Miten myyntiosasto työskentelee Task Managerissa?
Asiakaskeskustelu on myyjän postilaatikossa, sovitut asiat hänen muistissaan ja seuraavan yhteydenoton määräaika kalenterissa. Kun hän jää lomalle, jonkun muun on selvitettävä tilanne. Task Managerissa voit liittää kirjeenvaihdon tehtävään, jossa tiimi huolehtii työn jatkamisesta.
Jokainen yhdistää postilaatikkonsa IMAPin ja SMTP:n kautta. Voit yhdistää myös yhteisen osoitteen, esimerkiksi biuro@firma.pl, kahden henkilön käyttöön. Viestit lähtevät kyseisen postilaatikon SMTP-palvelimelta, joten asiakas saa sähköpostin sinun osoitteestasi. Voit liittää viestiketjun tehtävään, keskusteluun tai työtilaan. Tehtävään ilmestyy sähköpostin aihetta näyttävä tunniste, jota napsauttamalla kirjeenvaihto avautuu.
Liittäminen toimii navigointipikakuvakkeena, eikä se anna käyttöoikeutta sähköpostiin. Vain ne, joilla kyseinen postilaatikko on yhdistettynä omalla tilillään, näkevät viestiketjun aiheen ja sisällön. Jos muiden tehtävän osallistujien on tiedettävä sovituista asioista, liitä ne tehtävään. Voit tallentaa liitteet Tiedostot-moduuliin.
Miten se toimii?
Uusi sähköposti voi käynnistää automaation. ”Uusi sähköposti postilaatikossa” -käynnistin tarkistaa lähettäjän, aiheen, postilaatikon ja sen, onko viestissä liite. Automaatiosääntö voi luoda tehtävän ja liittää sen viestiketjuun. Jos viestiketju on jo liitetty manuaalisesti, automaatio ei korvaa tätä valintaa. Automaatiosäännön lähettämän viestin tekstissä voit käyttää muuttujia {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}} ja {{mail.skrzynka}}.
Syntyneellä tehtävällä on otsikko, kuvaus, tila ja prioriteetti. Tila saa yhden neljästä arvosta: Ei tilaa, Työn alla, Valmis, Peruttu. Prioriteetti on normaali tai korkea. Määräaika sisältää erikseen asetettavan päivämäärän ja kellonajan. AI-avustajan luoma, tehtävän määräaikaan liittyvä muistutus voi osua päivää aiemmin, tarkalleen määräaikaan tai kello 09:00 määräaikapäivänä. Määräajan muuttuessa tällainen muistutus lasketaan uudelleen automaattisesti. Tilan muutos jättää viestiketjuun järjestelmäviestin sen henkilön nimellä, joka muutoksen teki.
Pitkissä sähköpostikeskusteluissa vastauskentän alatunnisteessa oleva ”Jäsennä” on kätevä. Voit lukea viestiketjun alkuperäisenä tai käyttää tiloja Kaunista, Tiivistä ja Asiantuntija. Tiivistä-tila antaa jokaisesta viestistä 1-2 virkkeen yhteenvedon. Asiantuntija-tila lisää jokaisen viestin alle ”Asiantuntijan huomion”, jossa on neuvo, riski tai kysymys, joka kannattaa esittää. Ohjelma käsittelee viestejä kahdeksan uusimman viestin erissä. Voit ladata vanhempia viestejä painikkeella.
Viestiketjussa on myös yksityinen AI-avustaja. Voit kysyä, mikä hinta hyväksyttiin ja kuka sen hyväksyi. Avustaja vastaa ainoastaan sähköpostikeskustelun perusteella. Jos vastausta ei löydy, se kertoo sen suoraan. Vain sinä näet sen vastaukset - edes ylläpitäjä ei näe niitä.
Mitä hyödyt?
Ennen asiakaspuhelua sinun ei tarvitse lukea neljääkymmentä viestiä alusta asti löytääksesi kolme viikkoa sitten mainitun hinnan. Kysyt sitä yhdellä lauseella. Kun asiakas vastaa kuukauden kuluttua, keskusteluun on helpompi palata ilman, että joudut palauttamaan sitä mieleesi.
