Wie arbeitet ein IT-Team mit Task Manager?
Sechs Personen, zwei Kundenprojekte, ein internes Projekt und Support-Tickets, die unangekündigt eingehen. Das IT-Team in Task Manager teilt seine Arbeit auf Arbeitsbereiche auf. Jedes Projekt hat einen eigenen Bereich mit Aufgaben, Chats und einer Mitgliederliste. Ein Frontend-Entwickler aus Projekt A sieht die Aufgaben von Kunde B nicht, wenn der Arbeitsbereich von Kunde B nur für bestimmte Personen zugänglich ist und er weder dazugehört noch globaler Administrator ist. Einen externen Mitarbeiter für zwei Sprints fügen Sie nur dort hinzu, wo er arbeiten wird.
Sie legen die Berechtigungen für jeden Arbeitsbereich separat fest. Dieselbe Person kann den Arbeitsbereich für den Support verwalten, Aufgaben im Kundenprojekt anlegen und in einem dritten Arbeitsbereich keine Berechtigung haben, Chats oder Aufgaben für andere Personen hinzuzufügen. Aufgaben für sich selbst kann sie dort weiterhin erstellen. Als Administrator des Arbeitsbereichs fügt der Tech Lead Mitglieder hinzu und ändert die Projekteinstellungen. Er kann jedoch weder den Ersteller noch globale Administratoren entfernen. Die Berechtigung, neue Arbeitsbereiche zu erstellen, wird separat vergeben. Administratoren erteilen sie beim Bearbeiten des Benutzerkontos. So wächst die Projektliste nicht durch Arbeitsbereiche, die nur zum Ausprobieren angelegt werden.
Was geschieht genau in einer Aufgabe?
Eine Aufgabe hat einen Betreff, eine Beschreibung, einen Status, eine Priorität und ein Fälligkeitsdatum mit separaten Datums- und Uhrzeitfeldern. Sie können also ein Bereitstellungsdatum festlegen, ohne eine Uhrzeit anzugeben. Es gibt vier Status: kein Status, In Bearbeitung, Erledigt und Abgebrochen. Es gibt zwei Prioritäten: normal und hoch.
Eine Statusänderung erscheint als Systemnachricht im Aufgaben-Thread, zum Beispiel „Jan Kowalski hat den Status auf Erledigt geändert“. Sie sehen sie zwischen den Kommentaren. Nach einer Änderung des Betreffs oder der Beschreibung erscheint der Hinweis „(bearbeitet)“. Änderungen an Status, Priorität oder Zuweisungen lösen diesen Hinweis nicht aus. So lassen sich Änderungen am Aufgabeninhalt leichter erkennen.
Vier Reaktionen - „Ok“, „Schaue ich mir an“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“ - ermöglichen es, etwas ohne Kommentar zu bestätigen. Favoriten sowie die Markierung „ungelesen“ sind individuell. Sie können eine Aufgabe auf morgen verschieben, ohne ihre Markierung bei anderen Personen zu ändern.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen einer neuen Person nicht erst den Entscheidungsverlauf aus Chats zusammensuchen. Wenn ein Kunde nach drei Monaten nach dem Grund für eine Änderung fragt, finden Sie den Chat im Thread der Aufgabe und die Systemnachricht zur Statusänderung auf „Erledigt“. Ein Entwickler kann nach dem Urlaub den Thread lesen, statt den Tag mit Fragen an das Team zu beginnen.
Sie müssen nicht jeden Arbeitsbereich öffnen, um zu prüfen, ob eine Meldung eingegangen ist. Sobald Sie alles durchgesehen haben, verschwinden die Zähler. Und wenn die Zusammenarbeit mit einem Subunternehmer endet, wissen Sie, zu welchen Projekten Sie ihn hinzugefügt hatten - sofern Sie den Zugriff auf diese Arbeitsbereiche auf bestimmte Personen beschränkt haben.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Beim Wartungsteam geht eine Meldung ein: „Zahlungen funktionieren bei einigen Kunden nicht“. Der Tester erstellt eine Aufgabe im Wartungs-Arbeitsbereich, fügt das Log ein und setzt die Priorität auf hoch. Als Fälligkeitsdatum legt er heute, 16:00 Uhr, fest. Er weist die Aufgabe einem Backend-Entwickler und dem Tech Lead zu. Beide erhalten eine E-Mail über die neue Aufgabe, wenn sie solche Benachrichtigungen aktiviert haben.
Der Backend-Entwickler fügt die Reaktion „In Bearbeitung“ hinzu, damit das Team sieht, dass sich jemand der Anfrage angenommen hat. Nach einer Stunde ändert er den Status auf „In Bearbeitung“. Im Thread erscheint eine Systemnachricht mit seinem Namen, und die übrigen Zugewiesenen erhalten eine E-Mail über die Statusänderung. Die Absprachen mit dem Kunden trägt er als Kommentar unter der Aufgabe ein.
Am Abend wechselt der Status auf „Erledigt“. Wenn Sie n8n aktiviert haben, gelangt das Ereignis zum Abschluss der Aufgabe per Webhook in Ihren Flow. Dieser kann einen Eintrag im Changelog hinzufügen oder sich beim Kunden melden. Die Integration funktioniert auch in die andere Richtung: Aus n8n können Sie mit dem API-Schlüssel eine Aufgabe erstellen oder ihren Status ändern. Das Programm speichert dieselbe Systemnachricht und sendet dieselben E-Mails wie bei einer Änderung über die Oberfläche. Nach der Umsetzung archiviert der Administrator die Aufgabe. Die Aufgabe verschwindet dann von der Hauptliste und wird in den Zählern der ungelesenen Elemente nicht mehr berücksichtigt.
Häufig gestellte Fragen
Ist die n8n-Integration für den produktiven Einsatz bereit?
Die n8n-Integration ist als experimentell gekennzeichnet und standardmäßig deaktiviert. Administratoren aktivieren sie unter Einstellungen → Erweitert → Sonstiges. Solange sie deaktiviert ist, zeigt Task Manager weder den n8n-Tab noch Konfigurationsformulare an.
Lässt sich eine Aktion in Task Manager von außen auslösen?
Ja. Task Manager nimmt Aufrufe von n8n über eine API mit Bearer-Token entgegen. Sie können eine Liste der Aufgaben oder verfügbaren Arbeitsbereiche abrufen, eine Aufgabe erstellen oder aktualisieren und eine Nachricht hinzufügen. Ein Schlüssel, der im Kontext eines bestimmten Benutzers verwendet wird, unterliegt dessen Berechtigungen.
Kann ein Webhook einen Dienst in unserem internen Netzwerk erreichen?
Standardmäßig nicht. Task Manager blockiert private und reservierte Adressen, damit Webhooks nicht zum Scannen Ihres Netzwerks verwendet werden können. Administratoren können die Richtlinieneinstellung für private Netzwerke ändern.
Was passiert, wenn n8n gerade nicht antwortet?
Fehlgeschlagene Übertragungen werden in eine Warteschlange gestellt. Die Warteschlange verwendet Abstände von 60, 300 und 1800 Sekunden und begrenzt die Anzahl auf maximal 4 Versuche. Ein Integrationsfehler verhindert nicht, dass eine Aufgabe gespeichert wird.
Kann das Löschen eines Projekts rückgängig gemacht werden?
Nein. Das Löschen eines Arbeitsbereichs erfordert die Eingabe seines exakten Namens. Dabei werden Aufgaben, Chats, Nachrichten sowie Anhangsdateien von der Festplatte gelöscht. Einzelne Aufgaben und Chats können Sie stattdessen archivieren - die Archivierung lässt sich rückgängig machen.