Comment le service commercial travaille-t-il dans Task Manager ?
La conversation avec un client se trouve dans la boîte mail du commercial, les décisions qu’ils ont prises sont dans sa tête et la date du prochain contact dans son calendrier. Lorsqu’il part en congé, quelqu’un d’autre doit reconstituer le dossier. Task Manager permet d’associer la correspondance à une tâche, afin que l’équipe puisse assurer le suivi.
Chacun connecte sa boîte mail via IMAP et SMTP. Vous pouvez aussi connecter une adresse partagée, par exemple biuro@firma.pl, sur deux comptes. Les messages sont envoyés depuis le serveur SMTP de cette boîte mail, votre client reçoit donc un e-mail envoyé depuis votre adresse. Vous pouvez associer un fil à une tâche, une discussion ou un espace de travail. Une étiquette avec l’objet de l’e-mail apparaît dans la tâche et permet d’ouvrir la correspondance.
L’association est un raccourci de navigation, elle ne donne pas accès à la messagerie. Seules les personnes qui ont cette boîte mail connectée chez elles peuvent voir l’objet et le contenu du fil. Si les autres participants à la tâche doivent connaître les décisions prises, copiez-les dans la tâche. Vous pouvez enregistrer les pièces jointes dans le module Fichiers.
Comment ça marche ?
Un nouvel e-mail peut déclencher une automatisation. Le déclencheur « Nouvel e-mail dans une boîte mail » vérifie l’expéditeur, l’objet, la boîte mail et la présence d’une pièce jointe. La règle d’automatisation peut créer une tâche et l’associer au fil. Si le fil a déjà été associé manuellement, l’automatisation ne remplace pas ce choix. Dans le contenu du message envoyé par la règle d’automatisation, vous pouvez utiliser les variables {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}} et {{mail.skrzynka}}.
La tâche créée comporte un titre, une description, un statut et une priorité. Le statut prend l'une des quatre valeurs suivantes : Aucun statut, En cours, Terminé, Annulé. La priorité est normale ou haute. L'échéance comprend une date et une heure réglables indépendamment. Un rappel lié à l'échéance de la tâche, créé par l'Assistant IA, peut être programmé la veille, exactement à l'échéance ou à 9h00 le jour de l'échéance. Si l'échéance change, ce rappel est recalculé automatiquement. Un changement de statut laisse dans le fil un message système avec le nom et le prénom de la personne qui l'a effectué.
Pour les longues conversations, la fonction « Structurer » située dans le pied de la zone de réponse peut être utile. Vous pouvez lire le fil de discussion dans sa version originale ou utiliser les modes Embellir, Résumer et Expert. Le mode Résumer présente 1-2 phrases par message. Le mode Expert ajoute sous chaque message un « Avis d’expert » avec un conseil, un risque ou une question utile à poser. Le programme traite les messages par lots de 8, en commençant par les plus récents ; vous pouvez charger les plus anciens à l’aide du bouton.
À côté, vous disposez d’un Assistant IA privé pour ce fil de discussion. Vous pouvez lui demander quel prix a été accepté et par qui. Il répond uniquement à partir de la conversation et indique clairement lorsqu’elle ne contient pas la réponse. Vous seul voyez ses réponses - même l’administrateur ne peut pas les voir.
Qu'y gagnez-vous ?
Avant d’appeler un client, vous n’avez pas besoin de relire quarante messages depuis le début pour retrouver un prix communiqué il y a trois semaines. Il vous suffit de le demander en une phrase. Si le client répond un mois plus tard, il est plus facile de reprendre la conversation sans devoir vous la remémorer.
Lorsque vous reprenez un dossier après un autre commercial, vous n’avez pas à deviner qui a considéré la tâche comme terminée ni quand est prévu le prochain contact. Vous aurez accès aux accords échangés par e-mail si vous avez connecté la même boîte mail ou si quelqu’un les a transférés dans la tâche. Le simple fait d’associer le fil de discussion ne donne pas accès à son contenu.
Lorsqu’une nouvelle demande arrive, vous n’avez pas à compter sur quelqu’un pour la recopier dans un tableur. Elle peut être ajoutée aux tâches sans recopier manuellement l’e-mail. L’échéance et le rappel vous aident à ne pas oublier le prochain contact lorsque vous vous occupez d’une autre conversation.
Exemple du quotidien
Une demande de devis arrive à l’adresse partagée de l’entreprise. Une règle d’automatisation avec le déclencheur « Nouvel e-mail dans la boîte mail » identifie le sujet et crée une tâche avec une échéance de contact. Le fil de discussion y est associé. Le commercial ouvre la tâche, puis accède à la conversation en cliquant sur le badge indiquant le sujet de l’e-mail.
Dans cet exemple, le fil de discussion compte douze messages et le client a également collé les réponses de deux autres fournisseurs. Le commercial active le mode Résumer et lit le résumé du fil de discussion. Il revient au contenu original, puis demande à l’assistant privé quelle est la dernière date de livraison convenue. Pour envoyer un e-mail, il sélectionne à nouveau « Assistant IA » et revient à la réponse habituelle dans le champ situé sous le fil de discussion. Par défaut, la réponse est envoyée à tous les destinataires du dernier message ; la personne en copie reste donc dans la conversation. À l’aide du trombone dans l’en-tête, il enregistre toutes les pièces jointes du fil de discussion, y compris le cahier des charges. Les fichiers sont enregistrés dans le module Fichiers, dans le dossier Messagerie → boîte mail → sujet du fil de discussion.
Après l’appel, le commercial change le statut en « En cours » et reporte l’échéance d’une semaine. Le rappel est recalculé automatiquement. Le fil de discussion indique qui a modifié le statut.
Questions fréquentes
Task Manager est-il un système CRM ?
Non. Task Manager n'intègre pas de module CRM, de pipeline commercial ni de fiches clients. Il permet en revanche de gérer des tâches avec échéances et d'y rattacher la correspondance avec le client.
Ma collègue verra-t-elle mon fil de discussion avec un client si je l’associe à une tâche ?
Non, l’association ne donne pas accès à la messagerie. Seules les personnes qui ont cette boîte mail connectée chez elles peuvent voir l’objet et le contenu du fil. Vous pouvez copier les décisions dans la tâche et enregistrer les pièces jointes dans le module Fichiers.
Une tâche peut-elle être créée automatiquement à partir d’un e-mail d’un client ?
Oui. Le déclencheur « Nouvel e-mail dans une boîte mail » peut vérifier l’expéditeur, l’objet, la boîte mail et la présence d’une pièce jointe. La règle d’automatisation crée une tâche et l’associe au fil, à condition que celui-ci n’ait pas déjà été associé manuellement.
L’Assistant IA lit-il mes e-mails en arrière-plan ?
Non. Les e-mails ne sont pas indexés dans la base de connaissances en arrière-plan. Vous sélectionnez manuellement une boîte mail ou un fil précis pour une seule conversation. La fonctionnalité doit d’abord être activée par l’administrateur dans Paramètres → IA.