Wie arbeitet eine Kanzlei mit Task Manager?
Ein Kundenfall verteilt sich auf fünf Orte: Der Vertrag liegt in einer E-Mail, Absprachen im Chat, der Termin im Kalender des Telefons, der Scan auf einer Festplatte und die Gesprächsnotiz in einem Notizbuch. Ein halbes Jahr später dauert es einen halben Tag, die Absprachen zusammenzusuchen. Mit Task Manager können Sie den Fall an einem Ort verwalten.
Jede Angelegenheit ist eine Aufgabe im Arbeitsbereich. Eine Aufgabe enthält Beschreibung, Nachrichten, Anhänge und die Personen, die mit der Bearbeitung betraut sind. In der Variante Pro können Aufgabenbeschreibungen und Nachrichteninhalte in der Datenbank mit dem Algorithmus AES-256-GCM verschlüsselt werden. Der Schlüssel DATA_ENCRYPTION_KEY wird in der Datei .env gespeichert, und der Administrator kann eine Sicherungskopie davon herunterladen.
Der Ersteller des Arbeitsbereichs wird automatisch dessen Administrator. Der Arbeitsbereich kann für alle aktiven Nutzer offen sein oder nur für ausgewählte Personen. Im zweiten Fall haben nur ausdrücklich hinzugefügte Personen Zugriff sowie der Ersteller und die globalen Administratoren.
Was gehört zu einem Fall?
Eine Aufgabe hat einen eigenen Gesprächs-Thread, Anhänge und eine Teilnehmerliste. Ein normaler Anwalt sieht nur Fälle, denen er zugewiesen wurde. Der Administrator eines Arbeitsbereichs sieht alle Aufgaben und Chats in seinem Arbeitsbereich. Der Ersteller einer Aufgabe wird automatisch zu ihrem Administrator.
Beim Zuweisen einer Person zu einer Aufgabe können Sie ihr die Berechtigung als Aufgabenadministrator oder das Recht zum Ändern des Status erteilen. Ein Referendar kann an einer Aufgabe teilnehmen, ohne den Status ändern zu dürfen. Ein Teilnehmer mit der Berechtigung „Status ändern“ kann den Status einer Aufgabe auch ohne Administratorrechte ändern. Wenn Sie bei jemandem „Administrator“ auswählen, wird die Option zum Ändern des Status automatisch aktiviert und gesperrt. Ein Aufgabenadministrator hat dieses Recht bereits.
Eine Nachricht kann nur von ihrem Verfasser bearbeitet oder gelöscht werden. Das gilt auch für globale Administratoren.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen den Fall nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Wenn der Kunde nach den Absprachen vom März fragt, durchsuchen Sie nicht Postfach, Telefon und Ordner. Die Absprachen finden Sie direkt beim jeweiligen Fall, zusammen mit den dazugehörigen Dokumenten.
Sie wissen, wer Zugriff auf einen Fall hat. Ein neuer Referendar sieht keine Aufgaben, denen er nicht hinzugefügt wurde. Sie müssen das nicht erst im Nachhinein herausfinden.
In der Variante Pro können Sie das Risiko verringern, dass Nachrichteninhalte und Fallbeschreibungen ohne den Verschlüsselungsschlüssel gelesen werden. Das ist ein zusätzlicher Schutz der Daten, die Sie bei der Bearbeitung einer Angelegenheit sammeln.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Eine Kanzlei bearbeitet einen Wirtschaftsfall. Die verschiedenen Vertragsversionen liegen als Anhänge in der Aufgabe. Außerdem gibt es Absprachen aus Telefongesprächen, die von den zuständigen Personen festgehalten wurden. Der Fall wird abgeschlossen, und die Datenbank wächst weiter.
Der Administrator öffnet Einstellungen → Erweitert. Er kann mit technischen Logs beginnen: Protokollen von Anmeldeversuchen, die älter als 30 Tage sind, abgelaufenen Sitzungen und dem Ereignisprotokoll der n8n-Integration, das älter als 90 Tage ist. Bei dieser Bereinigung werden keine Aufgaben, Chats, Nachrichten oder Anhänge gelöscht. Standardmäßig wird sie einmal täglich automatisch ausgeführt, sobald jemand die Anwendung nutzt.
Das dauerhafte Löschen von Inhalten erfordert eine separate Entscheidung. Archivierte Aufgaben lassen sich löschen, nachdem ein Zeitraum ohne Aktivität ausgewählt wurde: 30, 90, 180 oder 365 Tage. Zusammen mit ihnen werden Nachrichten und Anhänge gelöscht. Das Programm zeigt die Anzahl der zu löschenden Elemente und den geschätzten Speicherplatz, der freigegeben werden kann. Anschließend wird ein zufälliger achtstelliger Code angezeigt. Sie müssen ihn eingeben, um die Schaltfläche „Löschen“ freizuschalten. „Inaktiv“ bedeutet, dass es während des ausgewählten Zeitraums keine Änderungen an der Aufgabe und keine neuen Nachrichten gab. Der Vorgang ist unwiderruflich. Deshalb wird empfohlen, vorher eine Sicherungskopie der Datenbank zu erstellen.
Häufig gestellte Fragen
Kann jeder Anwalt in der Kanzlei alle Fälle sehen?
Nein. Ein normaler Benutzer sieht nur Aufgaben, denen er ausdrücklich zugewiesen wurde. Der Administrator eines Arbeitsbereichs sieht alle Aufgaben und Chats in diesem Arbeitsbereich. Ein globaler Administrator hat Zugriff auf alle Aufgaben und Chats, aber nicht auf den Aktivitätsverlauf anderer Benutzer.
Ist der Inhalt der Korrespondenz in der Datenbank verschlüsselt?
Das ist möglich, wenn Sie die Variante Pro haben. Die Verschlüsselung ist standardmäßig deaktiviert. Der Administrator erzeugt den Schlüssel DATA_ENCRYPTION_KEY, der in die Datei .env gelangt, lädt eine Kopie davon herunter und aktiviert die Verschlüsselung. Ab diesem Moment verschlüsselt Task Manager mit dem Algorithmus AES-256-GCM neue von Nutzern geschriebene Nachrichten und Aufgabenbeschreibungen, und im Modul E-Mail (Pro) auch den Inhalt von E-Mails. Zuvor gespeicherte Daten verschlüsselt der Administrator über die Schaltfläche „Vorhandene Daten verschlüsseln“.
Kann man alte Fälle löschen, ohne den Rest zu entfernen?
Ja. Das dauerhafte Löschen ist separat für archivierte Aufgaben, abgeschlossene Aufgaben mit dem Status „Erledigt“ oder „Abgebrochen“ sowie alte Nachrichten möglich. Wenn nur die Nachrichten gelöscht werden, bleiben die Aufgaben und Chats erhalten.
Kann ein Partner eine Nachricht bearbeiten, die ein Referendar geschrieben hat?
Nein. Eine Nachricht kann nur von ihrem Verfasser bearbeitet oder gelöscht werden. Für Administratoren gibt es keine Ausnahme.
Wer kann den Status eines Falls ändern?
Den Status einer Aufgabe können ihr Ersteller, der Administrator des Arbeitsbereichs, ein globaler Administrator oder eine Person mit der Berechtigung „Aufgabenadministrator“ ändern. Das kann auch ein Teilnehmer mit der Berechtigung zum Ändern des Status.