Miten tilitoimisto työskentelee Task Managerissa?
Tilitoimiston arki pyörii määräaikojen ympärillä, eikä niitä voi siirtää. Kahdeskymmenes, kahdeskymmenesviides, veroilmoitus, maksu, kuukauden päätös. Lisäksi asiakkaita on kymmeniä. Jokainen lähettää asiakirjoja eri aikaan ja kyselee omista asioistaan sähköpostitse tai puhelimitse. Task Manager auttaa tilitoimistossa selvittämään, missä vaiheessa asia on ja milloin se pitää hoitaa. Asiakkaan tehtävän määräaika näkyy kalenterissa, jos sinulla on siihen käyttöoikeus. Tehtävän viestiketjuun lisätyt liitteet löytyvät sen kansiosta Tiedostot-moduulissa.
Työ jäsentyy asiakasta tai ajanjaksoa koskevien tehtävien ympärille. Tehtävään kertyvät viestit, liitteet ja sovitut asiat. Kalenterissa näkyvät tehtävien määräajat, omat tapahtumasi ja tiimin poissaolot. Tehtävä, jonka määräajalle ei ole asetettu kellonaikaa, näkyy kello 17.00 ja kellonajan vieressä on tähti. Väri kertoo, mikä vaatii huomiota: punainen tarkoittaa mennyttä määräaikaa, sininen tämänpäiväistä ja vihreä myöhempää määräaikaa.
Mitä kirjanpitäjä näkee avatessaan kalenterin aamulla
Oletusnäkymä kattaa kolme päivää, ja nuolilla siirrytään päivä kerrallaan. Näkymässä näkyvät myös viikonloput. Kuukauden loppua varten voit vaihtaa seitsemän päivän näkymään maanantaista sunnuntaihin. Listanäkymä järjestää merkinnät viikonpäivien alle. Kunkin kohdalla näkyvät kellonaika, värillinen merkki ja otsikko. Tehtävää napsauttamalla avautuu sen viestiketju ja tapahtumaa napsauttamalla muokkausikkuna. Valittu aikaväli ja avoin paneeli säilyvät kirjautumiskertojen välillä. Aamuisin kalenteria ei siis tarvitse asettaa uudelleen.
Ruudukon yläreunassa on poissaolopalkki. Se näyttää kolme henkilöä päivää kohden; jos poissaolijoita on enemmän, voit avata koko luettelon. Napsauttamalla näet etu- ja sukunimen, poissaolon tyypin sekä sen alku- ja loppupäivän. Näet myös viestin, jos joku on lisännyt sellaisen asetuksiinsa. Ilmoitusviikolla tiedät näin, että Ania palaa lomalta vasta kahdeskymmenestoinen päivä.
Siirrät määräaikoja vetämällä. Kellonajat tarttuvat viidentoista minuutin välein, joten voit asettaa asiakastapaamisen kello 9:15. Tehtävän voit siirtää vain, jos sinulla on oikeus muokata sitä. Kalenterin oikealla puolella on paneeli, jossa näkyy suosikkien, tehtävien, keskustelujen ja sähköpostiviestiketjujen lista (Pro-moduuli), jos sähköposti on määritetty käyttöön. Tehtävän, jolla ei ole määräaikaa ja jota sinulla on oikeus muokata, voit vetää paneelista ruudukkoon antaaksesi sille määräajan. Virheen voit kumota pikanäppäimellä Ctrl+Z. Kumoaminen ulottuu kaksikymmentä muutosta taaksepäin avoimen sovelluksen sisällä.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse aloittaa päivääsi selaamalla postilaatikkoa selvittääksesi, mikä on kiireellistä. Näet heti, mitkä asiat erääntyvät tänään, mitkä ovat myöhässä ja mitkä voivat odottaa ensi viikkoon. Työn aloittaminen on helpompaa, kun sinun ei tarvitse poimia määräaikoja lukemattomista sähköposteista.
Kun asiakas soittaa ja kysyy kolmen viikon takaisista sovituista asioista, sinun ei tarvitse etsiä niitä postilaatikosta tai keskustelusta. Keskustelu, liitteet ja sovitut asiat ovat tallessa kyseisen asian yhteydessä. Kun joku jää lomalle kesken kuukauden, hänen asiakkaidensa tehtäviin liitetty sijainen voi lukea asian historian sen sijaan, että kyselisi siitä kollegoilta. Näet myös etukäteen, kuka on poissa, ja voit itse verrata poissaoloja kalenterissa näkyvien tehtävien määräaikoihin. Voit reagoida ennen kuin määräajat menevät ohi.
