Jak IT tým pracuje v Task Manageru?
Šest lidí, dva klientské projekty, jeden interní a požadavky na údržbu, které přicházejí bez ohlášení. IT tým v aplikaci Task Manager rozděluje práci do pracovních prostorů. Každý projekt má samostatný prostor s úkoly, chaty a seznamem členů. Frontendový vývojář z projektu A nevidí úkoly klienta B, pokud je prostor klienta B dostupný pouze vybraným osobám, on mezi ně nepatří a není globálním administrátorem. Externího spolupracovníka přidáte na dva sprinty jen tam, kde bude pracovat.
Oprávnění nastavujete zvlášť v každém prostoru. Stejná osoba může spravovat pracovní prostor pro údržbu, zakládat úkoly v klientském projektu a ve třetím nemít oprávnění přidávat chaty ani úkoly pro jiné osoby. Stále si tam může vytvořit úkol pro sebe. Tech lead jako administrátor pracovního prostoru přidává členy a mění nastavení projektu. Nemůže však odebrat jeho zakladatele ani globální administrátory. Právo vytvářet nové prostory je samostatné. Administrátor ho přidělí při úpravě uživatelského účtu. Díky tomu se seznam projektů nerozrůstá o prostory založené na zkoušku.
Co přesně se děje v úkolu?
Úkol má téma, popis, stav, prioritu a termín rozdělený do nezávislých polí pro datum a čas. Můžete tedy nastavit datum nasazení, aniž byste zadávali čas. Existují čtyři stavy: bez stavu, probíhá, dokončeno a zrušeno. Priority jsou dvě: normální a vysoká.
Změna stavu se ve vlákně úkolu zobrazí jako systémová zpráva, například „Jan Kowalski změnil stav na Hotovo“. Uvidíte ji mezi komentáři. Po změně tématu nebo popisu se objeví štítek „(upraveno)“. Změna stavu, priority ani přiřazení ho nevyvolá, takže snáze rozpoznáte změnu obsahu úkolu.
Čtyři reakce - „Ok“, „Dívám se“, „Práce probíhá“ a „Hotovo“ - umožňují něco potvrdit bez komentáře. Oblíbené a označení „nepřečteno“ jsou individuální. Úkol můžete odložit na zítra, aniž byste změnili jeho označení ostatním osobám.
Co získáte?
Novému člověku nemusíte znovu vyprávět historii rozhodnutí z konverzací roztroušených po chatech. Když se klient po třech měsících zeptá na důvod změny, vrátíte se ke konverzaci v úkolu a systémové zprávě o změně stavu na „Hotovo“. Programátor se po dovolené může přečíst vlákno, místo aby den začínal dotazy na tým.
Nemusíte procházet každý prostor, abyste zjistili, zda se objevil nový požadavek. Jakmile vše projdete, počítadla zhasnou. A po ukončení spolupráce s externím spolupracovníkem víte, do kterých projektů jste ho přidali, pokud jste přístup do těchto prostorů omezili na vybrané osoby.
Příklad z každodenní práce
Údržba dostane hlášení: „platby části zákazníků neprocházejí“. Tester založí úkol v pracovním prostoru údržby, vloží log a nastaví vysokou prioritu. Termín stanoví na dnešek na 16:00. Přiřadí backendového vývojáře a technického vedoucího. Oba dostanou e-mail o novém úkolu, pokud mají taková oznámení zapnutá.
Backendový vývojář přidá reakci „Probíhá“, takže tým vidí, že se někdo požadavku ujal. Po hodině změní stav na „Probíhá“. Ve vlákně se objeví systémová zpráva s jeho jménem a ostatní přiřazení dostanou e-mail o změně stavu. Dohody s klientem zapisuje do komentáře pod úkolem.
Večer se stav mění na „Hotovo“. Pokud máte zapnuté n8n, událost o uzavření úkolu putuje webhookem do vašeho flow. To může přidat záznam do changelogu nebo se ozvat klientovi. Integrace funguje i opačným směrem: z n8n lze vytvořit úkol nebo změnit jeho stav pomocí API klíče. Program zapíše stejnou systémovou zprávu a odešle stejné e-maily jako při změně v rozhraní. Po nasazení administrátor úkol archivuje. Úkol tím zmizí z hlavního seznamu a přestane se počítat v počtech nepřečtených.
Nejčastější dotazy
Je integrace n8n připravená k použití v produkci?
Integrace n8n je označená jako experimentální a ve výchozím nastavení je vypnutá. Administrátor ji zapne v Nastavení → Pokročilé → Ostatní. Dokud je vypnutá, Task Manager nezobrazuje kartu n8n ani konfigurační formuláře.
Lze vyvolat akci v aplikaci Task Manager zvenčí?
Ano. Task Manager přijímá volání z n8n prostřednictvím API s tokenem Bearer. Lze získat seznam úkolů nebo dostupných pracovních prostorů, vytvořit nebo aktualizovat úkol a přidat zprávu. Klíč fungující v kontextu konkrétního uživatele podléhá jeho oprávněním.
Může webhook směřovat do služby v naší interní síti?
Ve výchozím nastavení ne. Task Manager blokuje soukromé a rezervované adresy, aby webhook nebylo možné použít ke skenování vaší sítě. Administrátor může změnit nastavení zásad pro soukromou síť.
Co se stane, když n8n zrovna neodpovídá?
Neúspěšné odeslání se zařadí do fronty. Fronta používá intervaly 60, 300 a 1800 sekund a limit maximálně 4 pokusů. Chyba integrace neblokuje uložení úkolu.
Lze vrátit zpět smazání projektu?
Ne. Smazání pracovního prostoru vyžaduje přepsání jeho přesného názvu. Smaže úkoly, chaty, zprávy a soubory příloh z disku. Jednotlivé úkoly a chaty místo toho můžete archivovat - archivaci lze vrátit zpět.