Hur arbetar advokatbyrån i Task Manager?
Ett kundärende sprids över fem ställen: avtalet finns i mejlen, överenskommelserna i chatten, förfallodatumet i telefonens kalender, den skannade kopian på en disk och anteckningen från samtalet i ett anteckningsblock. Ett halvår senare tar det en halv dag att återskapa vad ni kom överens om. Med Task Manager kan du samla ärendet på ett ställe.
Varje ärende är en uppgift i arbetsytan. Uppgiften innehåller beskrivning, meddelanden, bilagor och de personer som ansvarar för att driva den. I Pro-varianten kan uppgiftsbeskrivningar och meddelandeinnehåll krypteras i databasen med AES-256-GCM. Nyckeln DATA_ENCRYPTION_KEY sparas i filen .env, och administratören kan hämta en säkerhetskopia av den.
Den som skapar arbetsytan blir automatiskt dess administratör. Arbetsytan kan vara öppen för alla aktiva användare eller bara för utvalda personer. I det senare fallet har de personer som uttryckligen lagts till tillgång, samt dess skapare och globala administratörer.
Vad innehåller ett ärende?
En uppgift har en egen konversationstråd, bilagor och en lista över deltagare. En vanlig jurist ser bara ärenden som hen har tilldelats. Arbetsytans administratör ser alla uppgifter och chattar i sin arbetsyta. Den som skapar uppgiften blir automatiskt dess administratör.
När du tilldelar en person till en uppgift kan du ge personen behörighet som uppgiftsadministratör eller rätt att ändra status. En biträdande jurist kan delta i en uppgift utan att ha rätt att ändra status. En deltagare med behörigheten ”Ändra status” kan ändra uppgiftens status utan administratörsbehörighet. När du markerar ”Administratör” för någon markeras reglaget för statusändring och låses. En uppgiftsadministratör har redan den behörigheten.
Bara meddelandets författare kan redigera eller ta bort det. Det finns inget undantag för administratörer, inte ens globala administratörer.
Vad vinner du?
Du behöver inte återskapa ärendet ur minnet. När kunden frågar om vad som bestämdes i mars behöver du inte leta igenom inkorgen, telefonen och mapparna. Överenskommelserna finns vid ärendet, tillsammans med tillhörande dokument.
Du vet vem som har åtkomst till ärendet. En ny biträdande jurist ser inte uppgifter som hen inte har lagts till i. Du behöver inte upptäcka det först i efterhand.
I Pro-varianten kan du minska risken för att meddelandeinnehåll och ärendebeskrivningar läses utan krypteringsnyckeln. Det är ett extra skydd för de uppgifter du samlar in under hanteringen av ett ärende.
Exempel från vardagen
Advokatbyrån hanterar ett affärsjuridiskt ärende. Uppgiften innehåller avtalsversioner som bilagor. Där finns också överenskommelser från telefonsamtal, nedskrivna av personerna som hanterar ärendet. Ärendet avslutas, men databasen växer.
Administratören öppnar Inställningar → Avancerat. Administratören kan börja med tekniska loggar: loggar över inloggningsförsök som är äldre än 30 dagar, utgångna sessioner och händelseloggen för n8n-integrationen som är äldre än 90 dagar. Rensningen tar inte bort uppgifter, chattar, meddelanden eller bilagor. Som standard körs den automatiskt en gång per dygn när någon använder appen.
Att permanent ta bort innehåll kräver ett separat beslut. Arkiverade uppgifter kan tas bort genom att välja en gräns för inaktivitet: 30, 90, 180 eller 365 dagar. Med uppgifterna tas även meddelanden och bilagor bort. Programmet visar antalet objekt som ska tas bort och en uppskattning av hur mycket utrymme som kan frigöras. Därefter visas en slumpmässig kod på åtta tecken. Du måste skriva in koden för att låsa upp knappen ”Ta bort”. ”Inaktiv” innebär att uppgiften inte har ändrats och att inga nya meddelanden har tillkommit under den valda perioden. Åtgärden kan inte ångras, så en säkerhetskopia av databasen rekommenderas först.
Vanliga frågor
Ser alla jurister på advokatbyrån alla ärenden?
Nej. En vanlig användare ser bara uppgifter som hen uttryckligen har tilldelats. En administratör för arbetsytan ser alla uppgifter och chattar i den arbetsytan. En global administratör har åtkomst till alla uppgifter och chattar, men inte till andra användares aktivitetshistorik.
Är innehållet i korrespondensen krypterat i databasen?
Det kan vara möjligt om du har Pro-varianten. Krypteringen är avstängd som standard. Administratören genererar nyckeln DATA_ENCRYPTION_KEY, som hamnar i filen .env, hämtar en kopia av den och aktiverar krypteringen. Från den stunden krypterar Task Manager med AES-256-GCM nya meddelanden som användare skriver samt uppgiftsbeskrivningar, och i modulen E-post (Pro) även innehållet i e-postmeddelanden. Tidigare sparade data krypterar administratören med knappen ”Kryptera befintliga data”.
Går det att ta bort gamla ärenden utan att radera resten?
Ja. Permanent borttagning hanteras separat för arkiverade uppgifter, uppgifter som har stängts med statusen ”Klart” eller ”Avbrutet” samt gamla meddelanden. Om du bara tar bort meddelandena finns uppgifterna och chattarna kvar.
Kan en delägare redigera ett meddelande som en biträdande jurist har skrivit?
Nej. Bara meddelandets författare kan redigera eller ta bort det. Administratörer utgör inget undantag.
Vem kan ändra statusen på ett ärende?
Uppgiftens skapare, arbetsytans administratör, den globala administratören eller en person som har fått behörighet som uppgiftsadministratör kan ändra uppgiftens status. Det kan även en deltagare med behörighet att ändra status göra.