Come lavora il reparto vendite in Task Manager?
La conversazione con un cliente è nella casella del commerciale, gli accordi sono nella sua testa e la data del prossimo contatto è nel calendario. Quando va in ferie, qualcun altro deve ricostruire la situazione. Task Manager ti permette di collegare la corrispondenza a un'attività, così il team può tenere traccia del lavoro da svolgere.
Ognuno collega la propria casella tramite IMAP e SMTP. Puoi anche collegare un indirizzo condiviso, ad esempio biuro@firma.pl, per due persone. I messaggi in uscita passano dal server SMTP della casella, quindi il cliente riceve un'e-mail dal tuo indirizzo. Puoi collegare una discussione a un'attività, a una chat o a uno Spazio di lavoro. Nell'attività appare un'etichetta con l'oggetto dell'e-mail, che apre la corrispondenza.
Il collegamento è una scorciatoia di navigazione, non dà accesso alla posta. Solo chi ha configurato quella casella sul proprio account può vedere l'oggetto e il contenuto della discussione. Se gli altri partecipanti all'attività devono conoscere gli accordi, copiali nell'attività. Puoi salvare gli allegati nel modulo File.
Come funziona?
Una nuova e-mail può avviare un'automazione. Il trigger «Nuova e-mail nella casella» controlla il mittente, l'oggetto, la casella e la presenza di un allegato. La regola può creare un'attività e collegarla alla discussione. Se la discussione è già stata collegata manualmente, l'automazione non sovrascrive la scelta. Nel testo del messaggio inviato dalla regola puoi usare le variabili {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}} e {{mail.skrzynka}}.
L'attività creata ha un oggetto, una descrizione, uno stato e una priorità. Lo stato assume uno dei quattro valori: Nessuno stato, Lavori in corso, Completato, Annullato. La priorità è normale oppure alta. La scadenza comprende data e ora impostabili indipendentemente. Il promemoria collegato alla scadenza dell'attività, creato dall'Assistente AI, può essere impostato un giorno prima, esattamente alla scadenza oppure alle 09:00 del giorno della scadenza. Dopo una modifica della scadenza, tale promemoria si ricalcola automaticamente. Un cambio di stato lascia nella discussione un messaggio di sistema con nome e cognome della persona che lo ha effettuato.
Quando la corrispondenza è lunga, è utile usare «Riordina» nel piè di pagina del campo di risposta. Puoi leggere la discussione nella versione originale oppure nelle modalità Abbellisci, Riassumi ed Esperto. Riassumi genera 1-2 frasi per messaggio. Esperto aggiunge sotto ogni messaggio un «Parere dell'esperto» con un consiglio, un rischio o una domanda utile da fare. Il programma elabora i messaggi in gruppi di 8, a partire dai più recenti; puoi caricare quelli più vecchi con un pulsante.
Accanto trovi l'Assistente AI privato per questa discussione. Puoi chiedergli quale prezzo è stato accettato e da chi. Risponde esclusivamente sulla base della corrispondenza e, se non trova la risposta, te lo dice chiaramente. Le sue risposte sono visibili solo a te, nemmeno l'amministratore può vederle.
Cosa ci guadagni?
Prima di chiamare un cliente, non devi rileggere dall'inizio quaranta messaggi per trovare il prezzo comunicato tre settimane fa. Ti basta chiederglielo con una frase. Se il cliente risponde dopo un mese, è più facile riprendere la conversazione senza doverla ricostruire a memoria.
Quando subentri a un altro commerciale, non devi indovinare chi ha contrassegnato l'attività come completata né quando è previsto il prossimo contatto. Avrai a disposizione gli accordi delle e-mail se hai collegato la stessa casella o se qualcuno li ha trasferiti nell'attività. Il semplice collegamento della discussione non dà accesso al suo contenuto.
Quando arriva una nuova richiesta, non devi affidarti al fatto che qualcuno la trascriva in un foglio di calcolo. La richiesta può essere aggiunta alle attività senza dover copiare manualmente il contenuto dell'e-mail. La scadenza e il promemoria aiutano a non dimenticare il prossimo contatto mentre ti occupi di un'altra conversazione.
Esempio dal lavoro quotidiano
Una richiesta di preventivo arriva all'indirizzo aziendale condiviso. Una Regola con il trigger «Nuova e-mail nella casella» riconosce l'oggetto e crea un'attività con una scadenza per il contatto. La discussione viene collegata all'attività. Il commerciale apre l'attività e passa alla corrispondenza dalla targhetta con l'oggetto dell'e-mail.
In questo esempio, la discussione conta dodici messaggi e il cliente ha incollato anche le risposte di altri due fornitori. Il commerciale attiva la modalità Riassumi e legge il riepilogo della discussione. Poi torna al testo originale e chiede all'assistente privato qual è l'ultima data di consegna concordata. Per inviare un'e-mail, seleziona di nuovo «Assistente AI» e torna alla normale risposta nel campo sotto la discussione. Per impostazione predefinita, la risposta viene inviata a tutti i destinatari dell'ultimo messaggio, quindi anche la persona in copia resta nella conversazione. Con la graffetta nell'intestazione salva tutti gli allegati della discussione, comprese le specifiche. I file vengono salvati nel modulo File, nella cartella Posta → casella → oggetto della discussione.
Dopo la telefonata, il commerciale cambia lo stato in «In corso» e sposta la scadenza di una settimana. Il promemoria si aggiorna automaticamente. Nella discussione resta registrato chi ha modificato lo stato.
Domande frequenti
Task Manager è un sistema CRM?
No. Task Manager non ha un modulo CRM, una pipeline di vendita né schede anagrafiche dei clienti. Permette però di gestire attività con scadenze e collegarvi la corrispondenza con il cliente.
Una collega del team vedrà la mia discussione con un cliente se la collego a un'attività?
No, il semplice collegamento non dà accesso alla posta. Solo chi ha configurato quella casella sul proprio account può vedere l'oggetto e il contenuto. Puoi copiare gli accordi nell'attività e salvare gli allegati nel modulo File.
È possibile creare automaticamente un'attività a partire da un'e-mail di un cliente?
Sì. Il trigger «Nuova e-mail nella casella» può controllare il mittente, l'oggetto, la casella e la presenza di un allegato. La regola crea un'attività e la collega alla discussione, se non è già stata collegata manualmente.
L'Assistente AI legge la mia posta in background?
No. La posta non viene inserita nella base di conoscenza indicizzata in background. Puoi selezionare manualmente una casella o una singola discussione per una conversazione. La funzionalità deve essere prima attivata dall'amministratore in Impostazioni → AI.