Comment une équipe IT travaille-t-elle dans Task Manager ?
Six personnes, deux projets clients, un projet interne et des demandes de maintenance qui arrivent sans prévenir. Dans Task Manager, l’équipe IT répartit le travail entre plusieurs espaces de travail. Chaque projet dispose de son propre espace avec ses tâches, ses discussions et la liste de ses membres. Un développeur front-end du projet A ne voit pas les tâches du client B si l’espace de ce client est réservé à certaines personnes, qu’il n’en fait pas partie et qu’il n’est pas administrateur global. Vous ajoutez un sous-traitant pour deux sprints uniquement aux espaces où il travaillera.
Vous définissez les autorisations séparément pour chaque espace. Une même personne peut gérer l’espace de travail dédié à la maintenance, créer des tâches dans un projet client et, dans un troisième espace, ne pas avoir le droit d’ajouter des discussions ni des tâches pour d’autres personnes. Elle peut toujours y créer une tâche pour elle-même. En tant qu’administrateur de l’espace de travail, le responsable technique ajoute des membres et modifie les paramètres du projet. Il ne peut toutefois pas retirer le créateur du projet ni les administrateurs globaux. Le droit de créer de nouveaux espaces est distinct. L’administrateur l’accorde lors de la modification du compte utilisateur. Ainsi, la liste des projets ne s’allonge pas avec des espaces créés à titre d’essai.
Que se passe-t-il exactement dans une tâche ?
Une tâche comporte un sujet, une description, un statut, une priorité et une échéance divisée en champs distincts pour la date et l’heure. Vous pouvez donc définir une date de déploiement sans indiquer d’heure. Il existe quatre statuts : aucun statut, en cours, terminé et annulé. Il y a deux niveaux de priorité : normal et élevé.
Le changement de statut apparaît dans le fil de la tâche sous la forme d’un message système, par exemple : « Jan Kowalski a changé le statut en Terminé ». Vous le voyez parmi les commentaires. Après une modification du sujet ou de la description, un badge « (modifié) » apparaît. Les changements de statut, de priorité ou d’assignation ne déclenchent pas ce badge, ce qui permet de repérer plus facilement les modifications du contenu de la tâche.
Quatre réactions - « Ok », « Je regarde », « En cours » et « Terminé » - permettent de confirmer quelque chose sans commentaire. Les favoris ainsi que le marquage « non lu » sont individuels. Vous pouvez reporter une tâche à demain sans changer son marquage pour les autres personnes.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas besoin de reconstituer pour une nouvelle personne l’historique des décisions à partir de conversations éparpillées dans plusieurs discussions. Si un client demande trois mois plus tard pourquoi un changement a été effectué, vous retrouvez la conversation dans la tâche et le message système indiquant le passage au statut « Terminée ». Après ses congés, le développeur peut lire le fil de discussion au lieu de commencer sa journée en posant des questions à l’équipe.
Vous n’avez pas besoin de consulter chaque espace pour vérifier si une demande a été déposée. Une fois que vous avez tout parcouru, les compteurs s’éteignent. Et lorsque la collaboration avec un sous-traitant prend fin, vous savez à quels projets vous l’avez ajouté si vous avez limité l’accès aux espaces aux personnes désignées.
Exemple du quotidien
Une demande arrive à l’équipe de maintenance : « les paiements ne passent pas chez certains clients ». Le testeur crée une tâche dans l’Espace de travail de maintenance, colle le journal et définit une priorité élevée. Il fixe l’échéance à aujourd’hui, à 16:00. Il assigne la tâche au développeur backend et au responsable technique. Tous deux reçoivent un e-mail concernant la nouvelle tâche s’ils ont activé ce type de notification.
Le développeur backend ajoute une réaction « En cours », pour que l'équipe voie que quelqu'un a pris le ticket en charge. Une heure plus tard, il passe le statut à « En cours ». Un message système apparaît dans le fil avec son nom, et les autres personnes assignées reçoivent un e-mail les informant du changement de statut. Les points convenus avec le client sont ajoutés en commentaire sous la tâche.
Le soir, le statut passe à « Terminé ». Si vous avez activé n8n, l'événement de clôture de la tâche est transmis par webhook vers votre flux. Celui-ci peut ajouter une entrée au changelog ou contacter le client. L'intégration fonctionne aussi dans l'autre sens : depuis n8n, vous pouvez créer une tâche ou changer son statut via la clé API. Le programme enregistre le même message système et envoie les mêmes e-mails qu'après une modification dans l'interface. Une fois le déploiement effectué, l'administrateur de la tâche l'archive. La tâche disparaît alors de la liste principale et n'est plus comptée dans les compteurs de non-lus.
Questions fréquentes
L’intégration n8n est-elle prête à être utilisée en production ?
L’intégration n8n est marquée comme expérimentale et désactivée par défaut. L’administrateur peut l’activer dans Paramètres → Avancé → Autres. Tant qu’elle est désactivée, Task Manager n’affiche ni l’onglet n8n ni les formulaires de configuration.
Peut-on déclencher une action dans Task Manager depuis un système externe ?
Oui. Task Manager accepte les appels provenant de n8n via une API avec un jeton Bearer. Vous pouvez récupérer la liste des tâches ou des espaces de travail disponibles, créer ou mettre à jour une tâche et ajouter un message. Une clé utilisée au nom d’un utilisateur donné est soumise à ses autorisations.
Un webhook peut-il appeler un service sur notre réseau interne ?
Par défaut, non. Task Manager bloque les adresses privées et réservées afin d’éviter que le webhook ne serve à analyser votre réseau. L’administrateur peut modifier le paramètre de la politique relative aux réseaux privés.
Que se passe-t-il si n8n ne répond pas à ce moment-là ?
Les envois échoués sont placés dans une file d’attente. Celle-ci applique des intervalles de 60, 300 et 1800 secondes, avec un maximum de 4 tentatives. Une erreur d’intégration n’empêche pas l’enregistrement de la tâche.
Peut-on annuler la suppression d’un projet ?
Non. La suppression d'un espace de travail nécessite de ressaisir son nom exact. Elle efface les tâches, discussions, messages ainsi que les fichiers en pièce jointe du disque. Vous pouvez à la place archiver les tâches et discussions individuelles - l'archivage peut être annulé.