Como trabalha um gabinete de contabilidade no Task Manager?
Um gabinete de contabilidade vive de prazos que ninguém pode adiar. Dia vinte, dia vinte e cinco, declaração, contribuição, fecho do mês. E há ainda dezenas de clientes. Cada um envia documentos em alturas diferentes e pergunta sobre os seus assuntos por e-mail ou telefone. No gabinete de contabilidade, o Task Manager ajuda a perceber em que ponto está cada assunto e quando tem de ser tratado. Uma tarefa de um cliente a que tem acesso tem o prazo visível no calendário. Os anexos adicionados à conversa da tarefa ficam disponíveis na respetiva pasta em Ficheiros.
O trabalho organiza-se em torno de tarefas de clientes ou de períodos. As mensagens, os anexos e os acordos ficam reunidos na tarefa. O calendário mostra os prazos das tarefas, os seus eventos e as ausências da equipa. Uma tarefa com prazo sem hora aparece às 17:00, com um asterisco junto à hora. A cor indica o que requer atenção: vermelho significa prazo ultrapassado, azul - prazo para hoje e verde - prazo posterior.
O que vê a contabilista quando abre o calendário de manhã
A vista predefinida abrange três dias e as setas avançam um dia de cada vez. Também mostra os fins de semana. Para o final do mês, pode mudar para uma vista de sete dias, de segunda-feira a domingo. A vista Lista organiza os itens por dia da semana. Cada item mostra a hora, um indicador colorido e o título. Ao clicar numa tarefa, abre a respetiva conversa; ao clicar num evento, abre a janela de edição. O intervalo selecionado e o painel aberto são guardados entre sessões. Assim, de manhã, não tem de configurar o calendário de novo.
Na parte superior da grelha há uma faixa de ausências. Mostra três pessoas por dia; se houver mais ausências, pode expandir a lista completa. Ao clicar, verá o nome, o tipo de ausência e o respetivo período de início e fim. Também verá uma mensagem, se alguém tiver deixado uma nas definições. Na semana das declarações, fica assim a saber que a Ania só regressa de férias no dia vinte e dois.
Os prazos ajustam-se por arrastamento. As horas encaixam-se em intervalos de quinze minutos, pelo que pode marcar uma reunião com o cliente para as 9:15. Só pode mover uma tarefa se tiver permissão para a editar. Do lado direito do calendário encontra-se um painel com a lista de favoritos, tarefas, conversas e fios de e-mail (módulo Pro), caso tenha uma caixa de correio configurada. Uma tarefa sem prazo, que tenha permissão para editar, pode arrastá-la do painel para a grelha para lhe atribuir um prazo. Um engano desfaz-se com o atalho Ctrl+Z. O desfazer recua vinte alterações dentro da aplicação aberta.
O que ganha?
Não começa o dia a consultar a caixa de correio para perceber o que é urgente. Vê logo que assuntos têm prazo para hoje, quais estão atrasados e quais podem esperar até à próxima semana. É mais fácil decidir por onde começar, em vez de procurar prazos entre os e-mails não lidos.
Quando um cliente liga para perguntar sobre algo combinado há três semanas, não precisa de procurar na caixa de correio nem nas conversas. Tem a conversa, os anexos e os acordos reunidos no assunto. Se alguém sair de férias a meio do mês, a pessoa que fica responsável pelos clientes, associada às respetivas tarefas, pode consultar o histórico do assunto em vez de fazer perguntas aos colegas. Também vê antecipadamente quem estará ausente e pode comparar por si as ausências com os prazos das tarefas que lhe aparecem no calendário. Assim, pode agir antes de os prazos passarem.
Exemplo do trabalho diário
Segunda-feira, dia vinte e um. Abre o calendário na vista de três dias. A coluna de hoje está destacada e a linha vermelha indica as 8:40. Tem quatro tarefas a vermelho da semana passada e seis a azul para hoje. Três delas aparecem às 17:00 com um asterisco. São declarações a enviar, com prazo mas sem uma hora específica. Na faixa de ausências, aparece uma pessoa: de baixa até quarta-feira.
Abre o calendário e filtra-o pelo espaço onde gerem os clientes dela. Duas tarefas têm prazo na terça-feira. Arrasta uma para quinta-feira e deixa a outra como está, ficando responsável por ela. Ao clicar na tarefa, o calendário fica ancorado à esquerda e a conversa abre ao lado. Inclui um scan da fatura enviado na sexta-feira e comentários da equipa de sexta-feira e sábado. Não precisa de telefonar à colega doente.
Depois, cria um evento. Clica na faixa vazia junto às nove horas de quinta-feira. A faixa sob o cursor mostra o horário que será criado, por exemplo, «09:00-09:30». Na janela, escreves o texto e adicionas um participante da equipa. Deixas o e-mail desativado, porque uma notificação na aplicação é suficiente. O colega recebe uma cópia própria do evento. Se, dois dias depois, alterares o horário como autor, o evento é movido ao mesmo tempo para ambos.
Perguntas mais frequentes
Preciso da variante Pro?
Para trabalhar com o e-mail e automatizar documentos, sim - Correio, Ficheiros e Automatizações são módulos da variante Pro. As Tarefas e o calendário funcionam também na variante Standard.
O Task Manager calcula impostos ou submete declarações?
Não. O Task Manager ajuda a controlar prazos, tarefas e documentos relacionados com o trabalho de contabilidade, mas não substitui o software de contabilidade. Os cálculos e o envio das declarações continuam a ser feitos onde sempre foram.
Como distinguir no calendário uma tarefa atrasada de outra que ainda pode esperar?
As tarefas atrasadas são vermelhas, as tarefas com prazo para hoje são azuis e as tarefas com prazo posterior são verdes. As tarefas concluídas aparecem riscadas. A prioridade alta é indicada por um ponto de exclamação antes do título.
É possível anular uma alteração de prazo feita por engano?
Sim. Ctrl+Z ou o ícone de desfazer no cabeçalho do calendário anula a última alteração: a mudança do prazo de uma tarefa, a mudança ou edição de um evento, ou a sua eliminação. Também é possível desfazer a eliminação de um evento cujo prazo já tenha passado - este volta então à grelha como realizado, sem novo lembrete. Utilizações sucessivas desfazem alterações anteriores, até vinte vezes seguidas dentro da mesma sessão aberta da aplicação.
Consigo ver quem da equipa está de férias?
Sim. A faixa na parte superior do calendário mostra as ausências da equipa, incluindo férias e baixas por doença. Ao clicar, verá o nome da pessoa, o tipo de ausência e o período de início e fim. Também verá uma mensagem, se a pessoa tiver adicionado uma nas definições.