¿Cómo trabaja el departamento de ventas en Task Manager?
La conversación con un cliente está en el buzón de un comercial, los acuerdos están en su cabeza y la fecha del próximo contacto, en el calendario. Cuando se va de vacaciones, otra persona tiene que reconstruir el caso. Task Manager permite vincular la correspondencia a una tarea para que el equipo pueda hacer seguimiento del trabajo pendiente.
Cada persona conecta su buzón mediante IMAP y SMTP. También puedes conectar una dirección compartida, por ejemplo, biuro@firma.pl, desde dos cuentas. Los mensajes se envían desde el servidor SMTP de ese buzón, por lo que el cliente recibe el correo desde tu dirección. Puedes vincular un hilo a una tarea, un chat o un Espacio de trabajo. En la tarea aparece una etiqueta con el asunto del correo que permite abrir la correspondencia.
El vínculo es un acceso directo para navegar, no una forma de compartir el correo. Solo pueden ver el asunto y el contenido del hilo quienes tengan ese buzón conectado. Si el resto de participantes de la tarea necesita conocer los acuerdos, cópialos en la tarea. Puedes guardar los archivos adjuntos en el módulo Archivos.
¿Cómo funciona?
Un correo nuevo puede activar una automatización. El activador «Nuevo correo en el buzón» comprueba el remitente, el asunto, el buzón y si hay archivos adjuntos. La regla puede crear una tarea y vincularla al hilo. Si el hilo ya se había vinculado manualmente, la automatización no sustituirá esa selección. En el contenido del mensaje que envía la regla, puedes usar las variables {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}} y {{mail.skrzynka}}.
La tarea creada tiene tema, descripción, estado y prioridad. El estado toma uno de cuatro valores: Sin estado, En curso, Hecho, Cancelado. La prioridad es normal o alta. La fecha límite incluye fecha y hora que se configuran de forma independiente. El recordatorio vinculado a la fecha límite de la tarea, creado por el Asistente de IA, puede saltar un día antes, exactamente en la fecha límite o a las 09:00 del día del vencimiento. Al cambiar la fecha límite, ese recordatorio se recalcula automáticamente. Un cambio de estado deja en el hilo un mensaje del sistema con el nombre y apellidos de la persona que lo hizo.
Cuando la conversación es larga, resulta útil «Organizar» en el pie del campo de respuesta. Puedes leer el hilo original o en los modos Embellecer, Resumir y Experto. Resumir ofrece 1-2 frases por mensaje. Experto añade debajo de cada mensaje una «Nota del experto» con un consejo, un riesgo o una pregunta que convendría hacer. El programa organiza los mensajes en grupos de 8, empezando por los más recientes; puedes cargar los anteriores con el botón.
Junto al hilo tienes un Asistente de IA privado para esa conversación. Puedes preguntarle qué precio se aceptó y quién lo aprobó. Responde únicamente basándose en la correspondencia y, si no encuentra la respuesta, te lo dice claramente. Solo tú puedes ver sus respuestas, ni siquiera el administrador.
¿Qué ganas?
Antes de llamar al cliente, no tienes que leer desde el principio cuarenta mensajes para encontrar el precio que se indicó hace tres semanas. Basta con preguntarlo en una frase. Cuando el cliente responde al cabo de un mes, es más fácil retomar la conversación sin tener que reconstruirla de memoria.
Si te haces cargo de un asunto que llevaba otro comercial, no tienes que adivinar quién dio la tarea por terminada ni cuándo toca volver a contactar. Tendrás acceso a lo acordado por correo si tienes esa misma cuenta conectada o si alguien lo ha trasladado a la tarea. Vincular el hilo por sí solo no da acceso a su contenido.
Cuando llega una nueva consulta, no tienes que confiar en que alguien la copie en una hoja de cálculo. Puede pasar a las tareas sin copiar el correo manualmente. La fecha límite y el recordatorio te ayudan a no olvidar el siguiente contacto mientras atiendes otra conversación.
Ejemplo del trabajo diario
La solicitud de presupuesto llega a la dirección compartida de la empresa. Una Regla con el activador «Nuevo correo en el buzón» reconoce el asunto y crea una tarea con una fecha límite para contactar. El hilo queda vinculado a ella. El comercial abre la tarea y accede a la correspondencia desde la etiqueta con el asunto del correo.
En este ejemplo, el hilo tiene doce mensajes y el cliente también ha pegado las respuestas de otros dos proveedores. El comercial activa el modo Resumir y lee el resumen del hilo. Vuelve al contenido original y, después, pregunta al asistente privado cuál fue la última fecha de entrega acordada. Para enviar un correo, vuelve a seleccionar «Asistente de IA» y regresa a la respuesta habitual en el campo situado debajo del hilo. Por defecto, la respuesta se envía a todos los destinatarios del último mensaje, así que la persona en copia sigue en la conversación. Con el clip de la cabecera, guarda todos los archivos adjuntos del hilo, incluida la especificación. Los archivos se guardan en el módulo Archivos, en la carpeta Correo → buzón → asunto del hilo.
Después de la llamada, el comercial cambia el estado a «En curso» y aplaza la fecha límite una semana. El recordatorio se actualiza automáticamente. En el hilo queda constancia de quién ha cambiado el estado.
Preguntas frecuentes
¿Task Manager es un sistema CRM?
No. Task Manager no tiene módulo de CRM, embudo de ventas ni fichas de clientes. Sí permite, en cambio, llevar tareas con plazos y vincularlas con la correspondencia con el cliente.
¿Mi compañera de equipo verá mi hilo con un cliente si lo vinculo a una tarea?
No. El vínculo por sí solo no da acceso al correo. Solo pueden ver el asunto y el contenido quienes tengan ese buzón conectado. Puedes copiar los acuerdos en la tarea y guardar los archivos adjuntos en el módulo Archivos.
¿Se puede crear automáticamente una tarea a partir de un correo de un cliente?
Sí. El activador «Nuevo correo en el buzón» puede comprobar el remitente, el asunto, el buzón y si hay archivos adjuntos. La regla crea una tarea y la vincula al hilo, siempre que no se haya vinculado antes manualmente.
¿El Asistente de IA lee mi correo en segundo plano?
No. El correo no se añade a la base de conocimiento que se indexa en segundo plano. Puedes seleccionar manualmente un buzón o un hilo concreto para una conversación. Antes, el administrador debe activar esta función en Ajustes → IA.