Jak kancelář pracuje v Task Manageru?
Případ klienta se rozpadá do pěti míst: smlouva je v e-mailu, dohody v chatu, termín v kalendáři telefonu, sken na disku a poznámka z hovoru v sešitě. Po půl roce zabere rekonstrukce dohod půl dne. Task Manager vám umožní mít případ na jednom místě.
Každá kauza je úkolem v pracovním prostoru. Úkol obsahuje popis, zprávy, přílohy a osoby přiřazené k jejímu vedení. Ve variantě Pro lze popisy úkolů a obsah zpráv v databázi zašifrovat algoritmem AES-256-GCM. Klíč DATA_ENCRYPTION_KEY je uložen v souboru .env a administrátor si může stáhnout jeho záložní kopii.
Tvůrce pracovního prostoru se automaticky stává jeho administrátorem. Prostor může být otevřený pro všechny aktivní uživatele, nebo jen pro vybrané osoby. V tom druhém případě mají přístup osoby výslovně přidané, a také jeho tvůrce a globální administrátoři.
Co obsahuje jeden případ
Úkol má vlastní vlákno konverzace, přílohy a seznam účastníků. Běžný právník vidí pouze případy, ke kterým byl přiřazen. Správce pracovního prostoru vidí všechny úkoly a chaty ve svém prostoru. Tvůrce úkolu se automaticky stává jeho správcem.
Při přiřazení osoby k úkolu jí můžete udělit oprávnění administrátora úkolu nebo právo měnit stav. Účastník se může úkolu účastnit i bez práva měnit stav. Účastník s oprávněním „Změna stavu“ může změnit stav úkolu bez administrátorských oprávnění. Když někomu zaškrtnete možnost „Administrátor“, přepínač změny stavu se zaškrtne a zamkne. Administrátor úkolu už toto právo má.
Zprávu může upravit nebo smazat pouze její autor. Pro správce neplatí žádná výjimka, a to ani pro globálního správce.
Co získáte?
Nemusíte si případ rekonstruovat z paměti. Když se klient zeptá na březnové dohody, nemusíte prohledávat schránku, telefon ani složky. Dohody máte u případu, spolu s příslušnými dokumenty.
Víte, kdo má k případu přístup. Nový koncipient neuvidí úkoly, ke kterým nebyl přidán. Nemusíte na to přijít až zpětně.
Ve variantě Pro můžete omezit riziko přečtení obsahu zpráv a popisů kauz bez šifrovacího klíče. Jde o dodatečnou ochranu dat, která shromažďujete při vedení kauzy.
Příklad z každodenní práce
Advokátní kancelář řeší obchodní případ. V úkolu jsou různé verze smlouvy jako přílohy. Jsou tam také dohody z telefonických hovorů, které zapsaly osoby řešící případ. Případ je uzavřený, ale databáze roste.
Správce otevře Nastavení → Pokročilé. Může začít technickými protokoly: záznamy pokusů o přihlášení starší než 30 dní, vypršené relace a protokol událostí integrace n8n starší než 90 dní. Toto čištění neodstraní úkoly, chaty, zprávy ani přílohy. Ve výchozím nastavení se spouští samo jednou denně, když někdo aplikaci používá.
Trvalé smazání obsahu vyžaduje samostatné rozhodnutí. Archivované úkoly lze smazat po výběru doby nečinnosti: 30, 90, 180 nebo 365 dní. Spolu s nimi se smažou zprávy a přílohy. Program zobrazí počet položek ke smazání a odhadované množství místa, které lze uvolnit. Poté zobrazí náhodný osmiznakový kód. Pro odemknutí tlačítka „Smazat“ ho musíte opsat. „Neaktivní“ znamená, že po zvolenou dobu nedošlo ke změně úkolu ani nepřišly nové zprávy. Operaci nelze vrátit zpět, proto doporučujeme nejprve vytvořit zálohu databáze.
Nejčastější dotazy
Vidí každý právník v kanceláři všechny případy?
Ne. Běžný uživatel vidí pouze úkoly, ke kterým byl výslovně přiřazen. Správce pracovního prostoru vidí všechny úkoly a chaty v tomto prostoru. Globální správce má přístup ke všem úkolům a chatům, ale ne k historii aktivit ostatních uživatelů.
Je obsah korespondence v databázi zašifrovaný?
Může být, pokud máte variantu Pro. Šifrování je ve výchozím stavu vypnuté. Administrátor vygeneruje klíč DATA_ENCRYPTION_KEY, který se uloží do souboru .env, stáhne si jeho kopii a zapne šifrování. Od té chvíle Task Manager šifruje algoritmem AES-256-GCM nové zprávy psané uživateli a popisy úkolů, a v modulu Pošta (Pro) také obsah e-mailů. Dříve uložená data administrátor zašifruje tlačítkem „Zašifrovat existující data“.
Lze odstranit staré případy, aniž by se smazalo ostatní?
Ano. Trvalé mazání funguje samostatně pro archivované úkoly, úkoly uzavřené se stavem „Hotovo“ nebo „Zrušeno“ a staré zprávy. Smazání samotných zpráv ponechá úkoly a chaty.
Může advokát opravit zprávu zadanou koncipientem?
Ne. Zprávu může upravit a smazat pouze její autor. Správce není výjimkou.
Kdo může změnit stav případu?
Stav úkolu může změnit jeho autor, správce pracovního prostoru, globální správce nebo osoba s přiděleným oprávněním správce úkolu. Může to udělat také účastník s oprávněním měnit stav.