Como é que o departamento comercial trabalha no Task Manager?
A conversa com o cliente está na caixa de correio do comercial, as decisões estão na cabeça dele e o prazo do próximo contacto está no calendário. Quando tira férias, outra pessoa tem de reconstruir o processo. O Task Manager permite associar a correspondência a uma tarefa, para que a equipa acompanhe o trabalho a realizar.
Cada pessoa liga a sua caixa de correio através de IMAP e SMTP. Também pode ligar um endereço partilhado, por exemplo, biuro@firma.pl, na conta de duas pessoas. As mensagens são enviadas através do servidor SMTP dessa caixa de correio, pelo que o cliente recebe o e-mail a partir do seu endereço. Pode associar uma conversa a uma tarefa, conversa ou workspace. Na tarefa, aparece um distintivo com o assunto do e-mail, que permite abrir a correspondência.
A associação é um atalho de navegação, não dá acesso ao e-mail. Só as pessoas que têm essa caixa de correio ligada na sua conta podem ver o assunto e o conteúdo da conversa. Se os restantes participantes na tarefa precisarem de conhecer as decisões, copie-as para a tarefa. Pode guardar os anexos no módulo Ficheiros.
Como funciona?
Um novo e-mail pode iniciar uma automação. O acionador «Novo e-mail na caixa de correio» verifica o remetente, o assunto, a caixa de correio e a presença de anexos. A receita pode criar uma tarefa e associá-la à conversa. Se a conversa já tiver sido associada manualmente, a automação não substitui essa associação. No conteúdo da mensagem enviada pela receita, pode utilizar as variáveis {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}} e {{mail.skrzynka}}.
A tarefa criada tem assunto, descrição, estado e prioridade. O estado assume um de quatro valores: Sem estado, Em curso, Concluída, Cancelada. A prioridade é normal ou alta. O prazo inclui data e hora definidas de forma independente. O lembrete associado ao prazo da tarefa, criado pelo Assistente de IA, pode ocorrer um dia antes, exatamente no prazo ou às 09:00 do dia do prazo. Após a alteração do prazo, esse lembrete é recalculado automaticamente. A alteração de estado deixa na conversa uma mensagem do sistema com o nome e apelido da pessoa que a efetuou.
«Organizar», no rodapé do campo de resposta, é útil quando a correspondência é longa. Pode ler a conversa no formato original ou nos modos Melhorar, Resumir e Especialista. Resumir apresenta 1-2 frases por mensagem. Especialista acrescenta, por baixo de cada mensagem, uma «Nota do especialista» com um conselho, um risco ou uma pergunta que vale a pena fazer. O programa organiza as oito mensagens mais recentes de cada vez; para carregar as mais antigas, utilize o botão.
Tem também um Assistente de IA privado para esta conversa. Pode perguntar, por exemplo, que preço foi aceite e por quem. O assistente responde exclusivamente com base na correspondência e, se não encontrar a resposta, dizê-lo-á claramente. Só você pode ver as respostas - nem o administrador as verá.
O que ganha?
Antes de telefonar ao cliente, não precisa de ler quarenta mensagens desde o início para encontrar o preço indicado há três semanas. Basta perguntar por ele numa frase. Quando o cliente responde passado um mês, é mais fácil retomar a conversa sem ter de a reconstruir de memória.
Quando assume um processo de outro comercial, não precisa de adivinhar quem deu a tarefa por concluída nem quando está previsto o próximo contacto. Terá acesso aos acordos feitos por e-mail se tiver a mesma caixa de correio ligada ou se alguém os tiver passado para a tarefa. Associar a conversa não dá acesso ao seu conteúdo.
Quando chega um novo pedido, não precisa de depender de alguém o copiar para uma folha de cálculo. O pedido pode passar a tarefas sem que seja necessário copiar manualmente o e-mail. O prazo e o lembrete ajudam a garantir o próximo contacto enquanto trata de outra conversa.
Exemplo do trabalho diário
Um pedido de orçamento chega ao endereço geral da empresa. Uma receita com o acionador «Novo e-mail na caixa de correio» reconhece o assunto e cria uma tarefa com um prazo para contactar o cliente. A conversa fica associada à tarefa. O comercial abre a tarefa e, através da etiqueta com o assunto do e-mail, acede à correspondência.
Neste exemplo, a conversa tem doze mensagens e o cliente também colou as respostas de outros dois fornecedores. O comercial ativa o modo Resumir e lê o resumo da conversa. Volta ao conteúdo original e, em seguida, pergunta ao assistente privado qual foi a última data de entrega acordada. Para enviar um e-mail, seleciona novamente «Assistente de IA» e volta à resposta normal no campo por baixo da conversa. Por predefinição, a resposta é enviada a todos os destinatários da última mensagem, pelo que a pessoa em CC permanece na conversa. Utiliza o clipe no cabeçalho para guardar todos os anexos da conversa, incluindo a especificação. Os ficheiros são guardados no módulo Ficheiros, na pasta Correio → caixa de correio → assunto da conversa.
Depois da chamada telefónica, o comercial altera o estado para «Em curso» e adia o prazo uma semana. O lembrete é recalculado automaticamente. Fica registado na conversa quem alterou o estado.
Perguntas mais frequentes
O Task Manager é um sistema CRM?
Não. O Task Manager não tem módulo de CRM, funil de vendas nem fichas de clientes. Permite, no entanto, gerir tarefas com prazos e associar-lhes a correspondência com o cliente.
Uma colega da equipa verá a minha conversa com um cliente se a associar a uma tarefa?
Não. A associação, por si só, não dá acesso ao e-mail. Só as pessoas que têm essa caixa de correio ligada na sua conta podem ver o assunto e o conteúdo. Pode copiar as decisões para a tarefa e guardar os anexos no módulo Ficheiros.
É possível criar automaticamente uma tarefa a partir de um e-mail de um cliente?
Sim. O acionador «Novo e-mail na caixa de correio» pode verificar o remetente, o assunto, a caixa de correio e a presença de anexos. A receita cria uma tarefa e associa-a à conversa, desde que não tenha sido associada manualmente anteriormente.
O Assistente de IA lê o meu e-mail em segundo plano?
Não. O e-mail não é incluído na base de conhecimento indexada em segundo plano. Pode selecionar manualmente uma caixa de correio ou uma conversa específica para uma única interação. A funcionalidade tem de ser previamente ativada pelo administrador em Definições → IA.