Comment un cabinet comptable travaille-t-il dans Task Manager ?
Un cabinet comptable vit au rythme d’échéances que personne ne peut repousser. Le vingt, le vingt-cinq, les déclarations, les cotisations, la clôture du mois. À cela s’ajoutent des dizaines de clients. Chacun envoie ses documents à un moment différent et pose ses questions par e-mail ou par téléphone. Task Manager aide le cabinet comptable à savoir où en est chaque dossier et quand il faut le traiter. Une tâche d’un client auquel vous avez accès affiche son échéance dans le Calendrier. Les pièces jointes ajoutées au fil de discussion d’une tâche sont disponibles dans son dossier dans Fichiers.
Le travail s’organise autour d’une tâche liée à un client ou à une période. Les messages, les pièces jointes et les décisions prises sont rassemblés dans la tâche. Le Calendrier affiche les échéances des tâches, vos événements et les absences de l’équipe. Une tâche dont l’échéance n’a pas d’heure apparaît à 17:00, avec une étoile à côté de l’heure. La couleur indique ce qui nécessite votre attention : rouge pour une échéance dépassée, bleu pour aujourd’hui et vert pour une échéance ultérieure.
Ce que voit une comptable lorsqu’elle ouvre le calendrier le matin
La vue par défaut affiche trois jours, et les flèches permettent de la décaler d’un jour. Les week-ends sont également affichés. En fin de mois, vous pouvez passer à une vue sur sept jours, du lundi au dimanche. La vue Liste organise les éléments par jour de la semaine. Pour chacun, vous voyez l’heure, un indicateur de couleur et le titre. Cliquez sur une tâche pour ouvrir son fil de discussion, ou sur un événement pour ouvrir sa fenêtre de modification. La période sélectionnée et le panneau ouvert sont mémorisés d’une connexion à l’autre. Vous n’avez donc pas à reconfigurer le calendrier chaque matin.
Une bande des absences se trouve en haut de la grille. Elle affiche trois personnes par jour ; si les personnes absentes sont plus nombreuses, vous pouvez développer la liste complète. Cliquez dessus pour voir le nom et le prénom, le type d’absence et la période concernée. Vous verrez aussi un message si la personne en a laissé un dans ses paramètres. Pendant la semaine des déclarations, vous savez ainsi qu’Ania ne rentrera de congé que le vingt-deux.
Vous déplacez les échéances par glisser-déposer. Les horaires s’alignent par tranches de quinze minutes, vous pouvez donc fixer un rendez-vous client à 9h15. Vous ne pouvez déplacer une tâche que si vous avez le droit de la modifier. À droite du calendrier se trouve un panneau listant les favoris, les tâches, les discussions et les fils de messagerie (module Pro), si vous avez configuré une boîte mail. Une tâche sans échéance que vous avez le droit de modifier peut être glissée depuis le panneau vers la grille pour lui attribuer une échéance. Une erreur se corrige avec le raccourci Ctrl+Z. L’annulation remonte jusqu’à vingt modifications en arrière dans la session de l’application ouverte.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous ne commencez pas la journée par consulter votre boîte mail pour déterminer ce qui est urgent. Vous voyez tout de suite quelles affaires arrivent à échéance aujourd’hui, lesquelles sont en retard et lesquelles peuvent attendre la semaine prochaine. Il est plus facile de décider par quoi commencer que de repérer les échéances dans les e-mails non lus.
Lorsqu’un client vous appelle pour poser une question sur une décision prise il y a trois semaines, vous n’avez pas à fouiller dans votre boîte mail ou vos discussions. Les échanges, les pièces jointes et les décisions prises sont rassemblés dans le dossier. Lorsqu’une personne part en congé au milieu du mois, la personne qui reprend le suivi des clients et qui est associée à leurs tâches peut consulter l’historique du dossier au lieu de poser des questions à ses collègues. Vous voyez également à l’avance qui sera absent et pouvez comparer vous-même les absences aux échéances des tâches visibles dans votre Calendrier. Vous pouvez agir avant que ces échéances ne soient dépassées.
Exemple du quotidien
Lundi, le vingt et un. Vous ouvrez le calendrier sur trois jours. La colonne du jour est mise en évidence et une ligne rouge indique 8:40. Vous avez quatre tâches rouges de la semaine dernière et six tâches bleues pour aujourd’hui. Trois d’entre elles sont affichées à 17:00 avec une étoile. Il s’agit de déclarations à envoyer, avec une échéance sans heure précise. La bande des absences indique une personne absente : arrêt maladie jusqu’à mercredi.
Vous ouvrez le calendrier et le filtrez par l’espace de travail où vous gérez ses clients. Deux tâches sont prévues mardi. Vous déplacez l’une à jeudi et gardez l’autre pour vous en charger. Lorsque vous cliquez sur la tâche, le calendrier se fixe à gauche et le fil de discussion s’ouvre à côté. Vous y trouvez un scan de facture envoyé vendredi et les commentaires de l’équipe de vendredi et samedi. Vous n’avez pas besoin d’appeler votre collègue malade.
Ensuite, vous créez un événement. Vous cliquez sur une plage libre à 9 heures le jeudi. La plage sous le curseur indique la période qui sera créée, par exemple « 09:00-09:30 ». Dans la fenêtre, vous saisissez le contenu et ajoutez un membre de l’équipe. Vous laissez l’envoi d’e-mail désactivé, car une notification dans l’application suffit. Votre collègue reçoit sa propre copie de l’événement. Si, deux jours plus tard, vous modifiez l’horaire en tant qu’auteur, l’événement est déplacé en même temps dans vos deux calendriers.
Questions fréquentes
Ai-je besoin de l'offre Pro ?
Pour le travail sur la boîte mail et l’automatisation des documents, oui - Messagerie, Fichiers et Automatisations sont des modules de la version Pro. Tâches et Calendrier fonctionnent aussi dans la version Standard.
Task Manager calcule-t-il les impôts ou établit-il les déclarations ?
Non. Task Manager vous aide à suivre les échéances, les tâches et les documents liés au travail comptable, mais ne remplace pas un logiciel de comptabilité. Le calcul et l’envoi des déclarations restent dans l’outil que vous utilisez déjà.
Comment distinguer dans le calendrier une tâche en retard d’une tâche qui peut encore attendre ?
Une tâche en retard est rouge, une tâche à faire aujourd’hui est bleue et une tâche dont l’échéance est ultérieure est verte. Les tâches terminées sont barrées. Un point d’exclamation devant le titre indique une priorité élevée.
Peut-on annuler un changement d’échéance effectué par erreur ?
Oui. Ctrl+Z ou l'icône d'annulation dans l'en-tête du calendrier annule la dernière modification : déplacement de l'échéance d'une tâche, déplacement ou modification d'un événement, ou sa suppression. Il est également possible d'annuler la suppression d'un événement dont la date est déjà passée - il revient alors sur la grille comme passé, sans nouveau rappel. Les utilisations suivantes annulent les modifications précédentes, jusqu'à vingt en arrière au sein de l'application ouverte.
Puis-je voir qui, dans l’équipe, est en congé ?
Oui. La bande en haut du calendrier affiche les absences de l’équipe, notamment les congés et les arrêts maladie. Cliquez dessus pour voir le nom et le prénom de la personne, le type d’absence et la période concernée. Vous verrez aussi un message si la personne en a ajouté un dans ses paramètres.