Ako obchodné oddelenie pracuje v Task Manageri?
Konverzácia so zákazníkom je v schránke obchodníka, dohody má v hlave a termín ďalšieho kontaktu v kalendári. Keď odíde na dovolenku, niekto iný musí celý prípad zrekonštruovať. Task Manager umožňuje prepojiť korešpondenciu s úlohou, v ktorej tím dohliada na ďalšiu prácu.
Každý si pripojí schránku cez IMAP a SMTP. Môžete tiež pripojiť spoločnú adresu, napríklad biuro@firma.pl, u dvoch ľudí. Odchádzajúce správy sa odosielajú cez SMTP server tejto schránky, takže zákazník dostane e-mail z vašej adresy. Vlákno môžete prepojiť s úlohou, chatom alebo pracovným priestorom. V úlohe sa zobrazí štítok s predmetom e-mailu, ktorý otvorí korešpondenciu.
Prepojenie je navigačná skratka, nie sprístupnenie pošty. Predmet a obsah vlákna vidia iba osoby, ktoré majú túto schránku pripojenú vo svojom účte. Ak majú ostatní účastníci úlohy poznať dohody, vložte ich do úlohy. Prílohy môžete uložiť v module Súbory.
Ako to funguje?
Nový e-mail môže spustiť automatizáciu. Spúšťač „Nový e-mail v schránke“ kontroluje odosielateľa, predmet, schránku a prítomnosť prílohy. Recept môže vytvoriť úlohu a prepojiť ju s vláknom. Ak bolo vlákno prepojené ručne už skôr, automatizácia túto voľbu neprepíše. V texte správy odosielanej receptom môžete použiť premenné {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}} a {{mail.skrzynka}}.
Vytvorená úloha má predmet, popis, stav a prioritu. Stav nadobúda jednu zo štyroch hodnôt: Bez stavu, Práce prebieha, Hotovo, Zrušené. Priorita je normálna alebo vysoká. Termín zahŕňa dátum a čas nastavené nezávisle. Pripomienka spojená s termínom úlohy, vytvorená Asistentom AI, môže pripadnúť na deň vopred, presne v termíne alebo o 09:00 v deň termínu. Po zmene termínu sa takáto pripomienka prepočíta automaticky. Zmena stavu zanechá vo vlákne systémovú správu s menom a priezviskom osoby, ktorá ju vykonala.
Pri dlhej korešpondencii sa hodí „Usporiadať“ v pätičke poľa na odpoveď. Vlákno môžete čítať v pôvodnej podobe alebo v režimoch Vylepšiť, Zhrnúť a Expert. Zhrnúť poskytne 1-2 vety na správu. Expert pridáva pod každú správu „Upozornenie experta“ s radou, rizikom alebo otázkou, na ktorú sa oplatí opýtať. Program usporadúva správy v dávkach po 8 najnovších; staršie načítate tlačidlom.
Vedľa je súkromný Asistent AI pre toto vlákno. Môžete sa opýtať, akú cenu schválili a kto ju schválil. Odpovedá výlučne na základe korešpondencie, a ak v nej odpoveď nenájde, povie to priamo. Jeho odpovede vidíte iba vy - neuvidí ich ani správca.
Čo získate?
Pred telefonátom klientovi nemusíte čítať všetkých štyridsať správ od začiatku, aby ste našli cenu uvedenú pred tromi týždňami. Stačí sa na ňu opýtať jednou vetou. Keď klient odpovie po mesiaci, ľahšie nadviažete na rozhovor bez toho, aby ste si ho museli vybavovať z pamäti.
Keď preberáte prípad po inom obchodníkovi, nemusíte hádať, kto označil úlohu za dokončenú ani kedy je naplánovaný ďalší kontakt. Dohody z e-mailov budete mať k dispozícii, ak máte pripojenú tú istú schránku alebo ich niekto preniesol do úlohy. Samotné prepojenie vlákna vám prístup k jeho obsahu neposkytne.
Keď príde nový dopyt, nemusíte sa spoliehať na to, že ho niekto prepíše do tabuľky. Prípad sa môže dostať medzi úlohy bez ručného prepisovania e-mailu. Termín a pripomienka vám pomôžu postrážiť si ďalší kontakt, keď sa venujete inému rozhovoru.
Príklad z každodennej práce
Dopyt na cenovú ponuku príde na spoločnú firemnú adresu. Recept so spúšťačom „Nový e-mail v schránke“ rozpozná predmet a vytvorí úlohu s termínom kontaktovania. Vlákno sa s ňou prepojí. Obchodník otvorí úlohu a cez štítok s predmetom e-mailu prejde ku korešpondencii.
V tomto príklade má vlákno dvanásť správ a zákazník skopíroval aj odpovede dvoch ďalších dodávateľov. Obchodník zapne režim Zhrnúť a prečíta si zhrnutie vlákna. Vráti sa k pôvodnému obsahu a potom sa súkromného asistenta opýta na posledný dohodnutý termín dodania. Ak chce odoslať e-mail, znova vyberie „Asistent AI“ a vráti sa k bežnej odpovedi v poli pod vláknom. Odpoveď sa predvolene odošle všetkým adresátom poslednej správy, takže osoba v kópii zostane v konverzácii. Sponkou v hlavičke uloží všetky prílohy vlákna vrátane špecifikácie. Súbory sa uložia do modulu Súbory, do priečinka Pošta → schránka → predmet vlákna.
Po telefonáte obchodník zmení stav na „Práce prebiehajú“ a posunie termín o týždeň. Pripomienka sa prepočíta automaticky. Vo vlákne zostane záznam o tom, kto zmenil stav.
Najčastejšie otázky
Je Task Manager systém CRM?
Nie. Task Manager nemá modul CRM, predajný lievik ani karty obchodných partnerov. Umožňuje však viesť úlohy s termínmi a prepojiť s nimi korešpondenciu s klientom.
Uvidí kolegyňa z tímu moje vlákno so zákazníkom, ak ho prepojím s úlohou?
Nie, samotné prepojenie nesprístupní poštu. Predmet a obsah vidia iba osoby, ktoré majú túto schránku pripojenú vo svojom účte. Dohody môžete vložiť do úlohy a prílohy uložiť v module Súbory.
Môže sa úloha vytvoriť automaticky z e-mailu od zákazníka?
Áno. Spúšťač „Nový e-mail v schránke“ môže skontrolovať odosielateľa, predmet, schránku a prítomnosť prílohy. Recept vytvorí úlohu a prepojí ju s vláknom, ak ešte nebola prepojená ručne.
Číta Asistent AI moju poštu na pozadí?
Nie. Pošta sa nedostáva do databázy znalostí indexovanej na pozadí. Schránku alebo jednotlivé vlákno vyberiete manuálne pre jednu konverzáciu. Túto funkciu musí najprv zapnúť správca v Nastaveniach → AI.