Hogyan dolgozik az ügyvédi iroda a Task Managerben?
Az ügyfél ügye öt helyre szóródik szét: a szerződés e-mailben van, az egyeztetések a csevegésben, a határidő a telefon naptárában, a szkennelt dokumentum a meghajtón, a beszélgetésről készült jegyzet pedig a füzetben. Fél év múlva az egyeztetések felidézése fél napot vesz igénybe. A Task Manager segítségével mindent egy helyen tarthatsz.
Minden ügy egy feladat a munkaterületen belül. A feladat tartalmazza a leírást, az üzeneteket, a mellékleteket és az ügy vitelére kijelölt személyeket. Pro csomagban a feladatleírások és az üzenetek tartalma titkosítható az adatbázisban AES-256-GCM algoritmussal. A DATA_ENCRYPTION_KEY kulcs a .env fájlban van tárolva, az adminisztrátor pedig letöltheti a biztonsági másolatát.
A munkaterület létrehozója automatikusan annak adminisztrátora lesz. A munkaterület lehet nyitott minden aktív felhasználó számára, vagy csak kijelölt személyek számára elérhető. Ez utóbbi esetben hozzáféréssel rendelkeznek a kifejezetten hozzáadott személyek, valamint a létrehozója és a globális adminisztrátorok.
Mi tartozik egy ügyhöz?
A feladatnak saját beszélgetésszála, mellékletei és résztvevőlistája van. A normál ügyvéd csak azokat az ügyeket látja, amelyekhez hozzárendelték. A Munkaterület adminisztrátora a saját Munkaterületén lévő összes feladatot és csevegést látja. A feladat létrehozója automatikusan annak adminisztrátorává válik.
Feladat hozzárendelésekor feladatadminisztrátori jogosultságot vagy állapotmódosítási jogot adhatsz az illetőnek. A résztvevő állapotmódosítási jog nélkül is részt vehet a feladatban. Az „Állapot módosítása” jogosultsággal rendelkező résztvevő adminisztrátori jogok nélkül is módosíthatja a feladat állapotát. Ha valakinél bejelölöd az „Adminisztrátor” lehetőséget, az állapotmódosítás kapcsolója automatikusan bejelölődik és zárolódik. A feladat adminisztrátora eleve rendelkezik ezzel a joggal.
Az üzenetet csak a szerzője szerkesztheti vagy törölheti. Ez alól még a globális adminisztrátor sem kivétel.
Mit nyersz vele?
Nem kell fejből felidézned az ügyet. Amikor az ügyfél a márciusi megállapodásokról kérdez, nem kell átkutatnod a postaládát, a telefont és a mappákat. A megállapodások ott vannak az ügynél, a hozzá tartozó dokumentumokkal együtt.
Tudod, ki fér hozzá az ügyhöz. Az új gyakornok nem látja azokat a feladatokat, amelyekhez nem adták hozzá. Nem kell csak utólag rájönnöd, hogy ez megtörtént.
Pro csomagban csökkentheted annak kockázatát, hogy az üzenetek tartalmát és az ügyleírásokat valaki a titkosítási kulcs nélkül elolvassa. Ez kiegészítő védelem az ügyvitel során gyűjtött adatokhoz.
Példa a mindennapi munkából
Az ügyvédi iroda egy gazdasági ügyet kezel. A feladat mellékletei között megtalálhatók a szerződés különböző változatai. Az ügyet kezelő személyek a telefonbeszélgetések során egyeztetetteket is rögzítik. Az ügy lezárul, az adatbázis pedig egyre nő.
Az adminisztrátor megnyitja a Beállítások → Speciális menüpontot. Kezdheti a technikai naplók törlésével: a 30 napnál régebbi bejelentkezési kísérletek naplóival, a lejárt munkamenetekkel és a 90 napnál régebbi n8n-integrációs eseménynaplóval. Ez a karbantartás nem törli a feladatokat, a csevegéseket, az üzeneteket vagy a mellékleteket. Alapértelmezés szerint naponta egyszer automatikusan elindul, amikor valaki használja az alkalmazást.
A tartalom végleges törléséről külön kell dönteni. Az archivált feladatok 30, 90, 180 vagy 365 napos inaktivitási küszöb megadásával törölhetők. Velük együtt az üzenetek és a mellékletek is törlődnek. A program megmutatja a törlendő elemek számát és a felszabadítható tárhely becsült méretét. Ezután megjelenít egy véletlenszerű, nyolc karakteres kódot. A „Törlés” gomb feloldásához be kell írnod a kódot. Az „inaktív” azt jelenti, hogy a feladatban a kiválasztott időszak alatt nem történt módosítás, és nem érkezett új üzenet. A művelet nem vonható vissza, ezért előtte javasoljuk az adatbázis biztonsági mentését.
Gyakori kérdések
Minden ügyvéd látja az iroda összes ügyét?
Nem. A normál felhasználó csak azokat a feladatokat látja, amelyekhez kifejezetten hozzárendelték. A Munkaterület adminisztrátora az adott Munkaterület összes feladatát és csevegését látja. A globális adminisztrátor minden feladathoz és csevegéshez hozzáfér, de más felhasználók tevékenységnaplójához nem.
Titkosítva van az adatbázisban a levelezés tartalma?
Lehet, ha Pro csomagod van. A titkosítás alapértelmezetten ki van kapcsolva. Az adminisztrátor generálja a DATA_ENCRYPTION_KEY kulcsot, amely a .env fájlba kerül, letölti a másolatát, majd bekapcsolja a titkosítást. Ettől a pillanattól a Task Manager AES-256-GCM algoritmussal titkosítja a felhasználók által írt új üzeneteket és a feladatleírásokat, a Levelezés (Pro) modulban pedig az e-mailek tartalmát is. A korábban rögzített adatokat az adminisztrátor a „Meglévő adatok titkosítása” gombbal titkosítja.
Törölhetők a régi ügyek a többi adat törlése nélkül?
Igen. A végleges törlés külön működik az archivált feladatok, a „Kész” vagy „Törölve” állapottal lezárt feladatok, valamint a régi üzenetek esetében. Csak az üzenetek törlése a feladatokat és a csevegéseket nem érinti.
Módosíthatja a partner a gyakornok által írt üzenetet?
Nem. Az üzenetet csak a szerzője szerkesztheti és törölheti. Ez alól az adminisztrátor sem kivétel.
Ki módosíthatja az ügy állapotát?
A feladat állapotát a létrehozója, a Munkaterület adminisztrátora, a globális adminisztrátor, illetve a feladat adminisztrátori jogosultságával rendelkező személy módosíthatja. Az állapotmódosítási jogosultsággal rendelkező résztvevő is megteheti ezt.