Wie arbeitet der Vertrieb mit Task Manager?
Die Unterhaltung mit einem Kunden liegt im Postfach eines Vertriebsmitarbeiters, die Absprachen sind in seinem Kopf und der Termin für den nächsten Kontakt steht im Kalender. Wenn er Urlaub nimmt, muss jemand anderes den Vorgang nachvollziehen. Mit Task Manager können Sie E-Mail-Korrespondenz mit einer Aufgabe verknüpfen, in der das Team die nächsten Schritte im Blick behält.
Jeder bindet sein Postfach über IMAP und SMTP ein. Sie können auch dieselbe gemeinsame Adresse, zum Beispiel biuro@firma.pl, bei zwei Personen einbinden. Ausgehende Nachrichten werden über den SMTP-Server dieses Postfachs versendet, sodass der Kunde eine E-Mail von Ihrer Adresse erhält. Sie können einen Thread mit einer Aufgabe, einem Chat oder einem Arbeitsbereich verknüpfen. In der Aufgabe erscheint ein Abzeichen mit dem Betreff der E-Mail, über das sich die Korrespondenz öffnen lässt.
Die Verknüpfung ist eine Navigationshilfe, keine Freigabe des Postfachs. Betreff und Inhalt des Threads sehen nur Personen, die dieses Postfach bei sich eingebunden haben. Wenn andere Beteiligte der Aufgabe die Absprachen kennen sollen, fügen Sie sie in die Aufgabe ein. Anhänge können Sie im Modul Dateien speichern.
Wie funktioniert das?
Eine neue E-Mail kann eine Automatisierung auslösen. Der Auslöser „Neue E-Mail im Postfach“ prüft Absender, Betreff, Postfach und das Vorhandensein eines Anhangs. Die Automatisierungsregel kann eine Aufgabe erstellen und sie mit dem Thread verknüpfen. Wenn der Thread zuvor manuell verknüpft wurde, überschreibt die Automatisierung diese Auswahl nicht. Im Text einer von der Automatisierungsregel versendeten Nachricht können Sie die Variablen {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}} und {{mail.skrzynka}} verwenden.
Die erstellte Aufgabe hat ein Thema, eine Beschreibung, einen Status und eine Priorität. Der Status nimmt einen von vier Werten an: Kein Status, In Bearbeitung, Erledigt, Abgebrochen. Die Priorität ist normal oder hoch. Das Fälligkeitsdatum umfasst Datum und Uhrzeit, die unabhängig voneinander eingestellt werden. Eine vom KI-Assistenten erstellte Erinnerung, die mit dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe verknüpft ist, kann einen Tag vorher, genau zum Termin oder um 09:00 Uhr am Fälligkeitstag erfolgen. Nach einer Änderung des Fälligkeitsdatums wird eine solche Erinnerung automatisch neu berechnet. Eine Statusänderung hinterlässt im Thread eine Systemnachricht mit dem Namen der Person, die sie vorgenommen hat.
Bei längerer Korrespondenz hilft „Strukturieren“ in der Fußzeile des Antwortfelds. Sie können den Thread im Original oder in den Modi Verschönern, Zusammenfassen und Experte lesen. Zusammenfassen ergibt 1-2 Sätze pro Nachricht. Experte fügt unter jeder Nachricht einen „Expertenhinweis“ mit einem Rat, einem Risiko oder einer Frage hinzu, die sich nachzufragen lohnt. Das Programm strukturiert die Nachrichten in Gruppen von jeweils 8 neuesten Nachrichten; ältere laden Sie über eine Schaltfläche nach.
Daneben gibt es einen privaten KI-Assistenten für diesen Thread. Sie können fragen, welcher Preis vereinbart wurde und wer ihn bestätigt hat. Er antwortet ausschließlich auf Grundlage der Korrespondenz und weist ausdrücklich darauf hin, wenn sie keine Antwort enthält. Nur Sie sehen seine Antworten - auch der Administrator kann sie nicht sehen.
Was gewinnen Sie?
Vor einem Anruf beim Kunden müssen Sie nicht erst vierzig Nachrichten von Anfang an lesen, um den vor drei Wochen genannten Preis zu finden. Fragen Sie einfach danach. Wenn der Kunde sich nach einem Monat zurückmeldet, fällt es leichter, das Gespräch wieder aufzunehmen, ohne sich alles ins Gedächtnis rufen zu müssen.
