¿Cómo trabaja un despacho en Task Manager?
La información de un caso de cliente se reparte entre cinco sitios: el contrato está en el correo, los acuerdos en un chat, la fecha en el calendario del teléfono, el escaneo en el disco y las notas de la conversación en un cuaderno. Seis meses después, reconstruir lo acordado lleva medio día. Task Manager te permite tener el caso en un solo lugar.
Cada asunto es una tarea dentro del espacio de trabajo. La tarea incluye la descripción, los mensajes, los adjuntos y las personas asignadas a llevarla. En la variante Pro, las descripciones de las tareas y el contenido de los mensajes se pueden cifrar en la base de datos con el algoritmo AES-256-GCM. La clave DATA_ENCRYPTION_KEY se guarda en el archivo .env, y el administrador puede descargar una copia de seguridad de ella.
El creador del espacio de trabajo se convierte automáticamente en su administrador. El espacio puede estar abierto para todos los usuarios activos o solo para las personas indicadas. En este segundo caso, tienen acceso las personas añadidas explícitamente, así como su creador y los administradores globales.
Qué incluye cada caso
Cada tarea tiene su propio hilo de conversación, archivos adjuntos y una lista de participantes. Un abogado normal solo ve los casos a los que se le ha asignado. El administrador del espacio ve todas las tareas y los chats de su espacio. Quien crea la tarea se convierte automáticamente en su administrador.
Al asignar una persona a una tarea, puedes darle permisos de administrador de tareas o el derecho a cambiar el estado. Un abogado en prácticas puede participar en una tarea sin poder cambiar su estado. Un participante con el permiso «Cambiar estado» puede cambiar el estado de la tarea sin tener permisos de administrador. Cuando marcas «Administrador» para alguien, la opción para cambiar el estado se marca y queda bloqueada. El administrador de la tarea ya tiene ese derecho.
Solo su autor puede editar o eliminar un mensaje. No hay excepciones para los administradores, ni siquiera para el administrador global.
¿Qué ganas?
No tienes que reconstruir el caso de memoria. Cuando el cliente pregunta por los acuerdos de marzo, no tienes que buscar en el correo, el teléfono y las carpetas. Tienes los acuerdos junto al caso, junto con los documentos relacionados.
Sabes quién tiene acceso al caso. Un nuevo abogado en prácticas no verá las tareas a las que no se le haya añadido. No tienes que descubrirlo cuando ya sea demasiado tarde.
En la variante Pro puedes reducir el riesgo de que se lea el contenido de los mensajes y las descripciones de los asuntos sin la clave de cifrado. Es una protección adicional para los datos que recopilas al llevar un asunto.
Ejemplo del trabajo diario
El despacho lleva un caso mercantil. La tarea contiene versiones del contrato como archivos adjuntos, así como acuerdos de conversaciones telefónicas, anotados por las personas que llevan el caso. El caso termina, pero la base de datos sigue creciendo.
El administrador abre Ajustes → Avanzado. Puede empezar por los registros técnicos: registros de intentos de inicio de sesión de más de 30 días, sesiones caducadas y el registro de eventos de la integración con n8n de más de 90 días. Esta limpieza no elimina tareas, chats, mensajes ni archivos adjuntos. De forma predeterminada, se ejecuta automáticamente una vez al día cuando alguien utiliza la aplicación.
La eliminación permanente del contenido requiere una decisión aparte. Se pueden eliminar las tareas archivadas tras elegir un umbral de inactividad: 30, 90, 180 o 365 días. También se eliminan con ellas los mensajes y los archivos adjuntos. El programa muestra el número de elementos que se eliminarán y una estimación del espacio que se puede liberar. A continuación, muestra un código aleatorio de ocho caracteres. Hay que escribirlo para habilitar el botón «Eliminar». «Inactivo» significa que no ha habido cambios en la tarea ni mensajes nuevos durante el periodo seleccionado. La operación es irreversible, por lo que se recomienda hacer antes una copia de seguridad de la base de datos.
Preguntas frecuentes
¿Todos los abogados del despacho pueden ver todos los casos?
No. Un usuario normal solo ve las tareas a las que se le ha asignado explícitamente. El administrador del espacio de trabajo ve todas las tareas y los chats de ese espacio. El administrador global tiene acceso a todas las tareas y chats, pero no al historial de actividad de otros usuarios.
¿El contenido de la correspondencia está cifrado en la base de datos?
Puede ser, si tienes la variante Pro. El cifrado está desactivado por defecto. El administrador genera la clave DATA_ENCRYPTION_KEY, que se guarda en el archivo .env, descarga una copia de ella y activa el cifrado. A partir de ese momento, Task Manager cifra con el algoritmo AES-256-GCM los nuevos mensajes escritos por los usuarios y las descripciones de las tareas, y en el módulo Correo (Pro) también el contenido de los correos. Los datos guardados anteriormente los cifra el administrador con el botón "Cifrar datos existentes".
¿Se pueden eliminar casos antiguos sin borrar el resto?
Sí. La eliminación permanente se aplica por separado a las tareas archivadas, las tareas cerradas con el estado «Hecha» o «Cancelada» y los mensajes antiguos. Eliminar solo los mensajes conserva las tareas y los chats.
¿Puede un socio modificar un mensaje escrito por un abogado en prácticas?
No. Solo su autor puede editar y eliminar un mensaje. El administrador no es una excepción.
¿Quién puede cambiar el estado de un caso?
El estado de una tarea puede cambiarlo quien la haya creado, el administrador del espacio de trabajo, el administrador global o una persona con permisos de administrador de tareas. También puede hacerlo un participante con permiso para cambiar el estado.