Como trabalha uma sociedade de advogados no Task Manager?
O processo de um cliente acaba por ficar espalhado por cinco sítios: o contrato está no e-mail, as decisões no chat, o prazo no calendário do telemóvel, o scan no disco e as notas da conversa num caderno. Passado meio ano, reconstituir o que foi acordado demora meio dia. O Task Manager permite manter o processo num único lugar.
Cada processo é uma tarefa no espaço de trabalho. A tarefa contém a descrição, mensagens, anexos e as pessoas responsáveis pela sua condução. Na versão Pro, as descrições das tarefas e o conteúdo das mensagens podem ser encriptados na base de dados com o algoritmo AES-256-GCM. A chave DATA_ENCRYPTION_KEY está guardada no ficheiro .env, e o administrador pode fazer uma cópia de segurança da mesma.
O criador de um espaço de trabalho torna-se automaticamente o seu administrador. O espaço pode estar aberto a todos os utilizadores ativos ou apenas a pessoas específicas. Neste segundo caso, têm acesso as pessoas explicitamente adicionadas, bem como o seu criador e os administradores globais.
O que inclui um processo
A tarefa tem o seu próprio tópico de conversa, anexos e lista de participantes. Um advogado comum vê apenas os processos aos quais foi atribuído. O administrador do espaço vê todas as tarefas e conversas no seu espaço. O criador da tarefa torna-se automaticamente o seu administrador.
Ao atribuir uma pessoa a uma tarefa, podes conceder-lhe permissões de administrador da tarefa ou o direito de alterar o estado. Um candidato pode participar na tarefa sem ter o direito de alterar o estado. Um participante com a permissão «Alterar estado» pode alterar o estado da tarefa sem ter permissões de administrador. Quando selecionas «Administrador» para alguém, a opção de alteração do estado é selecionada e fica bloqueada. O administrador da tarefa já tem esse direito.
Só o autor pode editar ou eliminar uma mensagem. Não há exceções para os administradores, nem mesmo para o administrador global.
O que ganha?
Não precisa de reconstruir o processo de memória. Quando o cliente pergunta sobre os acordos de março, não tem de vasculhar a caixa de correio, o telefone e as pastas. Os acordos estão junto do processo, com os documentos respetivos.
Sabe quem tem acesso ao processo. Um novo estagiário não verá as tarefas às quais não foi adicionado. Não precisa de descobrir isso só depois de acontecer.
Na versão Pro, pode reduzir o risco de leitura do conteúdo das mensagens e das descrições dos processos sem a chave de encriptação. É uma proteção adicional para os dados recolhidos durante a condução do processo.
Exemplo do trabalho diário
Um escritório de advogados acompanha um processo comercial. A tarefa inclui versões do contrato em anexo. Inclui também decisões tomadas em chamadas telefónicas, registadas pelas pessoas responsáveis pelo processo. O processo termina, mas a base de dados continua a crescer.
O administrador abre Definições → Avançadas. Pode começar pelos registos técnicos: registos de tentativas de início de sessão com mais de 30 dias, sessões expiradas e registo de eventos da integração n8n com mais de 90 dias. Esta limpeza não elimina tarefas, conversas, mensagens nem anexos. Por predefinição, é executada automaticamente uma vez por dia, quando alguém utiliza a aplicação.
A eliminação permanente de conteúdo requer uma decisão específica. É possível eliminar tarefas arquivadas depois de selecionar um período de inatividade: 30, 90, 180 ou 365 dias. As mensagens e os anexos também são eliminados. O programa mostra o número de itens a eliminar e a quantidade estimada de espaço que pode ser libertada. Em seguida, apresenta um código aleatório de oito caracteres. É necessário copiá-lo para desbloquear o botão «Eliminar». «Inativo» significa que não houve alterações na tarefa nem novas mensagens durante o período selecionado. A operação é irreversível, por isso recomenda-se fazer uma cópia de segurança da base de dados antes de avançar.
Perguntas mais frequentes
Todos os advogados do escritório veem todos os processos?
Não. Um utilizador comum vê apenas as tarefas às quais foi explicitamente atribuído. O administrador do espaço de trabalho vê todas as tarefas e conversas nesse espaço. O administrador global tem acesso a todas as tarefas e conversas, mas não ao histórico de atividade dos outros utilizadores.
O conteúdo da correspondência é encriptado na base de dados?
Pode ser, se tiver a versão Pro. A encriptação está desativada por predefinição. O administrador gera a chave DATA_ENCRYPTION_KEY, que é guardada no ficheiro .env, faz uma cópia da mesma e ativa a encriptação. A partir desse momento, o Task Manager encripta com o algoritmo AES-256-GCM as novas mensagens escritas pelos utilizadores e as descrições das tarefas, e no módulo Correio (Pro) também o conteúdo dos e-mails. Os dados guardados anteriormente são encriptados pelo administrador através do botão "Encriptar dados existentes".
É possível eliminar processos antigos sem apagar os restantes?
Sim. A eliminação permanente é feita separadamente para tarefas arquivadas, tarefas fechadas com o estado «Feito» ou «Cancelado» e mensagens antigas. A eliminação apenas das mensagens mantém as tarefas e os chats.
Um sócio pode corrigir uma mensagem escrita por um estagiário?
Não. Só o autor pode editar e eliminar uma mensagem. O administrador não é exceção.
Quem pode alterar o estado de um processo?
O estado de uma tarefa pode ser alterado pelo seu criador, pelo administrador do espaço de trabalho, pelo administrador global ou por alguém com permissões de administrador da tarefa. Também o pode fazer um participante com permissão para alterar o estado.