Wie arbeitet ein Steuerbüro mit Task Manager?
In einer Steuerkanzlei dreht sich alles um Fristen, die sich nicht verschieben lassen. Der Zwanzigste, der Fünfundzwanzigste, Steuererklärungen, Beiträge, der Monatsabschluss. Dazu kommen Dutzende Kunden. Jeder schickt seine Unterlagen zu einem anderen Zeitpunkt und fragt per E-Mail oder Telefon nach seinen Angelegenheiten. Task Manager hilft in einer Steuerkanzlei dabei, den Stand einer Angelegenheit und ihre Frist im Blick zu behalten. Eine Kundenaufgabe, auf die Sie Zugriff haben, erscheint mit Fälligkeitsdatum im Kalender. Anhänge aus dem Aufgaben-Thread sind im zugehörigen Ordner unter Dateien verfügbar.
Die Arbeit organisiert sich um Aufgaben für Kunden oder Zeiträume. In einer Aufgabe sammeln sich Nachrichten, Anhänge und Absprachen. Der Kalender zeigt Aufgabenfristen, Ihre Ereignisse und die Abwesenheiten des Teams. Eine Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum ohne Uhrzeit erscheint um 17:00 mit einem Sternchen neben der Uhrzeit. Die Farbe zeigt, was Aufmerksamkeit erfordert: Rot steht für eine abgelaufene Frist, Blau für heute und Grün für einen späteren Termin.
Was eine Buchhalterin morgens beim Öffnen des Kalenders sieht
Die Standardansicht umfasst drei Tage, und mit den Pfeilen wechseln Sie jeweils um einen Tag weiter. Wochenenden werden ebenfalls angezeigt. Zum Monatsende können Sie auf sieben Tage von Montag bis Sonntag umschalten. In der Listenansicht sind die Einträge nach Wochentagen geordnet. Bei jedem Eintrag sehen Sie die Uhrzeit, eine farbige Markierung und den Titel. Wenn Sie auf eine Aufgabe klicken, öffnet sich ihr Thread; wenn Sie auf ein Ereignis klicken, öffnet sich das Bearbeitungsfenster. Der ausgewählte Zeitraum und das geöffnete Panel bleiben auch nach dem erneuten Anmelden gespeichert. Morgens müssen Sie den Kalender also nicht neu einstellen.
Oben im Raster befindet sich ein Streifen mit Abwesenheiten. Er zeigt bis zu drei Personen pro Tag. Wenn mehr Personen abwesend sind, können Sie die vollständige Liste aufklappen. Nach einem Klick sehen Sie Vor- und Nachnamen, die Art der Abwesenheit und den Zeitraum von-bis. Sie sehen auch eine Nachricht, wenn jemand eine in seinen Einstellungen hinterlassen hat. In der Woche der Steuererklärungen wissen Sie so, dass Ania erst am Zweiundzwanzigsten aus dem Urlaub zurückkommt.
Termine verschieben Sie per Drag-and-drop. Die Uhrzeiten rasten alle fünfzehn Minuten ein, sodass Sie einen Kundentermin auf 9:15 Uhr legen können. Eine Aufgabe lässt sich nur verschieben, wenn Sie das Recht haben, sie zu bearbeiten. Rechts neben dem Kalender befindet sich ein Panel mit einer Liste der Favoriten, Aufgaben, Chats und E-Mail-Threads (Pro-Modul), sofern Sie ein Postfach eingerichtet haben. Eine Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum, die Sie bearbeiten dürfen, können Sie aus dem Panel auf das Raster ziehen, um ihr einen Termin zuzuweisen. Einen Fehler machen Sie mit Strg+Z rückgängig. Das Rückgängigmachen reicht innerhalb der geöffneten Anwendung zwanzig Änderungen zurück.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen den Tag nicht damit beginnen, Ihren Posteingang durchzusehen, um herauszufinden, was dringend ist. Sie sehen sofort, welche Angelegenheiten heute fällig sind, welche überfällig sind und welche bis nächste Woche warten können. So fällt es leichter, zu entscheiden, womit Sie anfangen, statt Fristen aus ungelesenen E-Mails herauszusuchen.
