Miten lakitoimisto työskentelee Task Managerissa?
Asiakkaan asia on hajallaan viidessä paikassa: sopimus sähköpostissa, sovitut asiat keskustelussa, määräaika puhelimen kalenterissa, skannattu asiakirja levyllä ja puhelumuistiinpanot vihossa. Puolen vuoden kuluttua sovittujen asioiden selvittäminen vie puoli päivää. Task Managerissa koko asia pysyy yhdessä paikassa.
Jokainen asia on tehtävä työtilassa. Tehtävä sisältää kuvauksen, viestit, liitteet ja asiaa hoitavat henkilöt. Pro-versiossa tehtävien kuvaukset ja viestien sisältö voidaan salata tietokannassa AES-256-GCM-algoritmilla. Avain DATA_ENCRYPTION_KEY on tallennettu .env-tiedostoon, ja pääkäyttäjä voi ladata siitä varmuuskopion.
Työtilan luojasta tulee automaattisesti sen pääkäyttäjä. Työtila voi olla avoin kaikille aktiivisille käyttäjille tai vain nimetyille henkilöille. Jälkimmäisessä tapauksessa pääsy on henkilöillä, jotka on erikseen lisätty työtilaan, sekä sen luojalla ja yleisillä pääkäyttäjillä.
Mitä yksi asia sisältää
Tehtävällä on oma keskusteluviestiketjunsa, liitteensä ja osallistujalistansa. Tavallinen asianajaja näkee vain toimeksiannot, joihin hänet on määritetty. Työtilan ylläpitäjä näkee kaikki oman työtilansa tehtävät ja keskustelut. Tehtävän luojasta tulee automaattisesti sen ylläpitäjä.
Kun määrität henkilön tehtävään, voit antaa hänelle tehtävän ylläpitäjän oikeudet tai oikeuden muuttaa tilaa. Avustaja voi osallistua tehtävään ilman oikeutta muuttaa sen tilaa. Osallistuja, jolla on ”Tilan muuttaminen” -oikeus, voi muuttaa tehtävän tilaa ilman ylläpitäjän oikeuksia. Kun valitset henkilölle ”Ylläpitäjä”, tilan muuttamisen valinta tulee automaattisesti valituksi eikä sitä voi muuttaa. Tehtävän ylläpitäjällä on jo tämä oikeus.
Vain viestin kirjoittaja voi muokata tai poistaa sen. Ylläpitäjälle ei ole poikkeusta, ei edes pääylläpitäjälle.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse palauttaa asiaa mieleen muistinvaraisesti. Kun asiakas kysyy maaliskuussa sovituista asioista, et joudu selaamaan sähköpostia, puhelinta ja kansioita. Sopimukset löytyvät asian yhteydestä yhdessä siihen liittyvien asiakirjojen kanssa.
Tiedät, kenellä on pääsy asiaan. Uusi avustaja ei näe tehtäviä, joihin häntä ei ole lisätty. Sinun ei tarvitse huomata tätä vasta jälkikäteen.
Pro-versiossa voit pienentää riskiä, että viestien ja asioiden kuvausten sisältö luetaan ilman salausavainta. Tämä on lisäsuoja tiedoille, joita keräät asiaa hoitaessasi.
Esimerkki arjen työstä
Asianajotoimisto hoitaa yritysasiakasta koskevaa toimeksiantoa. Tehtävään on liitetty sopimuksen eri versiot. Siellä ovat myös asiaa hoitavien henkilöiden kirjaamat puhelinkeskustelujen muistiinpanot. Toimeksianto päättyy, mutta tietokanta kasvaa.
Ylläpitäjä avaa Asetukset → Lisäasetukset. Hän voi aloittaa teknisistä lokeista: yli 30 päivää vanhoista kirjautumisyritysten lokeista, vanhentuneista istunnoista ja yli 90 päivää vanhasta n8n-integraation tapahtumalokista. Tämä siivous ei poista tehtäviä, keskusteluja, viestejä eikä liitteitä. Oletusarvoisesti se käynnistyy automaattisesti kerran päivässä, kun joku käyttää sovellusta.
Sisällön pysyvä poistaminen vaatii erillisen päätöksen. Arkistoidut tehtävät voi poistaa valitsemalla, kuinka pitkään ne ovat olleet passiivisia: 30, 90, 180 tai 365 päivää. Tehtävien mukana poistetaan myös viestit ja liitteet. Ohjelma näyttää poistettavien kohteiden määrän ja arvion vapautuvasta tallennustilasta. Sen jälkeen se näyttää satunnaisen kahdeksanmerkkisen koodin. Poista-painike aktivoituu, kun kirjoitat koodin. ”Passiivinen” tarkoittaa, ettei tehtävää ole muokattu eikä siihen ole tullut uusia viestejä valitun ajanjakson aikana. Toimintoa ei voi peruuttaa, joten tietokannasta kannattaa tehdä varmuuskopio etukäteen.
Usein kysytyt kysymykset
Näkeekö jokainen asianajaja asianajotoimiston kaikki toimeksiannot?
Ei. Tavallinen käyttäjä näkee vain tehtävät, joihin hänet on nimenomaisesti määritetty. Työtilan ylläpitäjä näkee kaikki kyseisen työtilan tehtävät ja keskustelut. Ylläpitäjä näkee kaikki tehtävät ja keskustelut, mutta ei muiden käyttäjien toimintahistoriaa.
Salataanko kirjeenvaihdon sisältö tietokannassa?
Voi olla, jos sinulla on Pro-versio. Salaus on oletuksena pois päältä. Pääkäyttäjä luo avaimen DATA_ENCRYPTION_KEY, joka tallentuu .env-tiedostoon, lataa siitä kopion ja ottaa salauksen käyttöön. Siitä hetkestä Task Manager salaa AES-256-GCM-algoritmilla käyttäjien kirjoittamat uudet viestit ja tehtävien kuvaukset, ja Sähköposti-moduulissa (Pro) myös sähköpostien sisällön. Aiemmin tallennetut tiedot pääkäyttäjä salaa painikkeella ”Salaa olemassa olevat tiedot”.
Voiko vanhoja toimeksiantoja poistaa poistamatta muita tietoja?
Kyllä. Pysyvä poistaminen koskee erikseen arkistoituja tehtäviä, tilaan ”Tehty” tai ”Peruutettu” suljettuja tehtäviä sekä vanhoja viestejä. Pelkkien viestien poistaminen jättää tehtävät ja keskustelut ennalleen.
Voiko osakas muokata avustajan kirjoittamaa viestiä?
Ei. Vain viestin kirjoittaja voi muokata tai poistaa sen. Ylläpitäjä ei ole poikkeus.
Kuka voi muuttaa asian tilaa?
Tehtävän tilaa voi muuttaa sen luoja, työtilan ylläpitäjä, pääylläpitäjä tai henkilö, jolle on annettu tehtävän ylläpitäjän oikeudet. Myös osallistuja, jolla on oikeus muuttaa tilaa, voi tehdä sen.