Wie arbeitet ein Dienstleistungsunternehmen mit Task Manager?
Ein Kundenauftrag ist selten an einem Ort zu finden. Die Anfrage liegt im Postfach des Kundenbetreuers, Vereinbarungen im Chat, der überarbeitete Vertrag auf dem Laufwerk und der Abgabetermin im Kopf. In einem B2B-Dienstleistungsunternehmen kann jeder Auftrag von einer anderen Person betreut werden. Mit Task Manager können Sie die Arbeit daran in einer Aufgabe bündeln: mit Unterhaltung, Dateien, einer Liste des Leistungsumfangs und einem Fälligkeitsdatum. E-Mails bleiben separat, ihr Thread lässt sich jedoch mit einer Aufgabe verknüpfen.
Eine Aufgabe hat einen Titel, eine Beschreibung, eine Priorität (normal oder hoch), ein Fälligkeitsdatum mit Datum und optionaler Uhrzeit sowie zugewiesene Personen. Unter der Aufgabenkarte findet eine Unterhaltung statt: mit Kommentaren des Teams, Reaktionen, Erwähnungen mit @ und Anhängen. Es stehen vier Status zur Auswahl: kein Status, in Bearbeitung, erledigt, abgebrochen. In der Liste sehen Sie, was noch läuft und was bereits abgeschlossen ist.
Kunden schreiben häufig per E-Mail. In den Einstellungen können Sie ein IMAP-Postfach anbinden. Wenn die Anzeige des Postfachs in der Aufgaben- und Chatliste aktiviert ist, erscheinen dort alle Threads; andernfalls nur die manuell angehefteten. Das Postfach gehört einer Person und ist privat - auch der Administrator kann die E-Mails anderer Personen nicht einsehen. Die gemeinsame Firmenadresse bindet jeder bei sich selbst an.
Was passiert genau bei einem Auftrag?
Das Fälligkeitsdatum sehen Sie in der Aufgabenliste. Die Karte hat links einen farbigen Balken und einen Kreis mit der Anzahl der Tage. Rot bedeutet, dass das Fälligkeitsdatum überschritten ist, Blau - dass die Aufgabe heute fällig ist, Grün - dass sie noch innerhalb der Frist liegt. Grau wird die Karte angezeigt, wenn es kein Fälligkeitsdatum gibt oder die Aufgabe abgeschlossen ist. Wenn Sie keine Uhrzeit angeben, bleibt der Auftrag den ganzen Tag „heute“ fällig und wird erst am nächsten Tag rot. Über der Liste befinden sich Kacheln: Fristgerecht, Heute, Überfällig, Chat. Diese vier Kacheln dienen gleichzeitig als Zähler und Filter. Wenn Sie ein Postfach angebunden haben, erscheint in der Statistikleiste außerdem die Kachel E-Mail.
Den Leistungsumfang des Auftrags können Sie als To-do-Liste in der Aufgabenbeschreibung festhalten. Sie haken die Punkte auf der Karte oben im Thread ab; ein Balken zeigt den Fortschritt an, zum Beispiel „2 von 3 erledigt“. Alle Beteiligten sehen den Stand. Neben einem abgehakten Punkt erscheint der Mini-Avatar der Person, die ihn abgehakt hat. Um Ihren Teil abzuhaken, benötigen Sie keine Bearbeitungsrechte für die Aufgabe.
Änderungen an den Aufgabenangaben erscheinen in der Unterhaltung als zentrierte Systemnachrichten. Das betrifft den Status, die zugewiesenen Personen, das Fälligkeitsdatum, die Priorität und den Namen. Wird das Fälligkeitsdatum verschoben, wird auch der vorherige Wert festgehalten. So können Sie später nachsehen, wer das Abgabedatum wann geändert hat.
Eine E-Mail eines Kunden können Sie über den Menüpunkt „Verknüpfen“ im Menü des E-Mail-Threads mit einer Aufgabe verknüpfen. Wenn Sie dieses Postfach selbst angebunden haben, sehen Sie in der Kopfzeile der Aufgabe einen Link zur Korrespondenz. Das erleichtert lediglich die Navigation: Den Inhalt der E-Mail sieht weiterhin nur die Person, die das Postfach selbst angebunden hat.
Was gewinnen Sie?
Sie beginnen den Tag nicht damit, erst einmal herauszufinden, wo ein Auftrag stehen geblieben ist. Wenn der Kunde nach einem Monat anruft, können Sie zum Gespräch bei der Aufgabe zurückkehren und die Absprachen prüfen - ebenso, wer den Fälligkeitstermin verschoben hat und welches Datum zuvor eingetragen war. Sie müssen diese Informationen nicht in einem separaten Chat suchen.
