¿Cómo trabaja un equipo de IT en Task Manager?
Seis personas, dos proyectos de clientes, uno interno y solicitudes de mantenimiento que llegan sin previo aviso. El equipo de TI organiza el trabajo en Task Manager mediante Espacios de trabajo. Cada proyecto tiene su propio espacio con tareas, chats y una lista de miembros. Un desarrollador frontend del proyecto A no ve las tareas del cliente B si el espacio de ese cliente solo está disponible para personas concretas y él no está entre ellas ni es administrador global. Si un subcontratista va a trabajar durante dos sprints, lo añades solo a los espacios en los que vaya a trabajar.
Los permisos se configuran por separado en cada espacio. Una misma persona puede administrar el Espacio de trabajo de mantenimiento, crear tareas en un proyecto de cliente y no tener permiso para añadir chats ni tareas para otras personas en un tercero. Aun así, puede crear allí tareas para sí misma. El líder técnico, como administrador del Espacio de trabajo, añade miembros y cambia la configuración del proyecto. Sin embargo, no puede quitar a su creador ni a los administradores globales. El permiso para crear nuevos espacios es independiente. El administrador lo concede al editar la cuenta del usuario. Así se evita que la lista de proyectos crezca con espacios creados a modo de prueba.
¿Qué ocurre exactamente en una tarea?
Una tarea tiene un título, una descripción, un estado, una prioridad y una fecha límite dividida en campos independientes para la fecha y la hora. Así puedes fijar la fecha de una implementación sin indicar la hora. Hay cuatro estados: sin estado, en curso, completada y cancelada. Hay dos prioridades: normal y alta.
Los cambios de estado aparecen en el hilo de la tarea como un mensaje del sistema, por ejemplo, «Jan Kowalski ha cambiado el estado a Completada». Lo ves entre los comentarios. Si se cambia el título o la descripción, aparece la etiqueta «(editado)». Los cambios de estado, prioridad o asignaciones no la activan, por lo que es más fácil detectar los cambios en el contenido de la tarea.
Cuatro reacciones - «Ok», «Lo veo», «En curso» y «Listo» - permiten confirmar algo sin comentario. Los favoritos y la marca de «no leído» son individuales. Puedes posponer una tarea hasta mañana sin cambiar su marca para las demás personas.
¿Qué ganas?
No tienes que reconstruir para una persona nueva el historial de decisiones a partir de conversaciones repartidas entre distintos chats. Si un cliente pregunta tres meses después por el motivo del cambio, vuelves a la conversación de la tarea y al mensaje del sistema sobre el cambio de estado a «Hecha». Después de las vacaciones, un programador puede leer el hilo en lugar de empezar el día haciendo preguntas al equipo.
No tienes que entrar en cada espacio para comprobar si ha llegado una solicitud. Cuando hayas revisado todo, los contadores desaparecen. Y, cuando termina la colaboración con un subcontratista, sabes a qué proyectos lo añadisteis si limitasteis el acceso a esos espacios a personas concretas.
Ejemplo del trabajo diario
Llega una solicitud al equipo de mantenimiento: «los pagos no se procesan para algunos clientes». El tester crea una tarea en el espacio de trabajo de mantenimiento, pega el registro y establece una prioridad alta. Fija la fecha límite para hoy a las 16:00. Asigna a un desarrollador backend y al tech lead. Ambos reciben un correo sobre la nueva tarea si tienen activadas ese tipo de notificaciones.
El desarrollador backend añade la reacción «En curso», así el equipo ve que alguien se ha hecho cargo de la incidencia. Al cabo de una hora cambia el estado a «En curso». En el hilo aparece un mensaje del sistema con su nombre, y el resto de personas asignadas recibe un correo sobre el cambio de estado. Los acuerdos con el cliente los añade en un comentario bajo la tarea.
Por la tarde el estado cambia a «Hecho». Si tenéis n8n activado, el evento de cierre de la tarea llega mediante webhook a vuestro flujo. Este puede añadir una entrada al changelog o ponerse en contacto con el cliente. La integración también funciona en sentido inverso: desde n8n se puede crear una tarea o cambiar su estado con la clave API. El programa registrará el mismo mensaje del sistema y enviará los mismos correos que tras un cambio hecho desde la interfaz. Tras la implementación, el administrador de la tarea la archiva. La tarea desaparece entonces de la lista principal y deja de contarse en los contadores de no leídos.
Preguntas frecuentes
¿Está lista para usarse en producción la integración con n8n?
La Integración con n8n está marcada como experimental y está desactivada de forma predeterminada. El administrador la activa en Ajustes → Avanzado → Otros. Mientras esté desactivada, Task Manager no muestra la pestaña de n8n ni los formularios de configuración.
¿Se puede activar una acción en Task Manager desde el exterior?
Sí. Task Manager recibe llamadas de n8n a través de una API con token Bearer. Se puede obtener una lista de tareas o de Espacios de trabajo disponibles, crear o actualizar una tarea y añadir un mensaje. Una clave que funciona en el contexto de un usuario concreto está sujeta a sus permisos.
¿Puede un webhook llegar a un servicio de nuestra red interna?
De forma predeterminada, no. Task Manager bloquea las direcciones privadas y reservadas para evitar que se use un webhook para escanear vuestra red. El administrador puede cambiar la configuración de la política de red privada.
¿Qué ocurre si n8n no responde en ese momento?
Los envíos fallidos se añaden a una cola. La cola aplica intervalos de 60, 300 y 1800 segundos, con un máximo de 4 intentos. Un error de integración no impide guardar la tarea.
¿Se puede deshacer la eliminación de un proyecto?
No. Eliminar un espacio de trabajo requiere volver a escribir su nombre exacto. Borra las tareas, los chats, los mensajes y los archivos adjuntos del disco. En su lugar, puedes archivar tareas y chats individuales: la archivación se puede deshacer.