Hur arbetar säljavdelningen i Task Manager?
Konversationen med kunden finns i säljarens inkorg, överenskommelserna i hens huvud och datumet för nästa kontakt i kalendern. När hen är ledig måste någon annan återskapa ärendet. Med Task Manager kan du koppla korrespondensen till en uppgift där teamet kan hålla koll på det fortsatta arbetet.
Var och en ansluter sin inkorg via IMAP och SMTP. Du kan också ansluta en gemensam adress, till exempel biuro@firma.pl, hos två personer. Utgående meddelanden skickas från inkorgens SMTP-server, så kunden får ett mejl från din adress. Du kan koppla tråden till en uppgift, chatt eller arbetsyta. I uppgiften visas en etikett med mejlets ämne som öppnar korrespondensen.
Kopplingen är en genväg för navigering, inte ett sätt att dela e-posten. Det är bara de som har anslutit inkorgen hos sig som kan se trådens ämne och innehåll. Om de andra deltagarna i uppgiften behöver känna till överenskommelserna kan du klistra in dem i uppgiften. Du kan spara bilagor i modulen Filer.
Hur fungerar det?
Ett nytt mejl kan starta en automatisering. Utlösaren ”Nytt e-postmeddelande i inkorgen” kontrollerar avsändaren, ämnet, inkorgen och om det finns en bilaga. Automatiseringsregeln kan skapa en uppgift och koppla den till tråden. Om tråden redan har kopplats manuellt ändrar automatiseringen inte det valet. I meddelandetexten som skickas av automatiseringsregeln kan du använda variablerna {{mail.temat}}, {{mail.nadawca}} och {{mail.skrzynka}}.
Den skapade uppgiften har ämne, beskrivning, status och prioritet. Status har ett av fyra värden: Ingen status, Pågående, Klar, Avbruten. Prioriteten är normal eller hög. Förfallodatumet omfattar datum och tid som ställs in oberoende av varandra. En påminnelse kopplad till uppgiftens förfallodatum, skapad av AI-assistenten, kan infalla dagen innan, exakt vid förfallodatumet eller klockan 09:00 samma dag. Om förfallodatumet ändras räknas en sådan påminnelse om automatiskt. En statusändring lämnar ett systemmeddelande i tråden med namnet på den person som gjorde ändringen.
Vid långa e-postkonversationer är ”Strukturera” i svarsfältets sidfot användbart. Du kan läsa tråden som original eller i lägena Förfina, Sammanfatta och Expert. Sammanfatta ger 1-2 meningar per meddelande. Expert lägger till en ”Expertkommentar” under varje meddelande med råd, risker eller frågor som kan vara värda att ställa. Programmet strukturerar meddelandena i omgångar om 8 av de senaste meddelandena; äldre meddelanden hämtar du med knappen.
Bredvid finns en privat AI-assistent för den här tråden. Du kan fråga vilket pris som godkändes och vem som godkände det. Den svarar enbart utifrån e-postkonversationen och säger tydligt till om svaret inte finns där. Det är bara du som kan se svaren - inte ens administratören kan se dem.
Vad vinner du?
Inför ett samtal med kunden behöver du inte läsa igenom fyrtio meddelanden från början för att hitta priset som angavs för tre veckor sedan. Fråga om det i en enda mening. När kunden svarar efter en månad blir det enklare att återuppta samtalet utan att försöka minnas allt.
När du tar över ett ärende från en annan säljare behöver du inte gissa vem som markerade uppgiften som klar eller när det är dags för nästa kontakt. Överenskommelser från e-postmeddelanden är tillgängliga för dig om du har samma inkorg ansluten eller om någon har flyttat dem till uppgiften. Att bara länka en tråd ger inte tillgång till innehållet.
När en ny förfrågan kommer in behöver du inte förlita dig på att någon skriver in den i ett kalkylblad. Ärendet kan läggas till bland uppgifterna utan att någon manuellt skriver av e-postmeddelandet. Förfallodatum och påminnelse hjälper dig att följa upp nästa kontakt när du arbetar med en annan konversation.
Exempel från vardagen
En offertförfrågan kommer till företagets gemensamma adress. En automatiseringsregel med utlösaren ”Nytt e-postmeddelande i inkorgen” identifierar ämnet och skapar en uppgift med ett datum för kundkontakt. Tråden länkas till uppgiften. Säljaren öppnar uppgiften och går vidare till e-postkonversationen via etiketten med e-postämnet.
I det här exemplet består tråden av tolv meddelanden, och kunden har även klistrat in svar från två andra leverantörer. Säljaren aktiverar läget Sammanfatta och läser en sammanfattning av tråden. Sedan går säljaren tillbaka till originalmeddelandena och frågar den privata assistenten om det senast överenskomna leveransdatumet. För att skicka ett e-postmeddelande väljer säljaren ”AI-assistent” igen och återgår till det vanliga svarsfältet under tråden. Som standard skickas svaret till alla mottagare av det senaste meddelandet, så även personen i kopia finns kvar i konversationen. Med gemet i rubriken sparar säljaren alla bilagor i tråden, inklusive specifikationen. Filerna hamnar i modulen Filer, i mappen E-post → inkorg → trådens ämne.
Efter telefonsamtalet ändrar säljaren statusen till ”Pågående” och flyttar förfallodatumet en vecka framåt. Påminnelsen räknas om automatiskt. I tråden sparas information om vem som ändrade statusen.
Vanliga frågor
Är Task Manager ett CRM-system?
Nej. Task Manager har ingen CRM-modul, ingen säljtratt och inga kundregister. Däremot går det att hantera uppgifter med förfallodatum och koppla kundkorrespondens till dem.
Kan en kollega i teamet se min tråd med en kund om jag kopplar den till en uppgift?
Nej, själva kopplingen ger inte åtkomst till e-posten. Det är bara de som har anslutit den inkorgen hos sig som kan se ämnet och innehållet. Du kan klistra in överenskommelserna i uppgiften och spara bilagorna i modulen Filer.
Kan en uppgift skapas automatiskt från ett mejl från en kund?
Ja. Utlösaren ”Nytt e-postmeddelande i inkorgen” kan kontrollera avsändaren, ämnet, inkorgen och om det finns en bilaga. Automatiseringsregeln skapar en uppgift och kopplar den till tråden, såvida den inte redan har kopplats manuellt.
Läser AI-assistenten min e-post i bakgrunden?
Nej. E-post hamnar inte i den kunskapsbas som indexeras i bakgrunden. Du väljer manuellt en inkorg eller en enskild tråd för en konversation. Funktionen måste först aktiveras av administratören under Inställningar → AI.