Jak servisní firma pracuje v Task Manageru?
Zakázka klienta se málokdy vejde na jedno místo. Poptávka leží ve schránce správce klienta, domluvy v chatu, upravená smlouva na disku a termín odevzdání v hlavě. Ve firmě poskytující služby B2B může každou zakázku vést někdo jiný. Task Manager vám umožní soustředit práci na jednom místě v úkolu: s konverzací, soubory, seznamem rozsahu a termínem. Pošta zůstává oddělená, její vlákno však můžete propojit s úkolem.
Úkol má předmět, popis, prioritu (běžnou nebo vysokou), termín s datem a případně i časem a přiřazené osoby. Pod kartou úkolu probíhá konverzace: najdete v ní komentáře týmu, reakce, zmínky pomocí @ a přílohy. Na výběr jsou čtyři stavy: bez stavu, probíhá, hotovo, zrušeno. V seznamu vidíte, co právě probíhá a co už je uzavřené.
Klient často píše e-mailem. Schránku IMAP připojíte v Nastavení. Pokud je ve schránce zapnuté zobrazování v seznamu úkolů a chatů, zobrazí se tam všechna její vlákna; jinak pouze ta ručně připnutá. Schránka patří jedné osobě a je soukromá - ani správce nemůže nahlížet do e-mailů ostatních. Společnou firemní adresu si každý připojí u sebe.
Co přesně se děje u zakázky?
Termín vidíte v seznamu úkolů. Karta má barevný proužek vlevo a kroužek s počtem dní. Červená znamená úkol po termínu, modrá - úkol na dnešek, zelená - úkol v termínu. Šedá se zobrazí, když termín chybí nebo je úkol uzavřený. Pokud nezadáte čas, úkol zůstane „na dnešek“ po celý den a zčervená až následující den. Nad seznamem jsou dlaždice: V termínu, Na dnešek, Po termínu, Chat. Tyto čtyři dlaždice zároveň fungují jako počítadla a filtry. Když máte připojenou schránku, na panelu statistik se zobrazí také dlaždice Pošta.
Rozsah úkolu můžete uložit jako seznam úkolů v popisu úkolu. Položky odškrtáváte na kartě nahoře ve vlákně a ukazatel zobrazuje průběh, například „2 ze 3 hotovo“. Stav vidí všichni účastníci. U odškrtnuté položky se zobrazí malý avatar osoby, která ji označila. K odškrtnutí své části nepotřebujete oprávnění k úpravám úkolu.
Změny parametrů zůstávají v konverzaci jako vycentrované systémové zprávy. Týká se to stavu, přiřazených osob, termínu, priority a názvu. Při posunutí termínu se zaznamená také jeho předchozí hodnota. Později můžete zjistit, kdo a kdy změnil datum odevzdání.
E-mail od zákazníka můžete propojit s úkolem pomocí položky „Propojit“ v nabídce poštovního vlákna. Pokud máte tuto schránku připojenou u sebe, v záhlaví úkolu uvidíte odkaz na korespondenci. Je to pouze usnadnění navigace: obsah e-mailu stále vidí jen osoba, která má tuto schránku připojenou u sebe.
Co získáte?
Den nezačínáte tím, že si vybavujete, v jakém stavu zakázka zůstala. Když klient zavolá po měsíci, můžete se vrátit ke konverzaci u úkolu a zkontrolovat domluvy, kdo posunul termín a jaká byla jeho předchozí hodnota. Nemusíte tyto informace hledat v samostatném chatu.
Když správce klienta odjede na dovolenou, neztratíte celý kontext. Lidé pracující na zakázce si mohou přečíst konverzaci, zkontrolovat rozsah a zjistit, kdo odškrtl danou práci. E-maily ostatních zůstávají soukromé, takže důležité domluvy předané pouze poštou se týmu automaticky nezpřístupní.
Nemusíte hádat, kolik práce připadá na dnešek. Před rozhovorem s klientem vidíte počet zakázek na dnešek a po termínu. Je to konkrétnější základ pro domluvu dalšího termínu než vzpomínky jednoho člověka.
Příklad z každodenní práce
Agentura řeší dvacet zakázek najednou. Klient napíše e-mailem: „můžeme posunout předání na pátek?“. Správce klienta uvidí zprávu v připojené schránce, propojí vlákno se zakázkou a změní termín úkolu. V konverzaci se objeví systémový záznam s předchozím datem. Záznam také ukazuje, kdo a kdy termín posunul.
O dva týdny později je správce zakázky nemocný a klient volá s dotazem na dvě úpravy. Osoba, která hovor přijme, otevře zakázku. Vidí seznam rozsahu, zaškrtnuté položky a avatary lidí, kteří je označili. Může si také přečíst konverzaci u úkolu. Když potřebuje zjistit, kdo změnil termín, zkontroluje systémový záznam. E-mail klienta ale neuvidí, pokud u sebe nemá připojenou jeho schránku.
Nejčastější dotazy
Musí se tým učit novou metodiku?
Nemusíte se učit samostatnou metodiku, abyste zakázku zapsali jako úkol s tématem, termínem, prioritou a přiřazenými osobami. Online školení pro tým je k dispozici jako doplňková služba - jeho cenu najdete v ceníku. Dostupné stavy jsou: bez stavu, probíhá, hotovo, zrušeno. Konverzace u úkolu zobrazuje avatar, jméno a čas; podporuje také reakce a zmínky přes @.
Uvidí klient naše interní domluvy?
Ne. Konverzace u úkolu je interní. V seznamu úkolů běžný uživatel vidí úkoly, ke kterým je přiřazen; správce pracovního prostoru a globální správce vidí všechny úkoly. E-mailová korespondence zůstává oddělená v připojené schránce.
Funguje firemní pošta v programu?
Ano, ve variantě Pro - jde o modul Pošta: schránku IMAP připojíte v Nastavení. V seznamu úkolů a chatů uvidíte všechna vlákna schránky se zapnutým zobrazováním v tomto seznamu, nebo jen ručně připnutá vlákna, pokud je zobrazování vypnuté. Vlákno můžete propojit se zakázkou. Přílohy vlákna můžete uložit do Souborů do složky Pošta / název schránky / téma vlákna.
Co se stane, když někdo posune termín zakázky?
V konverzaci u úkolu se objeví systémová zpráva s příjmením dané osoby, časem a předchozí hodnotou termínu. Barva karty odpovídá termínu: červená označuje termín, který už uplynul, modrá dnešní termín, zelená některý z následujících dnů. Dokončené a zrušené úkoly mají šedý odznak, i když už je po termínu.
Lze opakující se kroky svěřit automatizaci?
Ano. Pravidla fungují v uspořádání KDYŽ / POKUD / PROVEĎ. Například e-mail od klienta s přílohou může spustit uložení dokumentů do zvolené složky a oznámení v programu pro autora pravidla. Automatizace fungují v plánu Pro. Každý uživatel k nim má přístup ve výchozím stavu a administrátor jej může vybraným osobám odebrat v panelu uživatelů.