Comment un cabinet d'avocats travaille-t-il dans Task Manager ?
Les éléments d’un dossier client sont dispersés dans cinq endroits : le contrat est dans un e-mail, les accords dans une discussion, l’échéance dans le calendrier du téléphone, le scan sur un disque et les notes de l’appel dans un carnet. Six mois plus tard, reconstituer ce qui a été convenu prend une demi-journée. Task Manager vous permet de centraliser le dossier.
Chaque affaire est une tâche dans l'espace de travail. La tâche contient une description, des messages, des pièces jointes et les personnes chargées de son traitement. Dans la version Pro, les descriptions de tâches et le contenu des messages peuvent être chiffrés dans la base de données avec l'algorithme AES-256-GCM. La clé DATA_ENCRYPTION_KEY est enregistrée dans le fichier .env, et l'administrateur peut en télécharger une copie de sauvegarde.
Le créateur d'un espace de travail en devient automatiquement l'administrateur. L'espace peut être ouvert à tous les utilisateurs actifs ou réservé à des personnes désignées. Dans ce second cas, y ont accès les personnes explicitement ajoutées, ainsi que son créateur et les administrateurs globaux.
Ce que contient un dossier
Chaque tâche dispose de son propre fil de discussion, de pièces jointes et d’une liste de participants. Un avocat standard ne voit que les dossiers auxquels il a été assigné. L’administrateur de l’Espace de travail voit toutes les tâches et discussions de son espace. Le créateur d’une tâche en devient automatiquement l’administrateur.
Lorsque vous assignez une personne à une tâche, vous pouvez lui accorder le rôle d’administrateur de tâche ou le droit de modifier le statut. Un collaborateur peut participer à une tâche sans avoir le droit de modifier son statut. Un participant disposant du droit « Modification du statut » peut modifier le statut de la tâche sans avoir les droits d’administrateur. Lorsque vous cochez « Administrateur » pour une personne, l’option de modification du statut est automatiquement cochée et verrouillée. L’administrateur de la tâche dispose déjà de ce droit.
Seul l’auteur d’un message peut le modifier ou le supprimer. Il n’y a aucune exception pour un administrateur, même global.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n'avez pas besoin de reconstituer le dossier de mémoire. Quand le client vous interroge sur les points convenus en mars, vous n'avez pas à fouiller votre boîte mail, votre téléphone et vos dossiers. Les éléments convenus sont rattachés au dossier, avec les documents qui s'y rapportent.
Vous savez qui a accès au dossier. Un nouveau collaborateur ne verra pas les tâches auxquelles il n’a pas été ajouté. Vous n’avez pas à le découvrir après coup.
Dans la version Pro, vous pouvez réduire le risque de lecture du contenu des messages et des descriptions d'affaires sans la clé de chiffrement. C'est une protection supplémentaire des données que vous collectez au cours du traitement d'une affaire.
Exemple du quotidien
Un cabinet traite un dossier commercial. La tâche contient plusieurs versions du contrat en pièces jointes, ainsi que des notes prises par les personnes chargées du dossier à la suite de leurs appels téléphoniques. Le dossier est clos, mais la base de données continue de grossir.
L’administrateur ouvre Paramètres → Avancé. Il peut commencer par les journaux techniques : les journaux des tentatives de connexion datant de plus de 30 jours, les sessions expirées et le journal des événements de l’intégration n8n datant de plus de 90 jours. Ce nettoyage ne supprime ni les tâches, ni les discussions, ni les messages, ni les pièces jointes. Par défaut, il s’exécute automatiquement une fois par jour lorsqu’une personne utilise l’application.
La suppression définitive du contenu nécessite une décision distincte. Il est possible de supprimer les tâches archivées en choisissant une période d’inactivité : 30, 90, 180 ou 365 jours. Les messages et les pièces jointes sont supprimés avec les tâches. Le programme indique le nombre d’éléments à supprimer ainsi que l’espace estimé qui sera libéré. Il affiche ensuite un code aléatoire de huit caractères. Vous devez le recopier pour activer le bouton « Supprimer ». Une tâche est considérée comme « inactive » lorsqu’elle n’a pas été modifiée et qu’aucun nouveau message n’a été ajouté pendant la période choisie. Cette opération est irréversible ; il est donc recommandé de sauvegarder la base de données au préalable.
Questions fréquentes
Chaque avocat du cabinet voit-il tous les dossiers ?
Non. Un utilisateur standard ne voit que les tâches auxquelles il a été explicitement assigné. L’administrateur de l’Espace de travail voit toutes les tâches et discussions de cet espace. L’administrateur global a accès à toutes les tâches et discussions, mais pas à l’historique d’activité des autres utilisateurs.
Le contenu des échanges est-il chiffré dans la base de données ?
C'est possible si vous avez la version Pro. Le chiffrement est désactivé par défaut. L'administrateur génère la clé DATA_ENCRYPTION_KEY, qui est placée dans le fichier .env, en télécharge une copie et active le chiffrement. À partir de ce moment, Task Manager chiffre avec l'algorithme AES-256-GCM les nouveaux messages rédigés par les utilisateurs et les descriptions de tâches, ainsi que, dans le module Messagerie (Pro), le contenu des e-mails. Les données enregistrées précédemment, l'administrateur les chiffre avec le bouton « Chiffrer les données existantes ».
Peut-on supprimer d’anciens dossiers sans tout effacer ?
Oui. La suppression définitive s’effectue séparément pour les tâches archivées, les tâches clôturées avec le statut « Terminée » ou « Annulée », et les anciens messages. La suppression des messages seuls conserve les tâches et les discussions.
Un associé peut-il modifier un message rédigé par un collaborateur ?
Non. Seul l’auteur d’un message peut le modifier ou le supprimer. L’administrateur ne fait pas exception.
Qui peut modifier le statut d’un dossier ?
Le statut d’une tâche peut être modifié par son créateur, l’administrateur de l’Espace de travail, l’administrateur global ou une personne à qui le rôle d’administrateur de tâche a été attribué. Un participant disposant du droit de modifier le statut peut également le faire.