Hogyan dolgozik az értékesítési csapat a Task Managerben?
Az ügyféllel folytatott beszélgetés az értékesítő postafiókjában van, a megállapodások csak az ő fejében, a következő kapcsolatfelvétel időpontja pedig a naptárában. Ha szabadságra megy, valaki másnak kell kiderítenie, mi történt az ügyben. A Task Managerben összekapcsolhatod a levelezést egy Feladattal, amelyben a csapat nyomon követi a további teendőket.
Mindenki IMAP-on és SMTP-n keresztül csatlakoztathatja a postafiókját. Közös címet, például a biuro@firma.pl címet is beállíthatod két embernél. A kimenő üzenetek az adott postafiók SMTP-szerveréről mennek ki, így az ügyfél a te címedről kapja az e-mailt. A beszélgetésszálat összekapcsolhatod egy feladattal, csevegéssel vagy Munkaterülettel. A feladatban megjelenik az e-mail tárgyát mutató címke, amely megnyitja a levelezést.
Az összekapcsolás navigációs hivatkozás, nem teszi hozzáférhetővé a levelezést. A beszélgetésszál tárgyát és tartalmát csak azok látják, akiknél be van állítva az adott postafiók. Ha a feladat többi résztvevőjének ismernie kell a megállapodásokat, másold be őket a feladatba. A mellékleteket a Fájlok modulban mentheted el.
Hogyan működik?
Az új e-mail automatizálást indíthat. Az „Új e-mail a postafiókban” indító ellenőrzi a feladót, a tárgyat, a postafiókot és azt, hogy van-e melléklet. Az automatizálási szabály létrehozhat egy feladatot, és összekapcsolhatja a beszélgetésszállal. Ha a beszélgetésszálat korábban manuálisan kapcsolták össze, az automatizálás nem írja felül ezt a választást. Az automatizálási szabály által küldött üzenet szövegében használhatod a {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}} és {{mail.skrzynka}} változókat.
A létrejött feladatnak van tárgya, leírása, állapota és prioritása. Az állapot négy érték egyikét veheti fel: Nincs állapot, Folyamatban, Elkészült, Törölve. A prioritás normál vagy magas. A határidő dátumból és egymástól függetlenül beállítható időpontból áll. Az AI-asszisztens által létrehozott, a feladat határidejéhez kapcsolódó emlékeztető érkezhet egy nappal korábban, pontosan a határidőkor vagy a határidő napján 09:00-kor. A határidő módosítása után az emlékeztető automatikusan újraszámolódik. Az állapot módosítása rendszerüzenetet hagy a beszélgetésszálban, a változtatást végző személy nevével.
Hosszú levelezés esetén hasznos a „Rendszerezd” lehetőség a válaszmező láblécében. A beszélgetésszálat eredeti formájában vagy a Szépítés, Összefoglalás és Szakértő módokban olvashatod. Az Összefoglalás üzenetenként 1-2 mondatot ad. A Szakértő minden üzenet alatt megjelenít egy „Szakértői megjegyzést”, amely tanácsot, kockázatot vagy egy érdemes tisztázó kérdést tartalmaz. A program a legutóbbi 8 üzenetet dolgozza fel egyszerre; a régebbieket a gombbal töltheted be.
Mellette található az ehhez a beszélgetésszálhoz tartozó privát AI-asszisztens. Megkérdezheted például, milyen árat fogadtak el, és ki fogadta el. Kizárólag a levelezés alapján válaszol, és egyértelműen jelzi, ha ott nem található válasz. A válaszait csak te látod - még az adminisztrátor sem láthatja őket.
Mit nyersz vele?
Ügyfélhívás előtt nem kell az elejétől elolvasnod negyven üzenetet, hogy megtaláld a három hete megadott árat. Egyetlen mondatban rákérdezhetsz. Ha az ügyfél egy hónap múlva válaszol, könnyebben felveheted újra a fonalat anélkül, hogy emlékezetből kellene felidézned a beszélgetést.
