty. Dva úkoly připadají na úterý. Jeden přesunete na čtvrtek, druhý si necháte a vezmete ho na sebe. Po kliknutí na úkol se kalendář ukotví vlevo a vedle se otevře vlákno. Najdete v něm sken faktury zaslaný v pátek a komentáře týmu z pátku a soboty. Nemusíte volat nemocné kolegyni.
Potom vytvoříte událost. Kliknete na prázdný pruh u deváté hodiny ve čtvrtek. Pruh pod kurzorem ukazuje, jaký časový interval vznikne, například „09:00-09:30“. V okně zadáte obsah a přidáte účastníka z týmu. E-mail necháte vypnutý, protože stačí oznámení v aplikaci. Kolega dostane vlastní kopii události. Pokud jako autor za dva dny změníte termín, událost se přesune vám oběma zároveň.
Nejčastější dotazy
Potřebuji variantu Pro?
Pro práci se schránkou a automatizaci dokumentů ano - Pošta, Soubory a Automatizace jsou moduly varianty Pro. Úkoly a kalendář fungují i ve variantě Standard.
Počítá Task Manager daně nebo podává daňová přiznání?
Ne. Task Manager pomáhá hlídat termíny, úkoly a dokumenty související s prací účetní, ale účetní program nenahrazuje. Výpočty a odesílání přiznání zůstávají tam, kde byly.
Jak v kalendáři rozeznám úkol po termínu od toho, který ještě počká?
Úkol po termínu je červený, úkol na dnešek modrý a úkol s pozdějším termínem zelený. Dokončené úkoly jsou přeškrtnuté. Vysokou prioritu označuje vykřičník před názvem.
Lze vrátit nechtěné posunutí termínu?
Ano. Ctrl+Z nebo ikona zpětného kroku v záhlaví kalendáře vrátí poslední změnu: přesunutí termínu úkolu, přesunutí nebo úpravu události nebo její smazání. Vrátit lze i smazání události, jejíž termín už uplynul - vrátí se pak do mřížky jako proběhlá, bez nového připomenutí. Další použití vracejí dřívější změny, až dvacet kroků zpět v rámci otevřené aplikace.
Uvidím, kdo z týmu je na dovolené?
Ano. Pruh v horní části kalendáře zobrazuje nepřítomnosti týmu, včetně dovolených a nemocí. Po kliknutí uvidíte jméno a příjmení dané osoby, typ nepřítomnosti a období od-do. Zobrazí se také zpráva, pokud ji tato osoba přidala ve svém nastavení.