Sie verlieren nicht den gesamten Kontext, wenn die Kundenbetreuung in Urlaub geht. Die Personen, die am Auftrag arbeiten, können das Gespräch lesen, den Leistungsumfang prüfen und sehen, wer die jeweilige Arbeit abgehakt hat. Die E-Mails anderer bleiben privat. Wichtige Absprachen, die nur per E-Mail getroffen wurden, sind daher nicht automatisch für das Team zugänglich.
Sie müssen nicht raten, wie viel Arbeit heute ansteht. Vor dem Gespräch mit dem Kunden sehen Sie, wie viele Aufträge heute und überfällig sind. Das ist eine konkretere Grundlage für ein Gespräch über einen neuen Termin als die Erinnerung einer einzelnen Person.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Eine Agentur bearbeitet zwanzig Aufträge gleichzeitig. Ein Kunde schreibt per E-Mail: „Können wir die Abgabe auf Freitag verschieben?“ Die Kundenbetreuung sieht die Nachricht im verbundenen Postfach, verknüpft den Thread mit dem Auftrag und ändert den Fälligkeitstermin der Aufgabe. Im Gespräch erscheint ein Systemeintrag mit dem vorherigen Datum. Der Eintrag zeigt außerdem, wer den Termin wann verschoben hat.
Zwei Wochen später ist die Kundenbetreuung krank, und der Kunde ruft wegen zweier Korrekturen an. Die Person, die den Anruf entgegennimmt, öffnet den Auftrag. Sie sieht die Liste des Leistungsumfangs, die abgehakten Punkte und die Avatare der Personen, die sie abgehakt haben. Außerdem kann sie das Gespräch bei der Aufgabe lesen. Wenn sie herausfinden muss, wer den Termin geändert hat, prüft sie den Systemeintrag. Die E-Mail des Kunden sieht sie jedoch nicht, wenn dessen Postfach nicht bei ihr verbunden ist.
Häufig gestellte Fragen
Muss das Team eine neue Methodik erlernen?
Sie müssen keine eigene Methodik erlernen, um einen Auftrag als Aufgabe mit Betreff, Fälligkeitsdatum, Priorität und zugewiesenen Personen zu erfassen. Eine Online-Schulung für das Team ist als Zusatzleistung verfügbar - den Preis finden Sie in den Preisen. Verfügbare Status sind: kein Status, in Bearbeitung, erledigt, storniert. Die Unterhaltung zur Aufgabe zeigt Avatar, Name und Uhrzeit an; sie unterstützt auch Reaktionen und Erwähnungen über @.
Kann der Kunde unsere internen Vereinbarungen sehen?
Nein. Die Unterhaltung zur Aufgabe ist intern. In der Aufgabenliste sehen normale Benutzer nur die Aufgaben, denen sie zugewiesen sind; der Arbeitsbereich-Administrator und der globale Administrator sehen alle Aufgaben. Die E-Mail-Korrespondenz bleibt separat im angebundenen Postfach.
Funktioniert das Firmenpostfach im Programm?
Ja, in der Pro-Variante - das ist das Modul E-Mail: Sie verbinden ein IMAP-Postfach in den Einstellungen. In der Liste der Aufgaben und Chats sehen Sie entweder alle Threads des Postfachs, bei denen die Anzeige in dieser Liste aktiviert ist, oder nur manuell angeheftete Threads, wenn die Anzeige deaktiviert ist. Sie können einen Thread mit einem Auftrag verknüpfen. Anhänge eines Threads können Sie in Dateien im Ordner E-Mail / Postfachname / Thread-Betreff speichern.
Was passiert, wenn jemand das Fälligkeitsdatum eines Auftrags verschiebt?
In der Unterhaltung zur Aufgabe erscheint eine Systemnachricht mit dem Nachnamen der Person, der Uhrzeit und dem vorherigen Fälligkeitsdatum. Die Farbe der Karte richtet sich nach dem Fälligkeitsdatum: Rot bedeutet, dass es überschritten ist, Blau - dass es heute fällig ist, Grün - dass es an einem der kommenden Tage fällig ist. Erledigte und abgebrochene Aufgaben haben ein graues Label, auch wenn ihr Fälligkeitsdatum überschritten ist.
Kann ein Automat wiederkehrende Schritte übernehmen?
Ja. Automatisierungsregeln funktionieren nach dem Schema WENN / FALLS / FÜHRE AUS. Zum Beispiel kann eine E-Mail eines Kunden mit Anhang das Speichern der Dokumente im angegebenen Ordner sowie eine Benachrichtigung im Programm für den Ersteller der Regel auslösen. Automatisierungen stehen im Plan Pro zur Verfügung. Jeder Nutzer hat standardmäßig Zugriff darauf, der Administrator kann ihn ausgewählten Personen im Benutzerbereich entziehen.