Ako kancelária pracuje v Task Manageri?
Prípad klienta sa roztrúsil na piatich miestach: zmluva je v e-maile, dohody v chate, termín v kalendári telefónu, sken na disku a poznámka z rozhovoru v zápisníku. Po pol roku trvá rekonštrukcia dohôd pol dňa. Task Manager vám umožní mať všetko k prípadu na jednom mieste.
Každá vec je úlohou v pracovnom priestore. Úloha obsahuje popis, správy, prílohy a osoby priradené k jej vedeniu. Vo variante Pro je možné popisy úloh a obsah správ v databáze zašifrovať algoritmom AES-256-GCM. Kľúč DATA_ENCRYPTION_KEY je uložený v súbore .env a administrátor si môže stiahnuť jeho záložnú kópiu.
Tvorca pracovného priestoru sa automaticky stáva jeho administrátorom. Priestor môže byť otvorený pre všetkých aktívnych používateľov alebo len pre vybrané osoby. V druhom prípade majú prístup osoby výslovne do neho priradené, ako aj jeho tvorca a globálni administrátori.
Čo obsahuje jeden prípad
Úloha má vlastné vlákno konverzácie, prílohy a zoznam účastníkov. Bežný právnik vidí iba prípady, ku ktorým bol priradený. Správca priestoru vidí všetky úlohy a chaty vo svojom pracovnom priestore. Tvorca úlohy sa automaticky stáva jej správcom.
Pri priraďovaní osoby k úlohe jej môžete udeliť oprávnenie správcu úlohy alebo právo meniť stav. Účastník sa môže zapojiť do úlohy aj bez práva meniť jej stav. Účastník s oprávnením „Zmena stavu“ môže zmeniť stav úlohy bez oprávnení správcu. Keď niekomu začiarknete možnosť „Správca“, prepínač zmeny stavu sa začiarkne a uzamkne. Správca úlohy už toto právo má.
Správu môže upraviť alebo odstrániť iba jej autor. Výnimku nemá ani globálny správca.
Čo získate?
Nemusíte si prípad rekonštruovať z pamäti. Keď sa klient spýta na marcové dohody, nemusíte prehľadávať schránku, telefón ani priečinky. Dohody máte pri prípade, spolu so súvisiacimi dokumentmi.
Viete, kto má k prípadu prístup. Nový koncipient neuvidí úlohy, ku ktorým nebol pridaný. Nemusíte na to prísť až dodatočne.
Vo variante Pro môžete obmedziť riziko prečítania obsahu správ a popisov vecí bez šifrovacieho kľúča. Ide o dodatočnú ochranu dát, ktoré zhromažďujete pri vedení veci.
Príklad z každodennej práce
Kancelária rieši obchodný prípad. V úlohe sú verzie zmluvy ako prílohy. Sú tam aj dohody z telefonických rozhovorov, ktoré zapísali osoby poverené prípadom. Prípad sa uzavrie a databáza rastie.
Správca otvorí Nastavenia → Rozšírené. Môže začať technickými protokolmi: záznamami pokusov o prihlásenie staršími ako 30 dní, reláciami po uplynutí platnosti a protokolom udalostí integrácie n8n starším ako 90 dní. Toto čistenie neodstraňuje úlohy, chaty, správy ani prílohy. Predvolene sa automaticky spustí raz za deň, keď niekto používa aplikáciu.
Trvalé odstránenie obsahu si vyžaduje samostatné rozhodnutie. Archivované úlohy možno odstrániť po výbere obdobia nečinnosti: 30, 90, 180 alebo 365 dní. Spolu s nimi sa odstránia správy a prílohy. Program zobrazí počet položiek na odstránenie a odhadované množstvo miesta, ktoré možno uvoľniť. Potom zobrazí náhodný osemznakový kód. Ak chcete odomknúť tlačidlo „Odstrániť“, musíte ho prepísať. „Neaktívne“ znamená, že počas vybraného obdobia nedošlo k zmenám úlohy ani k novým správam. Operácia je nevratná, preto sa pred ňou odporúča zálohovať databázu.
Najčastejšie otázky
Vidí každý právnik v kancelárii všetky prípady?
Nie. Bežný používateľ vidí iba úlohy, ku ktorým bol výslovne priradený. Správca pracovného priestoru vidí všetky úlohy a chaty v danom priestore. Globálny správca má prístup ku všetkým úlohám a chatom, nie však k histórii aktivity ostatných používateľov.
Je obsah korešpondencie v databáze šifrovaný?
Môže byť, ak máte variant Pro. Šifrovanie je predvolene vypnuté. Administrátor vygeneruje kľúč DATA_ENCRYPTION_KEY, ktorý sa uloží do súboru .env, stiahne si jeho kópiu a zapne šifrovanie. Od tejto chvíle Task Manager šifruje algoritmom AES-256-GCM nové správy písané používateľmi a popisy úloh, a v module Pošta (Pro) aj obsah e-mailov. Skôr uložené dáta administrátor zašifruje tlačidlom „Zašifrovať existujúce dáta“.
Dajú sa odstrániť staré prípady bez vymazania ostatných?
Áno. Trvalé odstraňovanie funguje samostatne pre archivované úlohy, úlohy uzavreté so stavom „Hotové“ alebo „Zrušené“ a staré správy. Odstránenie samotných správ ponechá úlohy a chaty.
Môže partner upraviť správu, ktorú napísal koncipient?
Nie. Správu môže upraviť a odstrániť iba jej autor. Ani správca nie je výnimkou.
Kto môže zmeniť stav prípadu?
Stav úlohy môže zmeniť jej tvorca, správca pracovného priestoru, globálny správca alebo osoba s prideleným oprávnením správcu úlohy. Môže to urobiť aj účastník s oprávnením meniť stav.