Come lavora uno studio contabile in Task Manager?
Uno studio di contabilità vive di scadenze che nessuno può spostare. Il venti, il venticinque, le dichiarazioni, i contributi, la chiusura del mese. A questo si aggiungono decine di clienti. Ognuno invia i documenti in momenti diversi e chiede informazioni sulle proprie questioni via email o telefono. Task Manager aiuta lo studio a capire a che punto è ogni pratica e quando va sbrigata. Un'attività del cliente a cui hai accesso ha una scadenza visibile nel calendario. Gli allegati aggiunti alla discussione dell'attività sono disponibili nella relativa cartella in File.
Il lavoro si organizza attorno a un'attività per cliente o per periodo. Nell'attività si raccolgono messaggi, allegati e accordi. Il calendario mostra le scadenze delle attività, i tuoi eventi e le assenze del team. Un'attività con una scadenza senza orario appare alle 17:00 con un asterisco accanto all'ora. Il colore indica cosa richiede attenzione: il rosso indica una scadenza passata, il blu una scadenza di oggi e il verde una futura.
Cosa vede la contabile quando apre il calendario al mattino
La vista predefinita copre tre giorni e le frecce la spostano di un giorno alla volta. Mostra anche i fine settimana. Verso la fine del mese puoi passare alla vista di sette giorni, da lunedì a domenica. La vista Elenco raggruppa gli elementi per giorno della settimana. Per ciascuno sono visibili l'ora, un indicatore colorato e il titolo. Facendo clic su un'attività si apre la relativa discussione, mentre facendo clic su un evento si apre la finestra di modifica. L'intervallo selezionato e il pannello aperto vengono ricordati tra un accesso e l'altro. Così al mattino non devi reimpostare il calendario.
In cima alla griglia c'è una fascia delle assenze. Mostra tre persone al giorno; se gli assenti sono di più, puoi espandere l'elenco completo. Facendo clic, vedrai nome e cognome, il tipo di assenza e il relativo intervallo dal-al. Vedrai anche un messaggio, se qualcuno ne ha lasciato uno nelle proprie impostazioni. Durante la settimana delle dichiarazioni sai così che Ania rientra dalle ferie solo il ventidue.
Le scadenze si spostano trascinandole. Gli orari si agganciano ogni quindici minuti, quindi puoi fissare un appuntamento con il cliente alle 9:15. Un'attività si può spostare solo se hai il diritto di modificarla. Sul lato destro del calendario si trova un pannello con l'elenco dei preferiti, delle attività, delle chat e delle discussioni di posta (modulo Pro), se hai configurato una casella di posta. Un'attività senza scadenza, che hai il diritto di modificare, puoi trascinarla dal pannello sulla griglia per assegnarle una scadenza. Un errore si annulla con la scorciatoia Ctrl+Z. L'annullamento risale fino a venti modifiche indietro nell'ambito dell'applicazione aperta.
Cosa ci guadagni?
Non inizi la giornata controllando la posta in arrivo per capire cosa è urgente. Vedi subito quali pratiche hanno scadenza oggi, quali sono in ritardo e quali possono aspettare la settimana prossima. È più facile decidere da dove iniziare, senza dover cercare le scadenze tra le email non lette.
Quando un cliente chiama per chiedere informazioni su accordi presi tre settimane prima, non devi cercare nella posta o nelle chat. Hai la conversazione, gli allegati e gli accordi raccolti nella pratica. Se qualcuno va in ferie a metà mese, la persona che prende in carico i clienti, assegnata alle relative attività, può leggere lo storico della pratica invece di chiedere informazioni ai colleghi. Vedi anche in anticipo chi sarà assente e puoi confrontare autonomamente le assenze con le scadenze delle attività visibili nel tuo calendario. Puoi intervenire prima che scadano.
Esempio dal lavoro quotidiano
Lunedì, ventuno. Apri il calendario sulla vista di tre giorni. La colonna di oggi è evidenziata e una linea rossa indica le 8:40. Hai quattro attività rosse della settimana scorsa e sei blu per oggi. Tre sono indicate alle 17:00 con un asterisco. Sono dichiarazioni da inviare, con una scadenza senza un orario specifico. Nella fascia delle assenze è visibile una persona: in malattia fino a mercoledì.
Apri il calendario e lo filtri per lo spazio in cui gestite i suoi clienti. Due attività sono previste per martedì. Ne trascini una a giovedì, mentre lasci l'altra dov'è e te ne occupi tu. Quando fai clic sull'attività, il calendario si ancora a sinistra e accanto si apre la discussione. Contiene la scansione di una fattura inviata venerdì e i commenti del team di venerdì e sabato. Non devi telefonare alla collega malata.
Poi crei un evento. Fai clic sulla fascia vuota delle 9:00 di giovedì. La fascia sotto il cursore mostra l'intervallo che verrà impostato, ad esempio «09:00-09:30». Nella finestra inserisci il testo e aggiungi un collega del team come partecipante. Lasci disattivata l'email, perché basta una notifica nell'app. Il collega riceve una propria copia dell'evento. Se tra due giorni, in qualità di autore, ne modifichi l'orario, l'evento si sposta contemporaneamente per entrambi.
Domande frequenti
Ho bisogno del piano Pro?
Per lavorare sulla casella di posta e automatizzare i documenti sì - Posta, File e Automazioni sono moduli della variante Pro. Attività e calendario funzionano anche nella variante Standard.
Task Manager calcola le imposte o presenta le dichiarazioni?
No. Task Manager aiuta a tenere sotto controllo scadenze, attività e documenti legati al lavoro della contabile, ma non sostituisce il software di contabilità. Il calcolo e l'invio delle dichiarazioni restano dove sono sempre stati.
Come si distingue nel calendario un'attività scaduta da una che può aspettare?
Le attività scadute sono rosse, quelle in scadenza oggi blu e quelle con una scadenza futura verdi. Le attività completate sono barrate. La priorità alta è indicata da un punto esclamativo prima del titolo.
Si può annullare uno spostamento accidentale della scadenza?
Sì. Ctrl+Z oppure l'icona di annullamento nell'intestazione del calendario annulla l'ultima modifica: lo spostamento della scadenza di un'attività, lo spostamento o la modifica di un evento oppure la sua eliminazione. Si può annullare anche l'eliminazione di un evento la cui data è già passata - in tal caso torna sulla griglia come svolto, senza un nuovo promemoria. Gli utilizzi successivi annullano le modifiche precedenti, fino a venti indietro nell'ambito della sessione aperta dell'applicazione.
Posso vedere chi del team è in ferie?
Sì. La fascia in alto nel calendario mostra le assenze del team, comprese ferie e malattie. Facendo clic, vedrai nome e cognome della persona, il tipo di assenza e l'intervallo dal-al. Vedrai anche un messaggio, se la persona ne ha aggiunto uno nelle proprie impostazioni.