Ako účtovná kancelária pracuje v Task Manageri?
Účtovná kancelária žije termínmi, ktoré nikto neposunie. Dvadsiaty, dvadsiaty piaty, daňové priznanie, odvody, uzávierka mesiaca. K tomu desiatky klientov. Každý posiela dokumenty v inom čase a pýta sa na svoje záležitosti e-mailom alebo telefonicky. Task Manager v účtovnej kancelárii pomáha zistiť, v akom stave je záležitosť a dokedy ju treba vybaviť. Úloha klienta, ku ktorej máte prístup, má termín viditeľný v kalendári. Prílohy pridané do vlákna úlohy sú dostupné v jej priečinku v sekcii Súbory.
Práca sa organizuje okolo úlohy pre klienta alebo na určité obdobie. V úlohe sa zhromažďujú správy, prílohy a dohody. Kalendár zobrazuje termíny úloh, vaše udalosti a neprítomnosti tímu. Úloha s termínom bez uvedenej hodiny sa zobrazuje o 17:00 s hviezdičkou pri čase. Farba napovie, čomu treba venovať pozornosť: červená označuje uplynutý termín, modrá dnešný a zelená neskorší.
Čo vidí účtovníčka, keď ráno otvorí kalendár
Predvolené zobrazenie zahŕňa tri dni a šípkami sa posúva po jednom dni. Zobrazuje aj víkendy. Na konci mesiaca môžete prepnúť na sedemdňové zobrazenie od pondelka do nedele. Zobrazenie Zoznam usporiada položky podľa dní v týždni. Pri každej vidno čas, farebnú značku a názov. Kliknutím na úlohu otvoríte jej vlákno a kliknutím na udalosť okno úprav. Vybraný rozsah a otvorený panel sa uložia aj medzi prihláseniami. Ráno teda nemusíte kalendár nastavovať odznova.
V hornej časti mriežky je pás neprítomností. Zobrazuje tri osoby na deň; ak je neprítomných viac, môžete rozbaliť celý zoznam. Po kliknutí uvidíte meno a priezvisko, typ neprítomnosti a jej obdobie od-do. Zobrazí sa aj správa, ak ju niekto uviedol vo svojich nastaveniach. Počas týždňa podávania priznaní tak viete, že sa Ania vráti z dovolenky až dvadsiateho druhého.
Termíny presúvate ťahaním. Hodiny sa prichytávajú po pätnástich minútach, takže môžete nastaviť stretnutie s klientom na 9:15. Úlohu presuniete len vtedy, keď máte právo ju upravovať. Vpravo od kalendára sa nachádza panel so zoznamom obľúbených, úloh, chatov a vlákien pošty (modul Pro), ak máte nastavenú schránku. Úlohu bez termínu, ktorú máte právo upravovať, môžete pretiahnuť z panela na mriežku, aby ste jej dali termín. Omyl vrátite skratkou Ctrl+Z. Vrátenie späť siaha dvadsať zmien dozadu v rámci otvorenej aplikácie.
Čo získate?
Deň nezačínate prezeraním schránky, aby ste zistili, čo je naliehavé. Hneď vidíte, ktoré záležitosti majú termín dnes, ktoré sú po termíne a ktoré môžu počkať do budúceho týždňa. Ľahšie sa rozhodnete, čím začať, namiesto toho, aby ste hľadali termíny medzi neprečítanými e-mailami.
Keď klient zavolá s otázkou na dohodu spred troch týždňov, nemusíte prehľadávať schránku ani chat. Konverzáciu, prílohy a dohody máte pri danej záležitosti. Keď niekto odíde uprostred mesiaca na dovolenku, osoba, ktorá prevezme klientov a je priradená k ich úlohám, si môže prečítať históriu záležitosti namiesto vypytovania sa kolegov. Vopred tiež vidíte, kto bude neprítomný, a môžete sami porovnať neprítomnosti s termínmi úloh, ktoré vidíte v kalendári. Zareagovať môžete ešte pred uplynutím týchto termínov.
Príklad z každodennej práce
Pondelok, dvadsiaty prvý. Otvoríte si trojdňový kalendár. Dnešný stĺpec je zvýraznený a červená čiara ukazuje 8:40. Máte štyri červené úlohy z minulého týždňa a šesť modrých na dnes. Tri z nich sú uvedené o 17:00 s hviezdičkou. Ide o daňové priznania na odoslanie s termínom bez konkrétnej hodiny. V páse neprítomností vidíte jednu osobu: chorá až do stredy.
Otvoríte kalendár a vyfiltrujete ho podľa priestoru, v ktorom spravujete jej klientov. Dve úlohy pripadajú na utorok. Jednu presuniete na štvrtok, druhú necháte a vezmete si ju na starosť. Po kliknutí na úlohu sa kalendár ukotví vľavo a vedľa sa otvorí vlákno. Nájdete v ňom sken faktúry poslaný v piatok a komentáre tímu z piatka a soboty. Nemusíte volať chorej kolegyni.
Potom vytvoríte udalosť. Vo štvrtok kliknete na prázdny pás pri deviatej hodine. Pás pod kurzorom ukáže, aký časový úsek sa nastaví, napríklad „09:00-09:30“. V okne zadáte obsah a pridáte účastníka z tímu. E-mail necháte vypnutý, pretože stačí upozornenie v aplikácii. Kolega dostane vlastnú kópiu udalosti. Ak o dva dni ako autor zmeníte termín, udalosť sa posunie vám obom naraz.
Najčastejšie otázky
Potrebujem variant Pro?
Na prácu s poštovou schránkou a automatizáciu dokumentov áno - Pošta, Súbory a Automatizácie sú moduly variantu Pro. Úlohy a kalendár fungujú aj v Standarde.
Počítajú sa v Task Manageri dane alebo sa v ňom podávajú daňové priznania?
Nie. Task Manager pomáha strážiť termíny, úlohy a dokumenty súvisiace s prácou účtovníčky, ale nenahrádza účtovný program. Výpočty a odosielanie daňových priznaní zostávajú tam, kde boli.
Ako v kalendári rozlíšiť úlohu po termíne od takej, ktorá ešte počká?
Úloha po termíne je červená, úloha s termínom na dnes modrá a úloha s neskorším termínom zelená. Dokončené úlohy sú prečiarknuté. Vysokú prioritu označuje výkričník pred názvom.
Dá sa vrátiť späť náhodné posunutie termínu?
Áno. Ctrl+Z alebo ikona späť v hlavičke kalendára vráti poslednú zmenu: presunutie termínu úlohy, presunutie alebo úpravu udalosti, alebo jej odstránenie. Vrátiť sa dá aj odstránenie udalosti, ktorej termín už uplynul - vráti sa vtedy späť do mriežky ako uskutočnená, bez opätovnej pripomienky. Ďalšie použitia vracajú predchádzajúce zmeny, až dvadsať krokov späť v rámci otvorenej aplikácie.
Uvidím, kto z tímu je na dovolenke?
Áno. Pás v hornej časti kalendára zobrazuje neprítomnosti tímu vrátane dovoleniek a chorôb. Po kliknutí uvidíte meno a priezvisko osoby, typ neprítomnosti a obdobie od-do. Zobrazí sa aj správa, ak si ju daná osoba pridala v nastaveniach.