Wenn ein Kunde wegen einer Absprache von vor drei Wochen anruft, müssen Sie weder Ihren Posteingang noch den Chat durchsuchen. Gespräch, Anhänge und Absprachen finden Sie direkt bei der Angelegenheit. Wenn jemand mitten im Monat Urlaub nimmt, kann die Person, die die Kunden übernimmt und ihren Aufgaben zugewiesen ist, den Verlauf der Angelegenheit nachlesen, statt Kollegen auszufragen. Sie sehen auch im Voraus, wer abwesend sein wird, und können die Abwesenheiten selbst mit den Aufgabenfristen vergleichen, die für Sie im Kalender sichtbar sind. So können Sie reagieren, bevor die Fristen verstreichen.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Montag, der Einundzwanzigste. Sie öffnen den Kalender für drei Tage. Die heutige Spalte ist hervorgehoben, und die rote Linie zeigt 8:40. Vier rote Aufgaben aus der letzten Woche und sechs blaue für heute stehen an. Drei davon sind um 17:00 mit einem Sternchen eingetragen. Das sind Steuererklärungen, die ohne konkrete Uhrzeit fällig sind. Im Abwesenheitsstreifen ist eine Person zu sehen: krank bis Mittwoch.
Sie öffnen den Kalender und filtern ihn nach dem Arbeitsbereich, in dem Sie die Kunden betreuen. Zwei Aufgaben sind am Dienstag fällig. Eine verschieben Sie auf Donnerstag, die andere lassen Sie stehen und übernehmen sie selbst. Wenn Sie auf die Aufgabe klicken, wird der Kalender links angedockt und daneben öffnet sich der Thread. Darin finden Sie einen am Freitag gesendeten Rechnungsbeleg sowie Kommentare des Teams von Freitag und Samstag. Sie müssen Ihre kranke Kollegin nicht anrufen.
Anschließend erstellen Sie ein Ereignis. Sie klicken am Donnerstag auf den freien Streifen bei neun Uhr. Der Streifen unter dem Mauszeiger zeigt, welcher Zeitraum angelegt wird, zum Beispiel „09:00-09:30“. Im Fenster geben Sie den Inhalt ein und fügen ein Teammitglied hinzu. E-Mail-Benachrichtigungen lassen Sie ausgeschaltet, weil eine Benachrichtigung in der Anwendung ausreicht. Der Kollege erhält eine eigene Kopie des Ereignisses. Wenn Sie als Ersteller den Termin zwei Tage später ändern, wird das Ereignis bei Ihnen beiden gleichzeitig verschoben.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich die Pro-Variante?
Für die Arbeit im Postfach und die Dokumentenautomatisierung ja - E-Mail, Dateien und Automatisierungen sind Module der Pro-Variante. Aufgaben und Kalender funktionieren auch im Standard.
Berechnet Task Manager Steuern oder erstellt Steuererklärungen?
Nein. Task Manager hilft dabei, Fristen, Aufgaben und Dokumente rund um die Arbeit in der Buchhaltung im Blick zu behalten, ersetzt aber keine Buchhaltungssoftware. Die Berechnung und Übermittlung von Steuererklärungen bleiben dort, wo sie bisher waren.
Wie kann ich im Kalender eine überfällige Aufgabe von einer unterscheiden, die noch warten kann?
Eine überfällige Aufgabe ist rot, eine heute fällige blau und eine mit einem späteren Fälligkeitsdatum grün. Abgeschlossene Aufgaben sind durchgestrichen. Eine hohe Priorität wird durch ein Ausrufezeichen vor dem Titel gekennzeichnet.
Kann ich eine versehentliche Verschiebung des Fälligkeitsdatums rückgängig machen?
Ja. Strg+Z oder das Rückgängig-Symbol im Kopfbereich des Kalenders macht die letzte Änderung rückgängig: das Verschieben des Fälligkeitsdatums einer Aufgabe, das Verschieben oder Bearbeiten eines Termins oder dessen Löschen. Rückgängig gemacht werden kann auch das Löschen eines Termins, dessen Datum bereits vergangen ist - er erscheint dann wieder im Raster als stattgefunden, ohne erneute Erinnerung. Weitere Anwendungen machen frühere Änderungen rückgängig, bis zu zwanzig Schritte zurück innerhalb der geöffneten Anwendung.
Sehe ich, wer aus dem Team Urlaub hat?
Ja. Der Streifen oben im Kalender zeigt die Abwesenheiten des Teams, darunter Urlaub und Krankheit. Nach einem Klick sehen Sie Vor- und Nachnamen der Person, die Art der Abwesenheit und den Zeitraum von-bis. Sie sehen auch eine Nachricht, wenn die Person eine in ihren Einstellungen hinzugefügt hat.