Come lavora uno studio legale in Task Manager?
Le informazioni su una pratica del cliente sono sparse in cinque posti: il contratto è nelle e-mail, gli accordi sono in chat, la scadenza è nel calendario del telefono, la scansione è sul disco e gli appunti della conversazione sono nel quaderno. Dopo sei mesi, ricostruire gli accordi richiede mezza giornata. Task Manager ti permette di tenere tutto in un unico posto.
Ogni pratica è un'attività nello spazio di lavoro. L'attività contiene la descrizione, i messaggi, gli allegati e le persone assegnate alla gestione. Nella variante Pro le descrizioni delle attività e il contenuto dei messaggi possono essere cifrati nel database con l'algoritmo AES-256-GCM. La chiave DATA_ENCRYPTION_KEY è salvata nel file .env, e l'amministratore può scaricarne una copia di backup.
Il creatore dello spazio di lavoro ne diventa automaticamente amministratore. Lo spazio può essere aperto a tutti gli utenti attivi oppure riservato solo alle persone indicate. In quest'ultimo caso vi hanno accesso le persone esplicitamente aggiunte, oltre al suo creatore e agli amministratori globali.
Cosa contiene una singola pratica
L'attività ha una discussione dedicata, allegati e un elenco di partecipanti. Un avvocato standard vede solo le pratiche a cui è stato assegnato. L'amministratore dello spazio vede tutte le attività e le chat al suo interno. Il creatore dell'attività ne diventa automaticamente l'amministratore.
Quando assegni una persona a un'attività, puoi darle il ruolo di amministratore dell'attività oppure il permesso di modificarne lo stato. Un praticante può partecipare a un'attività senza poter modificare lo stato. Un partecipante con l'autorizzazione «Modifica stato» può modificare lo stato dell'attività senza avere i permessi di amministratore. Quando selezioni «Amministratore» per una persona, l'opzione per modificare lo stato viene selezionata e bloccata. L'amministratore dell'attività dispone già di questo permesso.
Solo l'autore può modificare o eliminare un messaggio. Non ci sono eccezioni per gli amministratori, nemmeno per quello globale.
Cosa ci guadagni?
Non devi ricostruire la pratica a memoria. Quando il cliente chiede degli accordi di marzo, non devi cercare nella casella di posta, nel telefono e nelle cartelle. Hai gli accordi direttamente nella pratica, insieme ai documenti relativi.
Sai chi può accedere alla pratica. Un nuovo praticante non vedrà le attività a cui non è stato aggiunto. Non dovrai scoprirlo a cose fatte.
Nella variante Pro puoi ridurre il rischio che il contenuto dei messaggi e delle descrizioni delle pratiche venga letto senza la chiave di cifratura. È una protezione aggiuntiva dei dati che raccogli durante la gestione della pratica.
Esempio dal lavoro quotidiano
Uno studio legale segue una pratica commerciale. Nell'attività ci sono diverse versioni del contratto come allegati, oltre agli accordi presi durante le telefonate e annotati dalle persone che seguono la pratica. La pratica si conclude, ma il database continua a crescere.
L'amministratore apre Impostazioni → Avanzate. Può iniziare dai log tecnici: i registri dei tentativi di accesso più vecchi di 30 giorni, le sessioni scadute e il registro degli eventi di integrazione n8n più vecchio di 90 giorni. Questa pulizia non elimina attività, chat, messaggi o allegati. Per impostazione predefinita, viene eseguita automaticamente una volta al giorno, quando qualcuno usa l'applicazione.
L'eliminazione permanente dei contenuti richiede una decisione separata. È possibile eliminare le attività archiviate scegliendo un periodo di inattività tra 30, 90, 180 o 365 giorni. Insieme alle attività vengono eliminati anche i messaggi e gli allegati. Il programma mostra il numero di elementi da eliminare e una stima dello spazio che sarà possibile liberare. Poi mostra un codice casuale di otto caratteri. Per sbloccare il pulsante «Elimina», devi riscriverlo. Per «inattivo» si intende che per il periodo scelto non ci sono state modifiche all'attività né nuovi messaggi. L'operazione è irreversibile, quindi si consiglia di fare prima una copia di backup del database.
Domande frequenti
Ogni avvocato dello studio legale può vedere tutte le pratiche?
No. Un utente standard vede solo le attività a cui è stato assegnato esplicitamente. L'amministratore dello Spazio di lavoro vede tutte le attività e le chat al suo interno. L'amministratore globale può accedere a tutte le attività e le chat, ma non alla cronologia delle attività degli altri utenti.
Il contenuto della corrispondenza è crittografato nel database?
Può esserlo, se hai la variante Pro. La cifratura è disattivata per impostazione predefinita. L'amministratore genera la chiave DATA_ENCRYPTION_KEY, che viene inserita nel file .env, ne scarica una copia e attiva la cifratura. Da quel momento Task Manager cifra con l'algoritmo AES-256-GCM i nuovi messaggi scritti dagli utenti e le descrizioni delle attività, mentre nel modulo Posta (Pro) anche il contenuto delle email. I dati salvati in precedenza l'amministratore li cifra con il pulsante "Cifra i dati esistenti".
È possibile eliminare le vecchie pratiche senza cancellare il resto?
Sì. L'eliminazione permanente è disponibile separatamente per le attività archiviate, quelle chiuse con lo stato «Completata» o «Annullata» e i vecchi messaggi. Eliminando solo i messaggi, le attività e le chat restano.
Un socio può modificare un messaggio scritto da un praticante?
No. Solo l'autore può modificare o eliminare un messaggio. Nemmeno l'amministratore fa eccezione.
Chi può modificare lo stato di una pratica?
Lo stato di un'attività può essere modificato dal suo creatore, dall'amministratore dello Spazio di lavoro, dall'amministratore globale o da una persona a cui è stato assegnato il ruolo di amministratore dell'attività. Può farlo anche un partecipante con l'autorizzazione a modificare lo stato.