Como trabalha uma equipa de TI no Task Manager?
Seis pessoas, dois projetos de clientes, um projeto interno e pedidos de manutenção que chegam sem aviso. A equipa de TI organiza o trabalho em espaços de trabalho no Task Manager. Cada projeto tem um espaço próprio com tarefas, chats e uma lista de membros. Um programador de frontend do projeto A não vê as tarefas do cliente B se o espaço do cliente B só estiver disponível para pessoas selecionadas e ele não fizer parte desse grupo nem for administrador global. Um subcontratado que trabalhe durante dois sprints só é adicionado aos espaços onde vai trabalhar.
Define as permissões separadamente em cada espaço. A mesma pessoa pode gerir o espaço de trabalho de manutenção, criar tarefas num projeto de cliente e não ter permissão para adicionar chats ou tarefas para outras pessoas num terceiro espaço. Continua a poder criar aí tarefas para si própria. O tech lead, enquanto administrador do espaço de trabalho, adiciona membros e altera as definições do projeto. No entanto, não pode remover o criador do projeto nem os administradores globais. A permissão para criar novos espaços é independente. O administrador atribui-a ao editar a conta do utilizador. Assim, a lista de projetos não cresce com espaços criados apenas para experimentar.
O que acontece exatamente numa tarefa?
Uma tarefa tem um título, uma descrição, um estado, uma prioridade e um prazo, dividido em campos independentes para a data e a hora. Assim, pode definir a data de uma implementação sem indicar a hora. Existem quatro estados: sem estado, em curso, concluída e cancelada. Há duas prioridades: normal e alta.
A alteração do estado é registada no tópico da tarefa como uma mensagem do sistema, por exemplo, «Jan Kowalski alterou o estado para Concluído». Vês essa mensagem entre os comentários. Depois de alterar o título ou a descrição, aparece o indicador «(editado)». As alterações do estado, da prioridade ou das atribuições não o acionam, o que facilita a identificação de alterações ao conteúdo da tarefa.
Quatro reações - "Ok", "A ver", "Em curso" e "Pronto" - permitem confirmar algo sem comentário. Os favoritos e a marcação "não lido" são individuais. Pode adiar uma tarefa para amanhã sem alterar a sua marcação para as outras pessoas.
O que ganha?
Não tens de reconstituir para uma pessoa nova o histórico de decisões a partir de conversas dispersas pelos chats. Quando um cliente pergunta, três meses depois, o motivo de uma alteração, voltas à conversa na tarefa e à mensagem do sistema sobre a alteração do estado para «Concluído». Depois das férias, um programador pode ler o tópico em vez de começar o dia a fazer perguntas à equipa.
Não precisa de consultar cada espaço para verificar se surgiu um pedido. Quando revê tudo, os contadores desaparecem. E, quando termina a colaboração com um subcontratado, sabe em que projetos o adicionaram, se tiverem restringido o acesso a esses espaços a pessoas selecionadas.
Exemplo do trabalho diário
A equipa de manutenção recebe um pedido: «os pagamentos não estão a ser processados para alguns clientes». Um tester cria uma tarefa no workspace de manutenção, cola o registo e define uma prioridade alta. Define o prazo para hoje, às 16:00. Atribui a tarefa a um programador backend e ao líder técnico. Ambos recebem um e-mail sobre a nova tarefa, se tiverem estas notificações ativadas.
O programador backend adiciona a reação "Em curso", para que a equipa veja que alguém assumiu o pedido. Uma hora depois, muda o estado para "Em curso". Aparece na conversa uma mensagem do sistema com o seu nome, e os restantes responsáveis recebem um e-mail sobre a alteração do estado. Os acordos com o cliente são registados num comentário na tarefa.
Ao fim da tarde, o estado muda para "Concluída". Se tiver o n8n ativado, o evento de fecho da tarefa chega ao seu fluxo através de um webhook. Este pode registar uma entrada no changelog ou contactar o cliente. A integração funciona também no sentido inverso: a partir do n8n é possível criar uma tarefa ou alterar o seu estado através de uma chave de API. O programa regista a mesma mensagem de sistema e envia os mesmos e-mails que resultariam de uma alteração feita na interface. Depois da implementação, o administrador arquiva a tarefa. A tarefa desaparece então da lista principal e deixa de contar nos contadores de não lidas.
Perguntas mais frequentes
A integração com o n8n está pronta para ser utilizada em produção?
A integração com o n8n está identificada como experimental e vem desativada por predefinição. O administrador ativa-a em Definições → Avançadas → Outros. Enquanto estiver desativada, o Task Manager não apresenta o separador n8n nem os formulários de configuração.
É possível acionar uma ação no Task Manager a partir de um sistema externo?
Sim. O Task Manager aceita chamadas do n8n através de uma API com token Bearer. É possível obter uma lista de tarefas ou de espaços de trabalho disponíveis, criar ou atualizar uma tarefa e adicionar uma mensagem. Uma chave que funcione no contexto de um utilizador específico está sujeita às permissões desse utilizador.
Um webhook pode chegar a um serviço na nossa rede interna?
Por predefinição, não. O Task Manager bloqueia endereços privados e reservados para impedir que um webhook seja utilizado para analisar a sua rede. O administrador pode alterar a definição da política de rede privada.
O que acontece se o n8n não responder?
Os envios que falham são colocados numa fila. A fila aplica intervalos de 60, 300 e 1800 segundos e um limite máximo de 4 tentativas. Um erro de integração não impede que a tarefa seja guardada.
É possível anular a eliminação de um projeto?
Não. A eliminação do workspace exige que se reescreva o seu nome exato. Apaga tarefas, conversas, mensagens e os ficheiros dos anexos do disco. Em vez disso, pode arquivar tarefas e conversas individuais - o arquivamento pode ser desfeito.