Hur arbetar IT-teamet i Task Manager?
Sex personer, två kundprojekt, ett internt projekt och underhållsärenden som dyker upp utan förvarning. IT-teamet delar upp arbetet i arbetsytor i Task Manager. Varje projekt har ett eget utrymme med uppgifter, chattar och en medlemslista. En frontendutvecklare i projekt A ser inte uppgifter för kund B om kund B:s utrymme bara är tillgängligt för utvalda personer och utvecklaren varken ingår bland dem eller är global administratör. Du lägger bara till en underkonsult i de arbetsytor där personen ska arbeta under två sprintar.
Du ställer in behörigheter separat för varje utrymme. Samma person kan administrera underhållsarbetsytan, skapa uppgifter i ett kundprojekt och sakna behörighet att lägga till chattar eller uppgifter åt andra personer i en tredje arbetsyta. Personen kan fortfarande skapa uppgifter åt sig själv där. En tech lead som är arbetsytans administratör lägger till medlemmar och ändrar projektinställningar. Personen kan däremot inte ta bort projektets skapare eller globala administratörer. Rätten att skapa nya arbetsytor är separat. Administratören tilldelar den när användarkontot redigeras. På så sätt växer inte projektlistan med arbetsytor som skapats på prov.
Vad händer exakt i en uppgift?
En uppgift har en rubrik, en beskrivning, en status, en prioritet och en deadline med separata fält för datum och tid. Du kan alltså ange ett driftsättningsdatum utan att ange en tid. Det finns fyra statusar: ingen status, pågående, slutförd och avbruten. Det finns två prioritetsnivåer: normal och hög.
En statusändring visas som ett systemmeddelande i uppgiftstråden, till exempel ”Jan Kowalski ändrade status till Slutförd”. Du ser det bland kommentarerna. När rubriken eller beskrivningen ändras visas en etikett med texten ”(redigerad)”. Ändringar av status, prioritet eller tilldelningar utlöser inte etiketten, så det blir lättare att upptäcka när uppgiftens innehåll har ändrats.
Fyra reaktioner - "Ok", "Tittar", "Pågående arbete" och "Klart" - gör det möjligt att bekräfta något utan kommentar. Favoriter och markeringen "oläst" är individuella. Du kan skjuta upp en uppgift till imorgon utan att ändra dess markering för andra personer.
Vad vinner du?
Du behöver inte återberätta beslutshistoriken för en ny person utifrån samtal som ligger utspridda i olika chattar. När kunden efter tre månader frågar varför ni gjorde en ändring går du tillbaka till konversationen i uppgiften och systemmeddelandet om statusändringen till ”Klart”. Efter semestern kan utvecklaren läsa tråden i stället för att börja dagen med att fråga teamet.
Du behöver inte gå in i varje arbetsyta för att kontrollera om det har kommit in ett ärende. När du har gått igenom allt slocknar räknarna. Och när samarbetet med en underleverantör är över vet du vilka projekt ni har lagt till personen i, om ni har begränsat åtkomsten till arbetsytorna till utvalda personer.
Exempel från vardagen
Ett ärende kommer in till underhåll: ”betalningar går inte igenom för vissa kunder”. Testaren skapar en uppgift i underhållsarbetsytan, klistrar in loggen och anger hög prioritet. Förfallodatumet sätts till i dag kl. 16:00. Testaren tilldelar uppgiften till en backendutvecklare och en tech lead. Båda får ett mejl om den nya uppgiften om de har aktiverat sådana aviseringar.
Backendutvecklaren lägger till reaktionen ”Pågående”, så att teamet ser att någon har tagit sig an ärendet. En timme senare ändrar hen status till ”Pågående”. I tråden visas ett systemmeddelande med dennes namn, och övriga tilldelade får ett e-postmeddelande om statusändringen. Överenskommelser med kunden skriver hen in som en kommentar under uppgiften.
På kvällen ändras status till ”Klar”. Om ni har n8n aktiverat skickas händelsen om att uppgiften stängts via en webhook till ert flöde. Det kan lägga till en post i en changelog eller kontakta kunden. Integrationen fungerar även åt andra hållet: från n8n kan man skapa en uppgift eller ändra dess status med en API-nyckel. Programmet skapar samma systemmeddelande och skickar samma e-postmeddelanden som vid en ändring i gränssnittet. Efter driftsättning arkiverar uppgiftens administratör den. Uppgiften försvinner då från huvudlistan och räknas inte längre i antalet olästa.
Vanliga frågor
Är n8n-integrationen redo att användas i produktion?
n8n-integrationen är markerad som experimentell och är inaktiverad som standard. Administratören aktiverar den under Inställningar → Avancerat → Övrigt. Så länge den är inaktiverad visar Task Manager varken fliken n8n eller konfigurationsformulär.
Går det att utlösa en åtgärd i Task Manager utifrån?
Ja. Task Manager tar emot anrop från n8n via ett API med en Bearer-token. Du kan hämta en lista över uppgifter eller tillgängliga arbetsytor, skapa eller uppdatera en uppgift och lägga till ett meddelande. En nyckel som används i en viss användares kontext omfattas av användarens behörigheter.
Kan en webhook anropas av en tjänst i vårt interna nätverk?
Som standard inte. Task Manager blockerar privata och reserverade adresser så att webhooken inte kan användas för att skanna ert nätverk. Administratören kan ändra inställningen för policyn för privata nätverk.
Vad händer om n8n inte svarar just då?
Misslyckade leveranser hamnar i en kö. Kön använder intervallen 60, 300 och 1800 sekunder och tillåter högst 4 försök. Ett integrationsfel blockerar inte att uppgiften sparas.
Går det att ångra borttagningen av ett projekt?
Nej. Att ta bort en arbetsyta kräver att man skriver in dess exakta namn. Det tar bort uppgifter, chattar, meddelanden samt bilagefiler från disken. Enskilda uppgifter och chattar kan du i stället arkivera - arkiveringen går att ångra.