Hogyan dolgozik a könyvelőiroda a Task Managerben?
Egy könyvelőirodában olyan határidők körül forog minden, amelyeket senki sem tud eltolni. Huszadika, huszonötödike, bevallás, járulék, hónapzárás. Ehhez még több tucat ügyfél is társul. Mindegyik máskor küldi el a dokumentumokat, és e-mailben vagy telefonon érdeklődik a saját ügyeiről. A Task Manager segít a könyvelőirodában tisztázni, hol tart egy ügy, és mikorra kell elintézni. Az általad elérhető ügyfél Feladatának határideje látható a Naptárban. A Feladat Beszélgetésszálához csatolt mellékletek a Fájlok között, a Feladat mappájában érhetők el.
A munka egy ügyfélhez vagy egy időszakhoz kapcsolódó Feladat köré szerveződik. A Feladatban gyűlnek össze az üzenetek, a mellékletek és a megállapodások. A Naptár a Feladatok határidőit, a saját eseményeidet és a csapat távolléteit mutatja. Az időpont nélküli határidejű Feladat 17:00-kor jelenik meg, az időpont mellett egy csillaggal. A szín jelzi, mi igényel figyelmet: a piros a lejárt határidőt, a kék a mait, a zöld pedig a későbbit.
Mit lát a könyvelő, amikor reggel megnyitja a Naptárat?
Az alapértelmezett nézet három napot fed le, a nyilakkal pedig egyesével léphetsz tovább. A hétvégéket is mutatja. Hónap végén átválthatsz a hét napos, hétfőtől vasárnapig tartó nézetre. A Lista nézet a hét napjai szerint rendezi az elemeket. Mindegyiknél látható az időpont, egy színes jelölő és a cím. Egy Feladatra kattintva megnyílik a Beszélgetésszála, egy eseményre kattintva pedig a szerkesztőablak. A kiválasztott időszak és a megnyitott panel a bejelentkezések között is megmarad. Így reggel nem kell újra beállítanod a Naptárat.
A rács tetején található a távolléti sáv. Naponta három személyt mutat; ha ennél többen vannak távol, megnyithatod a teljes listát. Kattintás után láthatod a kereszt- és vezetéknevet, a távollét típusát és annak időtartamát. Az üzenetet is láthatod, ha valaki megadott egyet a beállításaiban. A bevallások hetében így tudod, hogy Ania csak huszonkettedikén tér vissza a szabadságról.
A határidőket húzással helyezheted át. Az órák tizenöt perces lépésekben illeszkednek, így az ügyféltalálkozót akár 9:15-re is beállíthatod. Egy feladatot csak akkor mozgathatsz, ha jogod van szerkeszteni azt. A naptár jobb oldalán egy panel található a kedvencek, feladatok, csevegések és levelezési beszélgetésszálak (Pro modul) listájával, ha be van állítva postafiókod. A határidő nélküli, általad szerkeszthető feladatot a panelról a rácsra húzva adhatsz neki határidőt. A tévedést a Ctrl+Z billentyűkombinációval vonhatod vissza. A visszavonás a megnyitott alkalmazásban húsz lépésre nyúlik vissza.
Mit nyersz vele?
Nem a postafiók átnézésével kezded a napot, hogy kiderítsd, mi sürgős. Azonnal látod, mely ügyek határideje van ma, melyek jártak le, és melyek várhatnak a jövő hétig. Könnyebb eldöntened, mivel kezdd a munkát, ahelyett hogy az olvasatlan e-mailek között keresgélnéd a határidőket.
Ha egy ügyfél felhív, és három héttel ezelőtti megállapodásokról kérdez, nem kell átkutatnod a postafiókot vagy a Csevegéseket. A beszélgetés, a mellékletek és a megállapodások az ügy mellett találhatók. Ha valaki a hónap közepén szabadságra megy, az ügyfelei Feladataihoz rendelt helyettes elolvashatja az ügy előzményeit, ahelyett hogy a kollégáit kérdezgetné. Azt is előre látod, ki lesz távol, és összevetheted a távolléteket a Naptárban számodra látható Feladatok határidejével. Még azelőtt intézkedhetsz, hogy ezek a határidők lejárnának.
Példa a mindennapi munkából
Hétfő, huszonegyedike. Megnyitod a Naptárat háromnapos nézetben. A mai nap oszlopa ki van emelve, a piros vonal pedig 8:40-et mutat. Négy piros, múlt hétről maradt Feladatod van, és hat kék, mára esedékes. Három közülük csillaggal 17:00-kor szerepel. Ezek konkrét időpont nélküli, beküldendő bevallások. A távolléti sávban egy személy látható: szerdáig betegszabadságon van.
Megnyitod a Naptárat, és arra a Munkaterületre szűrsz, ahol az ügyfeleit kezelitek. Két Feladat esedékes kedden. Az egyiket csütörtökre húzod át, a másikat meghagyod, és magad vállalod. A Feladatra kattintva a Naptár balra dokkol, mellette pedig megnyílik a Beszélgetésszál. Benne van a pénteken küldött számlaszkennelt kép, valamint a csapat pénteki és szombati megjegyzései. Nem kell felhívnod a beteg kolléganőt.
Ezután létrehozol egy eseményt. Csütörtökön kilenckor rákattintasz az üres sávra. A kurzor alatti sáv megmutatja, milyen időtartamú esemény jön létre, például „09:00-09:30”. A felugró ablakban megadod a szöveget, és hozzáadsz egy csapattagot. Kikapcsolva hagyod az e-mailt, mert elegendő az alkalmazáson belüli értesítés. A kolléga saját példányt kap az eseményből. Ha két nappal később szerzőként módosítod az időpontot, az esemény mindkettőtöknél egyszerre változik.
Gyakori kérdések
Szükségem van a Pro változatra?
A postafiókon végzett munkához és a dokumentumok automatizálásához igen - a Levelezés, a Fájlok és az Automatizálások a Pro csomag moduljai. A Feladatok és a Naptár Standard csomagban is működik.
A Task Manager kiszámítja az adókat vagy elkészíti a bevallásokat?
Nem. A Task Manager segít nyomon követni a könyvelő munkájához kapcsolódó határidőket, Feladatokat és dokumentumokat, de nem helyettesíti a könyvelőprogramot. A számítás és a bevallások beküldése továbbra is ott történik, ahol eddig.
Hogyan különböztethető meg a Naptárban a lejárt Feladat attól, amelyik még várhat?
A lejárt Feladat piros, a mai határidejű kék, a későbbi határidejű pedig zöld. A befejezett Feladatok át vannak húzva. A magas prioritást a cím előtti felkiáltójel jelzi.
Visszavonható a határidő véletlen módosítása?
Igen. A Ctrl+Z vagy a naptár fejlécében lévő visszavonás ikon visszavonja az utolsó módosítást: egy feladat határidejének áthelyezését, egy esemény áthelyezését vagy szerkesztését, illetve törlését. Visszavonható egy már lejárt határidejű esemény törlése is - ekkor az esemény visszakerül a rácsra megtörténtként, új emlékeztető nélkül. A további használatok a korábbi módosításokat vonják vissza, az adott alkalmazás-munkamenetben akár húsz lépéssel visszamenőleg.
Látni fogom, hogy a csapatból ki van szabadságon?
Igen. A Naptár tetején lévő sáv a csapat távolléteit mutatja, beleértve a szabadságot és a betegséget is. A sávra kattintva láthatod az illető kereszt- és vezetéknevét, a távollét típusát és annak időtartamát. Azt az üzenetet is láthatod, ha az illető hozzáadott egyet a beállításaihoz.