Miten IT-tiimi työskentelee Task Managerissa?
Kuusi henkilöä, kaksi asiakasprojektia, yksi sisäinen projekti ja ylläpidon tukipyynnöt, jotka tulevat ilman ennakkovaroitusta. Task Managerissa IT-tiimi jakaa työn Työtiloihin. Jokaisella projektilla on oma tilansa tehtäville, keskusteluille ja jäsenluettelolle. Projektin A frontend-kehittäjä ei näe asiakkaan B tehtäviä, jos asiakkaan B Työtila on vain tiettyjen henkilöiden käytettävissä eikä hän kuulu heihin tai ole pääylläpitäjä. Kahden sprintin alihankkijan lisäät vain niihin Työtiloihin, joissa hän työskentelee.
Asetat käyttöoikeudet erikseen kussakin Työtilassa. Sama henkilö voi hallinnoida ylläpidon Työtilaa, luoda tehtäviä asiakasprojektissa ja olla kolmannessa Työtilassa ilman oikeutta lisätä keskusteluja tai tehtäviä muille. Hän voi silti luoda siellä tehtävän itselleen. Tech lead voi Työtilan ylläpitäjänä lisätä jäseniä ja muuttaa projektin asetuksia. Hän ei kuitenkaan voi poistaa sen luojaa eikä pääylläpitäjiä. Oikeus uusien Työtilojen luomiseen on erillinen. Ylläpitäjä myöntää sen käyttäjätiliä muokatessaan. Näin projektien luettelo ei kasva kokeilumielessä luoduista Työtiloista.
Mitä tehtävässä tarkalleen tapahtuu?
Tehtävällä on aihe, kuvaus, tila, prioriteetti ja määräaika, jonka päivämäärä ja kellonaika ovat toisistaan riippumattomia kenttiä. Voit siis asettaa käyttöönottopäivän antamatta kellonaikaa. Tilavaihtoehtoja on neljä: ei tilaa, työn alla, valmis ja peruutettu. Prioriteetteja on kaksi: normaali ja korkea.
Tilan muuttamisesta lisätään tehtävän viestiketjuun järjestelmäviesti, esimerkiksi ”Jan Kowalski muutti tilaksi Valmis”. Näet sen kommenttien joukossa. Aiheen tai kuvauksen muuttamisen jälkeen näkyviin tulee ”(muokattu)”-merkintä. Tilan, prioriteetin tai määritysten muuttaminen ei näytä sitä, joten tehtävän sisällön muutokset on helpompi huomata.
Neljä reaktiota - ”Ok”, ”Katson”, ”Työn alla” ja ”Valmis” - mahdollistavat asian vahvistamisen ilman kommenttia. Suosikki- ja ”lukematon”-merkinnät ovat henkilökohtaisia. Voit siirtää tehtävän huomiselle muuttamatta sen merkintää muille.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse palauttaa uudelle tiimiläiselle mieleen päätösten taustoja eri keskusteluista. Kun asiakas kysyy kolmen kuukauden kuluttua muutoksen syytä, löydät sen tehtävän keskustelusta ja järjestelmäviestistä, joka kertoo tilan muuttamisesta tilaan ”Valmis”. Lomalta palaava ohjelmoija voi lukea viestiketjun sen sijaan, että aloittaisi päivän kyselemällä tiimiltä.
Sinun ei tarvitse käydä joka työtilassa tarkistamassa, onko sinne tullut ilmoitus. Kun olet käynyt kaiken läpi, laskurit tyhjenevät. Ja kun yhteistyö alihankkijan kanssa päättyy, tiedät, mihin projekteihin hänet on lisätty, jos rajasitte työtilojen käyttöoikeudet vain tietyille henkilöille.
Esimerkki arjen työstä
Ylläpitotiimille tulee ilmoitus: ”Maksut eivät mene läpi osalla asiakkaista.” Testaaja luo tehtävän ylläpitotyötilaan, liittää lokin ja asettaa korkean prioriteetin. Hän asettaa määräajaksi tänään klo 16.00. Hän määrittää tehtävään backend-kehittäjän ja teknisen vetäjän. Molemmat saavat sähköpostin uudesta tehtävästä, jos he ovat ottaneet tällaiset ilmoitukset käyttöön.
Backend-kehittäjä lisää reaktion ”Työn alla”, jolloin tiimi näkee, että joku on ottanut tiketin hoitoonsa. Tunnin kuluttua hän vaihtaa tilan ”Työn alla”-tilaan. Viestiketjuun ilmestyy järjestelmäviesti hänen nimellään, ja muut vastuuhenkilöt saavat sähköpostin tilan muutoksesta. Sovitut asiakkaan kanssa tehdyt päätökset hän kirjaa tehtävän kommenttiin.
Illalla tila vaihtuu ”Valmis”-tilaan. Jos käytössänne on n8n, tehtävän sulkemisesta syntyvä tapahtuma lähtee webhookina työnkulkuunne. Se voi kirjata merkinnän muutoslokiin tai ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Integraatio toimii myös toiseen suuntaan: n8n:stä voi luoda tehtävän tai muuttaa sen tilan API-avaimella. Ohjelma kirjaa saman järjestelmäviestin ja lähettää samat sähköpostit kuin käyttöliittymässä tehdyn muutoksen jälkeen. Käyttöönoton jälkeen tehtävän pääkäyttäjä arkistoi sen. Tehtävä katoaa tällöin päälistasta eikä enää lasketa lukemattomien laskureihin.
Usein kysytyt kysymykset
Onko n8n-integraatio valmis tuotantokäyttöön?
n8n-integraatio on merkitty kokeelliseksi ja se on oletusarvoisesti poissa käytöstä. Ylläpitäjä ottaa sen käyttöön kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Muut. Niin kauan kuin se ei ole käytössä, Task Manager ei näytä n8n-välilehteä eikä määrityslomakkeita.
Voiko Task Managerissa käynnistää toiminnon ulkopuolelta?
Kyllä. Task Manager vastaanottaa n8n-kutsuja Bearer-tokenilla suojatun API:n kautta. Voit hakea tehtäväluettelon tai saatavilla olevat Työtilat, luoda tai päivittää tehtävän sekä lisätä viestin. Tietyn käyttäjän käyttöyhteydessä toimiva avain noudattaa kyseisen käyttäjän käyttöoikeuksia.
Voiko webhookin kohde olla sisäverkossamme oleva palvelu?
Oletusarvoisesti ei. Task Manager estää yksityiset ja varatut osoitteet, jotta webhookia ei voida käyttää verkon skannaamiseen. Ylläpitäjä voi muuttaa yksityisen verkon käytäntöasetusta.
Mitä tapahtuu, jos n8n ei juuri silloin vastaa?
Epäonnistunut lähetys siirtyy jonoon. Jonossa käytetään 60, 300 ja 1800 sekunnin viiveitä ja enintään 4 yritystä. Integraatiovirhe ei estä tehtävän tallentamista.
Voiko projektin poistamisen perua?
Ei. Työtilan poistaminen vaatii sen tarkan nimen kirjoittamista uudelleen. Se poistaa tehtävät, keskustelut, viestit sekä liitetiedostot levyltä. Yksittäiset tehtävät ja keskustelut voit sen sijaan arkistoida - arkistoinnin voi perua.