¿Cómo trabaja una asesoría contable en Task Manager?
En una asesoría, hay plazos que nadie puede aplazar. El día veinte, el veinticinco, las declaraciones, las cuotas, el cierre de mes. Y, además, varias decenas de clientes. Cada uno envía los documentos en un momento distinto y pregunta por sus asuntos por correo o por teléfono. Task Manager ayuda a la asesoría a saber en qué punto está cada asunto y cuándo hay que resolverlo. Las tareas de los clientes a las que tienes acceso muestran la fecha límite en el calendario. Los archivos adjuntos añadidos al hilo de una tarea están disponibles en su carpeta de Archivos.
El trabajo se organiza en torno a una tarea para un cliente o para un periodo. En ella se reúnen los mensajes, los archivos adjuntos y los acuerdos. El calendario muestra las fechas límite de las tareas, tus eventos y las ausencias del equipo. Las tareas con fecha límite pero sin hora aparecen a las 17:00, con un asterisco junto a la hora. El color indica qué requiere atención: el rojo señala una fecha límite vencida, el azul, la de hoy, y el verde, una posterior.
Qué ve una contable al abrir el calendario por la mañana
La vista predeterminada muestra tres días y las flechas permiten avanzar de uno en uno. También muestra los fines de semana. Para los últimos días del mes, puedes cambiar a una vista de siete días, de lunes a domingo. La vista Lista organiza los elementos por días de la semana. Cada uno muestra una hora, un indicador de color y un título. Al hacer clic en una tarea, se abre su hilo; al hacer clic en un evento, se abre la ventana de edición. El periodo seleccionado y el panel abierto se conservan entre sesiones. Así, por la mañana no tienes que configurar el calendario de nuevo.
En la parte superior de la cuadrícula hay una franja de ausencias. Muestra a tres personas por día; si hay más, puedes desplegar la lista completa. Al hacer clic, verás el nombre y los apellidos, el tipo de ausencia y el periodo de inicio a fin. También verás un mensaje si alguien lo ha dejado en sus ajustes. Durante la semana de las declaraciones, así sabes que Ania no vuelve de vacaciones hasta el día veintidós.
Las fechas límite se reorganizan arrastrándolas. Las horas se ajustan cada quince minutos, así que puedes programar una reunión con el cliente a las 9:15. Solo puedes mover una tarea si tienes permiso para editarla. A la derecha del calendario hay un panel con la lista de favoritos, tareas, chats e hilos de correo (módulo Pro), si tienes configurado un buzón. Una tarea sin fecha límite que tengas permiso para editar puedes arrastrarla desde el panel hasta la cuadrícula para asignarle una fecha. Si te equivocas, puedes deshacerlo con Ctrl+Z. El historial de deshacer llega hasta veinte cambios atrás dentro de la aplicación abierta.
¿Qué ganas?
No empiezas el día revisando el buzón para averiguar qué es urgente. Ves directamente qué asuntos tienen fecha límite hoy, cuáles están atrasados y cuáles pueden esperar hasta la semana que viene. Es más fácil decidir por dónde empezar a trabajar sin tener que buscar plazos entre los correos sin leer.
Cuando un cliente llama para preguntar por un acuerdo de hace tres semanas, no tienes que buscarlo en el buzón ni en los chats. Tienes la conversación, los archivos adjuntos y los acuerdos junto al asunto. Si alguien se va de vacaciones a mitad de mes, la persona que se encarga de sus clientes, asignada a las tareas correspondientes, puede consultar el historial del asunto en lugar de preguntar a sus compañeros. También puedes ver con antelación quién estará ausente y comparar por tu cuenta las ausencias con las fechas límite de las tareas que tienes visibles en el calendario. Así puedes actuar antes de que venzan.
Ejemplo del trabajo diario
Lunes, día veintiuno. Abres el calendario en la vista de tres días. La columna de hoy está resaltada y una línea roja señala las 8:40. Tienes cuatro tareas en rojo de la semana pasada y seis en azul para hoy. Tres aparecen a las 17:00 con un asterisco. Son declaraciones que hay que enviar y que no tienen una hora concreta como fecha límite. En la franja de ausencias aparece una persona: de baja por enfermedad hasta el miércoles.
Abres el calendario y lo filtras por el espacio de trabajo donde gestionáis sus clientes. Hay dos tareas para el martes. Arrastras una al jueves y dejas la otra para encargarte tú. Al hacer clic en la tarea, el calendario se acopla a la izquierda y se abre el hilo al lado. Contiene un escaneo de una factura enviado el viernes y comentarios del equipo del viernes y el sábado. No tienes que llamar a tu compañera, que está enferma.
Después creas un evento. Haces clic en el espacio vacío de la franja de las nueve del jueves. La franja bajo el cursor muestra el horario que se asignará, por ejemplo, «09:00-09:30». En la ventana escribes el contenido y añades a un miembro del equipo como participante. Dejas el correo electrónico desactivado porque basta con una notificación en la aplicación. Tu compañero recibe su propia copia del evento. Si dos días después cambias la fecha como autor, el evento se actualizará al mismo tiempo para los dos.
Preguntas frecuentes
¿Necesito la versión Pro?
Para trabajar con el buzón y automatizar documentos sí - Correo, Archivos y Automatizaciones son módulos de la versión Pro. Tareas y calendario funcionan también en Standard.
¿Task Manager calcula los impuestos o presenta declaraciones?
No. Task Manager ayuda a controlar los plazos, las tareas y los documentos relacionados con el trabajo de contabilidad, pero no sustituye al programa de contabilidad. El cálculo y el envío de las declaraciones siguen haciéndose donde se hacían hasta ahora.
¿Cómo se distingue en el calendario una tarea atrasada de otra que aún puede esperar?
Las tareas atrasadas aparecen en rojo, las de hoy en azul y las que tienen una fecha posterior, en verde. Las tareas completadas aparecen tachadas. La prioridad alta se indica con un signo de exclamación delante del título.
¿Se puede deshacer un cambio de fecha accidental?
Sí. Ctrl+Z o el icono de deshacer en el encabezado del calendario revierte el último cambio: el desplazamiento de la fecha límite de una tarea, el desplazamiento o la edición de un evento, o su eliminación. También se puede deshacer la eliminación de un evento cuya fecha ya haya pasado: en ese caso vuelve a la cuadrícula como realizado, sin un nuevo recordatorio. Usos sucesivos deshacen cambios anteriores, hasta veinte hacia atrás dentro de la misma sesión de la aplicación.
¿Puedo ver quién del equipo está de vacaciones?
Sí. La franja de la parte superior del calendario muestra las ausencias del equipo, incluidas las vacaciones y las bajas por enfermedad. Al hacer clic, verás el nombre y los apellidos de la persona, el tipo de ausencia y el periodo de inicio a fin. También verás un mensaje si esa persona ha añadido uno en sus ajustes.