Wenn Sie einen Vorgang von einem anderen Vertriebsmitarbeiter übernehmen, müssen Sie nicht raten, wer die Aufgabe als erledigt markiert hat und wann der nächste Kontakt ansteht. Vereinbarungen aus E-Mails stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie dasselbe Postfach angebunden haben oder jemand sie in die Aufgabe übertragen hat. Durch das Verknüpfen des Threads allein erhalten Sie keinen Zugriff auf dessen Inhalt.
Wenn eine neue Anfrage eingeht, müssen Sie sich nicht darauf verlassen, dass jemand sie in eine Tabelle überträgt. Der Vorgang kann ohne manuelles Übertragen der E-Mail als Aufgabe angelegt werden. Fälligkeitsdatum und Erinnerung helfen Ihnen, den nächsten Kontakt im Blick zu behalten, während Sie sich um ein anderes Gespräch kümmern.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Eine Angebotsanfrage geht an die gemeinsame Firmenadresse. Eine Automatisierungsregel mit dem Auslöser „Neue E-Mail im Postfach“ erkennt das Thema und erstellt eine Aufgabe mit einem Termin für die Kontaktaufnahme. Der Thread wird mit der Aufgabe verknüpft. Der Vertriebsmitarbeiter öffnet die Aufgabe und gelangt über das Label mit dem Betreff der E-Mail zur Korrespondenz.
In diesem Beispiel umfasst der Thread zwölf Nachrichten, und der Kunde hat auch die Antworten von zwei anderen Anbietern eingefügt. Der Vertriebsmitarbeiter aktiviert den Modus Zusammenfassen und liest die Zusammenfassung des Threads. Danach kehrt er zum Originaltext zurück und fragt den privaten Assistenten nach dem zuletzt vereinbarten Liefertermin. Um eine E-Mail zu senden, wählt er erneut „KI-Assistent“ und kehrt zur normalen Antwort im Feld unter dem Thread zurück. Die Antwort geht standardmäßig an alle Empfänger der letzten Nachricht, sodass auch die Person in CC im Gespräch bleibt. Mit der Büroklammer in der Kopfzeile speichert er alle Anhänge des Threads, einschließlich der Spezifikation. Die Dateien werden im Modul Dateien im Ordner E-Mail → Postfach → Betreff des Threads abgelegt.
Nach dem Telefonat ändert der Vertriebsmitarbeiter den Status in „In Bearbeitung“ und verschiebt das Fälligkeitsdatum um eine Woche. Die Erinnerung wird automatisch angepasst. Im Thread bleibt festgehalten, wer den Status geändert hat.
Häufig gestellte Fragen
Ist Task Manager ein CRM-System?
Nein. Task Manager verfügt über kein CRM-Modul, keinen Vertriebstrichter und keine Kundenkarteien. Dafür können Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdaten führen und damit die Korrespondenz mit dem Kunden verknüpfen.
Kann meine Kollegin aus dem Team meinen Thread mit einem Kunden sehen, wenn ich ihn mit einer Aufgabe verknüpfe?
Nein, durch die Verknüpfung wird das Postfach nicht freigegeben. Betreff und Inhalt sehen nur Personen, die dieses Postfach bei sich eingebunden haben. Sie können die Absprachen in die Aufgabe kopieren und Anhänge im Modul Dateien speichern.
Kann aus einer E-Mail eines Kunden automatisch eine Aufgabe erstellt werden?
Ja. Der Auslöser „Neue E-Mail im Postfach“ kann Absender, Betreff, Postfach und das Vorhandensein eines Anhangs prüfen. Die Automatisierungsregel erstellt eine Aufgabe und verknüpft sie mit dem Thread, sofern dieser nicht bereits manuell verknüpft wurde.
Liest der KI-Assistent meine E-Mails im Hintergrund?
Nein. E-Mails werden nicht in eine im Hintergrund indexierte Wissensdatenbank aufgenommen. Sie wählen ein Postfach oder einen einzelnen Thread manuell für eine Unterhaltung aus. Die Funktion muss zuvor von einem Administrator unter Einstellungen → KI aktiviert werden.