Esimerkki arjen työstä
Maanantai, kahdeskymmenesensimmäinen päivä. Avaat kalenterin kolmen päivän näkymässä. Tämän päivän sarake on korostettu, ja punainen viiva osoittaa kello 8.40. Sinulla on neljä punaista tehtävää viime viikolta ja kuusi sinistä tälle päivälle. Kolme niistä näkyy kello 17.00 tähdellä merkittynä. Ne ovat lähetettäviä ilmoituksia, joiden määräajalle ei ole asetettu tarkkaa kellonaikaa. Poissaolopalkissa näkyy yksi henkilö: sairauspoissaolo keskiviikkoon asti.
Avaat kalenterin ja suodatat sen työtilan mukaan, jossa hoidatte hänen asiakkaitaan. Kaksi tehtävää erääntyy tiistaina. Siirrät toisen torstaille ja otat toisen itse hoidettavaksesi. Kun napsautat tehtävää, kalenteri kiinnittyy vasemmalle ja viestiketju avautuu sen viereen. Viestiketjussa ovat perjantaina lähetetty laskun skannaus sekä tiimin kommentit perjantailta ja lauantailta. Sinun ei tarvitse soittaa sairaana olevalle kollegalle.
Sen jälkeen luot tapahtuman. Napsautat torstain kello yhdeksän kohdalla olevaa tyhjää palkkia. Kohdistimen alla oleva palkki näyttää, mikä ajankohta tapahtumalle tulee, esimerkiksi ”09:00-09:30”. Kirjoitat tiedot ikkunaan ja lisäät tiimistä osallistujan. Jätät sähköpostin pois käytöstä, koska sovelluksen ilmoitus riittää. Kollegasi saa tapahtumasta oman kopionsa. Jos muutat tapahtuman aikaa kahden päivän päästä sen luojana, se siirtyy teillä molemmilla samalla kertaa.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko Pro-paketin?
Sähköpostin käsittelyyn ja asiakirjojen automatisointiin kyllä - Sähköposti, Tiedostot ja Automaatiot ovat Pro-version moduuleja. Tehtävät ja kalenteri toimivat myös Standard-versiossa.
Laskeeko Task Manager verot tai laatiiko se veroilmoituksia?
Ei. Task Manager auttaa pitämään kirjaa kirjanpitotyöhön liittyvistä määräajoista, tehtävistä ja asiakirjoista, mutta se ei korvaa kirjanpito-ohjelmaa. Verot lasketaan ja ilmoitukset lähetetään entiseen tapaan.
Miten kalenterissa erottaa myöhässä olevan tehtävän sellaisesta, joka voi vielä odottaa?
Myöhässä oleva tehtävä on punainen, tämän päivän tehtävä sininen ja myöhemmin määräaikainen tehtävä vihreä. Valmiit tehtävät on yliviivattu. Korkeasta prioriteetista kertoo otsikon edessä oleva huutomerkki.
Voiko vahingossa siirretyn määräajan palauttaa?
Kyllä. Ctrl+Z tai kalenterin otsikossa oleva kumoamiskuvake peruuttaa viimeisimmän muutoksen: tehtävän määräajan siirron, tapahtuman siirron tai muokkauksen, tai sen poiston. Voit kumota myös jo umpeutuneen tapahtuman poiston - se palautuu silloin ruudukkoon pidettynä, ilman uutta muistutusta. Peräkkäiset käytöt kumoavat aiempia muutoksia, enintään kaksikymmentä taaksepäin saman avoinna olevan sovelluskerran aikana.
Näenkö, ketkä tiimistä ovat lomalla?
Kyllä. Kalenterin yläreunan palkki näyttää tiimin poissaolot, myös lomat ja sairauspoissaolot. Napsauttamalla näet henkilön etu- ja sukunimen, poissaolon tyypin sekä sen alku- ja loppupäivän. Näet myös viestin, jos henkilö on lisännyt sellaisen asetuksiinsa.