Hur arbetar redovisningsbyrån i Task Manager?
En redovisningsbyrå styrs av deadlines som inte går att flytta. Den tjugonde, den tjugofemte, deklarationen, avgiften, månadens avslut. Därtill kommer flera tiotal kunder. Var och en skickar dokument vid olika tidpunkter och frågar om sina ärenden via mejl eller telefon. Task Manager hjälper redovisningsbyrån att hålla koll på var ett ärende befinner sig och när det ska vara klart. En kunduppgift som du har åtkomst till har ett förfallodatum som visas i kalendern. Bilagor som läggs till i uppgiftens tråd finns i dess mapp under Filer.
Arbetet kretsar kring uppgifter för en kund eller en period. Meddelanden, bilagor och överenskommelser samlas i uppgiften. Kalendern visar uppgifternas förfallodatum, dina händelser och teamets frånvaro. En uppgift med förfallodatum utan klockslag visas kl. 17:00 med en asterisk vid klockslaget. Färgen visar vad som kräver uppmärksamhet: rött betyder att förfallodatumet har passerat, blått att det är i dag och grönt att det ligger senare.
Vad redovisningskonsulten ser när hen öppnar kalendern på morgonen
Standardvyn visar tre dagar, och pilarna flyttar den en dag i taget. Helger visas också. Mot slutet av månaden kan du växla till sju dagar, från måndag till söndag. Listvyn grupperar posterna under veckodagarna. Varje post visar klockslag, en färgmarkering och en titel. Klicka på en uppgift för att öppna dess tråd, eller på en händelse för att öppna redigeringsfönstret. Det valda datumintervallet och den öppna panelen sparas mellan inloggningarna. På morgonen behöver du alltså inte ställa in kalendern på nytt.
Överst i kalendern finns ett fält för frånvaro. Det visar tre personer per dag; om fler är frånvarande kan du visa hela listan. Klicka för att se för- och efternamn, typ av frånvaro och datumintervall. Du ser också ett meddelande om någon har lagt till ett i sina inställningar. Under deklarationsveckan vet du på så sätt att Ania inte kommer tillbaka från sin ledighet förrän den tjugoandra.
Du flyttar förfallodatum genom att dra och släppa. Klockslagen snäpper fast var femtonde minut, så du kan boka ett kundmöte till 9:15. En uppgift kan du bara flytta om du har rätt att redigera den. Till höger om kalendern finns en panel med lista över favoriter, uppgifter, chattar och e-posttrådar (Pro-modulen), om du har en inkorg konfigurerad. En uppgift utan förfallodatum som du har rätt att redigera kan du dra från panelen till rutnätet för att ge den ett datum. Ett misstag ångrar du med Ctrl+Z. Ångra-funktionen täcker tjugo steg bakåt inom den öppna appen.
Vad vinner du?
Du behöver inte börja dagen med att gå igenom inkorgen för att ta reda på vad som är brådskande. Du ser direkt vilka ärenden som har förfallodatum i dag, vilka som är försenade och vilka som kan vänta till nästa vecka. Det blir lättare att avgöra var du ska börja arbeta, i stället för att leta efter deadlines i olästa mejl.
När en kund ringer och frågar om något ni kom överens om för tre veckor sedan behöver du inte söka igenom inkorgen eller chatten. Konversationen, bilagorna och överenskommelserna finns samlade vid ärendet. När någon går på ledighet mitt i månaden kan personen som tar över kunderna, och som har tilldelats deras uppgifter, läsa ärendets historik i stället för att fråga kollegorna. Du ser också i förväg vem som kommer att vara frånvarande och kan själv jämföra frånvaron med förfallodatumen för de uppgifter du ser i kalendern. Då kan du agera innan förfallodatumen passerar.
Exempel från vardagen
Måndag den tjugoförsta. Du öppnar kalendern i tre-dagarsvyn. Dagens kolumn är markerad och en röd linje visar 8:40. Du har fyra röda uppgifter från förra veckan och sex blå för i dag. Tre av dem visas kl. 17:00 med en asterisk. Det är deklarationer som ska skickas in och har ett förfallodatum utan angivet klockslag. I frånvarofältet syns en person: sjuk till onsdag.
Du öppnar kalendern och filtrerar den efter arbetsytan där ni hanterar hennes kunder. Två uppgifter förfaller på tisdag. Du flyttar den ena till torsdag och låter den andra ligga kvar och tar hand om den själv. När du klickar på en uppgift dockas kalendern till vänster och tråden öppnas bredvid. Där finns en skannad faktura som skickades på fredagen och teamets kommentarer från fredag och lördag. Du behöver inte ringa din sjuka kollega.
Sedan skapar du en händelse. Du klickar på det tomma fältet vid klockan nio på torsdagen. Fältet under pekaren visar vilket tidsintervall som skapas, till exempel ”09:00-09:30”. I fönstret skriver du in texten och lägger till en deltagare från teamet. Du låter e-post vara avstängt, eftersom en avisering i appen räcker. Kollegan får en egen kopia av händelsen. Om du som skapare ändrar tiden om två dagar flyttas händelsen hos er båda samtidigt.
Vanliga frågor
Behöver jag Pro-paketet?
Ja, för arbete i inkorgen och automatisering av dokument - E-post, Filer och Automatiseringar är moduler i Pro-planen. Uppgifter och kalender fungerar även i Standard.
Beräknar Task Manager skatter eller skickar in deklarationer?
Nej. Task Manager hjälper dig att hålla koll på deadlines, uppgifter och dokument som hör till redovisningsarbetet, men ersätter inte ett bokföringsprogram. Beräkning och inlämning av deklarationer görs där de alltid har gjorts.
Hur ser jag i kalendern skillnaden mellan en försenad uppgift och en som kan vänta?
En försenad uppgift är röd, en uppgift som ska göras i dag är blå och en uppgift med ett senare förfallodatum är grön. Slutförda uppgifter är genomstrukna. Hög prioritet markeras med ett utropstecken före titeln.
Går det att ångra en oavsiktlig ändring av förfallodatum?
Ja. Ctrl+Z eller ångra-ikonen i kalenderns rubrik återställer den senaste ändringen: flytt av en uppgifts förfallodatum, flytt eller redigering av en händelse, eller borttagning av den. Det går också att ångra borttagning av en händelse vars datum redan har passerat - den återkommer då till rutnätet som genomförd, utan ny påminnelse. Ytterligare användningar ångrar tidigare ändringar, upp till tjugo steg bakåt inom den öppna appen.
Kan jag se vilka i teamet som är lediga?
Ja. Fältet högst upp i kalendern visar teamets frånvaro, inklusive ledighet och sjukdom. Klicka för att se personens för- och efternamn, typ av frånvaro och datumintervall. Du ser också ett meddelande om personen har lagt till ett i sina inställningar.