Kun otat asian hoitaaksesi toiselta myyjältä, sinun ei tarvitse arvailla, kuka merkitsi tehtävän valmiiksi ja milloin seuraavan yhteydenoton pitäisi tapahtua. Sähköpostien sopimukset ovat käytettävissäsi, jos sama postilaatikko on yhdistetty sinulle tai joku on siirtänyt ne tehtävään. Pelkkä viestiketjun liittäminen ei anna pääsyä sen sisältöön.
Kun uusi tarjouspyyntö saapuu, sinun ei tarvitse luottaa siihen, että joku kirjaa sen taulukkoon. Asia voi siirtyä tehtäviin ilman, että sähköpostia tarvitsee kopioida käsin. Määräaika ja muistutus auttavat huolehtimaan seuraavasta yhteydenotosta, kun hoidat toista keskustelua.
Esimerkki arjen työstä
Tarjouspyyntö saapuu yrityksen yhteiseen osoitteeseen. Automaatiosääntö, jonka käynnistimenä on ”Uusi sähköposti postilaatikossa”, tunnistaa aiheen ja luo tehtävän, johon asetetaan yhteydenoton määräaika. Viestiketju liitetään tehtävään. Myyjä avaa tehtävän ja siirtyy sähköpostikeskusteluun aiheen sisältävästä tunnisteesta.
Tässä esimerkissä viestiketjussa on kaksitoista viestiä, ja asiakas on liittänyt mukaan myös kahden muun toimittajan vastaukset. Myyjä ottaa käyttöön Tiivistä-tilan ja lukee viestiketjun yhteenvedon. Hän palaa alkuperäiseen sisältöön ja kysyy sitten yksityiseltä avustajalta viimeksi sovittua toimitusaikaa. Lähettääkseen sähköpostin hän valitsee uudelleen ”AI-avustajan” ja palaa tavalliseen vastauskenttään viestiketjun alla. Vastaus lähetetään oletusarvoisesti viimeisimmän viestin kaikille vastaanottajille, joten kopiossa ollut henkilö pysyy mukana keskustelussa. Otsakkeen paperiliittimellä hän tallentaa kaikki viestiketjun liitteet, myös tekniset tiedot. Tiedostot tallentuvat Tiedostot-moduuliin kansioon Sähköposti → postilaatikko → viestiketjun aihe.
Puhelun jälkeen myyjä muuttaa tilaksi ”Työn alla” ja siirtää määräaikaa viikolla eteenpäin. Muistutus päivittyy automaattisesti. Viestiketjuun jää merkintä siitä, kuka muutti tilan.
Usein kysytyt kysymykset
Onko Task Manager CRM-järjestelmä?
Ei. Task Managerissa ei ole CRM-moduulia, myyntisuppiloa eikä asiakaskortistoa. Sen sijaan sen avulla voi hoitaa tehtäviä määräaikoineen ja liittää niihin asiakkaan kanssa käydyn kirjeenvaihdon.
Näkeekö tiimikaverini asiakkaan kanssa käymäni viestiketjun, jos liitän sen tehtävään?
Ei, pelkkä liittäminen ei anna käyttöoikeutta sähköpostiin. Vain ne, joilla kyseinen postilaatikko on yhdistettynä omalla tilillään, näkevät aiheen ja viestin sisällön. Voit liittää sopimukset tehtävään ja tallentaa liitteet Tiedostot-moduuliin.
Voiko tehtävä syntyä automaattisesti asiakkaalta saapuneesta sähköpostista?
Kyllä. ”Uusi sähköposti postilaatikossa” -käynnistin voi tarkistaa lähettäjän, aiheen, postilaatikon ja sen, onko viestissä liite. Automaatiosääntö luo tehtävän ja liittää sen viestiketjuun, jos sitä ei ole jo liitetty manuaalisesti.
Lukeeko AI-avustaja sähköpostejani taustalla?
Ei. Sähköposti ei päädy taustalla indeksoitavaan tietopankkiin. Valitset manuaalisesti yhden postilaatikon tai yksittäisen viestiketjun yhtä keskustelua varten. Järjestelmänvalvojan on ensin otettava toiminto käyttöön kohdassa Asetukset → AI.