Ha egy másik értékesítőtől veszed át az ügyet, nem kell találgatnod, ki jelölte be befejezettként a feladatot, és mikor esedékes a következő kapcsolatfelvétel. Az e-mailekben rögzített megállapodások akkor lesznek elérhetők számodra, ha ugyanaz a postafiók van csatlakoztatva nálad, vagy valaki áthelyezte őket a feladatba. A beszélgetésszál összekapcsolása önmagában nem biztosít hozzáférést a tartalmához.
Új megkeresés érkezésekor nem kell arra hagyatkoznod, hogy valaki bemásolja egy táblázatba. Az ügy kézi e-mail-másolás nélkül is bekerülhet a feladatok közé. A határidő és az emlékeztető segít észben tartani a következő kapcsolatfelvételt akkor is, amikor egy másik beszélgetéssel foglalkozol.
Példa a mindennapi munkából
Az ajánlatkérés a cég közös e-mail-címére érkezik. Az „Új e-mail a postafiókban” indítót használó automatizálási szabály felismeri a tárgyat, és létrehoz egy feladatot a kapcsolatfelvétel határidejével. A beszélgetésszál összekapcsolódik vele. Az értékesítő megnyitja a feladatot, majd az e-mail tárgyát mutató címkére kattintva továbblép a levelezéshez.
Ebben a példában a beszélgetésszál tizenkét üzenetből áll, az ügyfél pedig két másik beszállító válaszait is bemásolta. Az értékesítő bekapcsolja az Összefoglalás módot, és elolvassa a beszélgetésszál rövid összefoglalóját. Visszatér az eredeti tartalomhoz, majd megkérdezi a privát asszisztensét, mi az utoljára egyeztetett szállítási határidő. E-mail küldéséhez ismét az „AI-asszisztens” lehetőséget választja, majd visszatér a beszélgetésszál alatti mezőben a szokásos válaszhoz. A válasz alapértelmezés szerint az utolsó üzenet összes címzettjének szól, így a másolatot kapó személy is benne marad a levelezésben. A fejlécben található gemkapoccsal elmenti a beszélgetésszál összes mellékletét, köztük a specifikációt is. A fájlok a Fájlok modulba, a Levelezés → postafiók → beszélgetésszál tárgya mappába kerülnek.
A telefonhívás után az értékesítő „Folyamatban” állapotra vált, és egy héttel későbbre teszi a határidőt. Az emlékeztető automatikusan újraszámolódik. A beszélgetésszálban rögzül, ki módosította az állapotot.
Gyakori kérdések
A Task Manager CRM-rendszer?
Nem. A Task Managernek nincs CRM modulja, értékesítési tölcsére vagy ügyféltörzse. Ehelyett lehetővé teszi határidős feladatok vezetését, és ezekhez kapcsolhatod az ügyféllel folytatott levelezést.
Látni fogja a csapattársam az ügyféllel folytatott beszélgetésszálamat, ha összekapcsolom egy feladattal?
Nem, az összekapcsolás önmagában nem teszi hozzáférhetővé a levelezést. A tárgyat és az üzenet tartalmát csak azok látják, akiknél be van állítva az adott postafiók. A megállapodásokat bemásolhatod a feladatba, a mellékleteket pedig a Fájlok modulban mentheted el.
Automatikusan létrejöhet egy Feladat az ügyféltől érkező e-mailből?
Igen. Az „Új e-mail a postafiókban” indító ellenőrizheti a feladót, a tárgyat, a postafiókot és azt, hogy van-e melléklet. Az automatizálási szabály létrehozza a feladatot, és összekapcsolja a beszélgetésszállal, ha azt korábban nem kapcsolták össze manuálisan.
A háttérben olvassa az AI-asszisztens a leveleimet?
Nem. A levelezés nem kerül be a háttérben indexelt tudásbázisba. Egy postafiókot vagy egy adott beszélgetésszálat manuálisan választhatsz ki egyetlen beszélgetéshez. A funkciót előbb az adminisztrátornak kell bekapcsolnia a Beállítások → AI menüpontban.