Jak obchodní oddělení pracuje v Task Manageru?
Konverzace se zákazníkem je ve schránce obchodníka, dohody má v hlavě a termín dalšího kontaktu v kalendáři. Když odjede na dovolenou, musí někdo jiný celý případ rekonstruovat. Task Manager umožňuje propojit korespondenci s úkolem, ve kterém tým hlídá další postup.
Každý si připojí schránku přes IMAP a SMTP. Společnou adresu, například biuro@firma.pl, můžete připojit také u dvou lidí. Zprávy se odesílají přes SMTP server této schránky, takže zákazník dostane e-mail z vaší adresy. Vlákno můžete propojit s úkolem, chatem nebo pracovním prostorem. V úkolu se objeví štítek s předmětem e-mailu, který otevře korespondenci.
Propojení je navigační zkratka, nikoli zpřístupnění pošty. Předmět a obsah vlákna vidí pouze lidé, kteří mají danou schránku připojenou u sebe. Pokud se ostatní účastníci úkolu mají dozvědět, na čem jste se dohodli, vložte to do úkolu. Přílohy můžete uložit do modulu Soubory.
Jak to funguje?
Nový e-mail může spustit automatizaci. Spouštěč „Nový e-mail ve schránce“ kontroluje odesílatele, předmět, schránku a přítomnost přílohy. Pravidlo může vytvořit úkol a propojit ho s vláknem. Pokud bylo vlákno propojeno ručně už dříve, automatizace tuto volbu nepřepíše. V textu zprávy odesílané pravidlem můžete použít proměnné {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}} a {{mail.skrzynka}}.
Vzniklý úkol má téma, popis, stav a prioritu. Stav nabývá jedné ze čtyř hodnot: Bez stavu, Probíhá, Hotovo, Zrušeno. Priorita je normální nebo vysoká. Termín zahrnuje datum a čas nastavované nezávisle. Připomenutí spojené s termínem úkolu, vytvořené AI asistentem, může připadnout den předem, přesně v termínu nebo v 09:00 v den termínu. Po změně termínu se takové připomenutí přepočítá samo. Změna stavu zanechá ve vlákně systémovou zprávu se jménem a příjmením osoby, která ji provedla.
U dlouhé korespondence se hodí možnost „Uspořádat“ v patičce pole pro odpověď. Vlákno můžete číst jako originál nebo v režimech Vylepšit, Shrnutí a Expert. Shrnutí nabízí 1-2 věty na zprávu. Expert přidá pod každou zprávu „Upozornění experta“ s radou, rizikem nebo otázkou, na kterou stojí za to se doptat. Aplikace uspořádává zprávy v dávkách po 8 nejnovějších; starší načtete tlačítkem.
Vedle je soukromý AI asistent pro toto vlákno. Můžete se zeptat, jakou cenu schválili a kdo to udělal. Odpovídá výhradně na základě korespondence, a pokud v ní odpověď není, řekne to na rovinu. Jeho odpovědi vidíte pouze vy - neuvidí je ani správce.
Co získáte?
Před telefonátem klientovi nemusíte pročítat čtyřicet zpráv od začátku, abyste našli cenu uvedenou před třemi týdny. Stačí se na ni zeptat jednou větou. Když klient odpoví až po měsíci, snáz navážete na rozhovor, aniž byste si ho museli vybavovat zpaměti.
Když přebíráte případ po jiném obchodníkovi, nemusíte hádat, kdo označil úkol za dokončený a kdy je třeba se znovu ozvat. Domluvy z e-mailů budete mít k dispozici, pokud máte připojenou stejnou schránku nebo je někdo přesunul do úkolu. Samotné propojení vlákna nezpřístupní jeho obsah.
Když přijde nová poptávka, nemusíte spoléhat na to, že ji někdo přepíše do tabulky. Případ může přejít do úkolů bez ručního přepisování e-mailu. Termín a připomenutí pomohou pohlídat další kontakt, když řešíte jinou konverzaci.
Příklad z každodenní práce
Poptávka dorazí na společnou firemní adresu. Pravidlo se spouštěčem „Nový e-mail ve schránce“ rozpozná předmět a vytvoří úkol s termínem pro kontaktování. Vlákno s ním zůstane propojené. Obchodník otevře úkol a přes štítek s předmětem e-mailu přejde ke korespondenci.
V tomto příkladu má vlákno dvanáct zpráv a zákazník do něj vložil také odpovědi dvou dalších dodavatelů. Obchodník zapne režim Shrnutí a přečte si souhrn vlákna. Vrátí se k původnímu obsahu a potom se soukromého asistenta zeptá na poslední dohodnutý termín dodání. Aby mohl odeslat e-mail, znovu zvolí „AI asistent“ a vrátí se k běžné odpovědi v poli pod vláknem. Odpověď se ve výchozím nastavení odešle všem adresátům poslední zprávy, takže osoba v kopii zůstane v konverzaci. Sponkou v záhlaví uloží všechny přílohy vlákna včetně specifikace. Soubory se uloží do modulu Soubory, do složky Pošta → schránka → předmět vlákna.
Po telefonátu obchodník změní stav na „Probíhající“ a posune termín o týden. Připomenutí se přepočítá automaticky. Ve vlákně zůstane záznam o tom, kdo změnil stav.
Nejčastější dotazy
Je Task Manager systém CRM?
Ne. Task Manager nemá modul CRM, prodejní trychtýř ani karty obchodních partnerů. Umožňuje ale vést úkoly s termíny a propojit je s korespondencí s klientem.
Uvidí kolegyně z týmu moje vlákno se zákazníkem, když ho propojím s úkolem?
Ne, samotné propojení e-mail nezpřístupní. Předmět a obsah vidí pouze lidé, kteří mají danou schránku připojenou u sebe. Dohodu můžete vložit do úkolu a přílohy uložit do modulu Soubory.
Může se úkol vytvořit automaticky z e-mailu od zákazníka?
Ano. Spouštěč „Nový e-mail ve schránce“ může zkontrolovat odesílatele, předmět, schránku a přítomnost přílohy. Pravidlo vytvoří úkol a propojí ho s vláknem, pokud již nebylo propojeno ručně.
Čte AI asistent moji poštu na pozadí?
Ne. Pošta se neukládá do znalostní báze indexované na pozadí. Schránku nebo jednotlivé vlákno ručně vyberete pro jednu konverzaci. Funkci musí nejprve zapnout správce v Nastavení → AI.