Comment une entreprise de services travaille-t-elle dans Task Manager ?
Une commande client est rarement regroupée au même endroit. La demande se trouve dans la boîte mail de la personne en charge du client, les accords dans une discussion, le contrat corrigé sur un disque et la date de livraison dans la tête de quelqu’un. Dans une entreprise de services B2B, chaque commande peut être suivie par une personne différente. Task Manager permet de regrouper le travail correspondant dans une tâche : conversation, fichiers, liste des éléments à réaliser et échéance. La messagerie reste séparée, mais son fil de discussion peut être associé à la tâche.
Une tâche comporte un sujet, une description, une priorité (normale ou élevée), une échéance avec une date et, facultativement, une heure, ainsi que des personnes assignées. Une conversation se déroule sous la carte de la tâche : commentaires de l’équipe, réactions, mentions avec @ et pièces jointes. Quatre statuts sont disponibles : aucun statut, en cours, terminée, annulée. La liste indique ce qui est en cours et ce qui est déjà clôturé.
Le client écrit souvent par e-mail. Vous connectez une boîte mail IMAP dans les Paramètres. Si l’affichage de la boîte mail dans la liste des tâches et des discussions est activé, tous ses fils de discussion y apparaissent ; sinon, seuls ceux qui ont été épinglés manuellement s’affichent. La boîte mail appartient à une seule personne et reste privée - même l’administrateur ne peut pas consulter les e-mails des autres. Chaque personne connecte de son côté l’adresse partagée de l’entreprise.
Que se passe-t-il exactement pour une commande ?
L’échéance est visible dans la liste des tâches. La carte comporte une barre colorée à gauche et un cercle indiquant le nombre de jours. Le rouge signifie que la tâche est en retard, le bleu qu’elle est prévue pour aujourd’hui et le vert qu’elle est dans les délais. Le gris apparaît lorsqu’il n’y a pas d’échéance ou que la tâche est clôturée. Si vous ne précisez pas d’heure, la commande reste « prévue pour aujourd’hui » toute la journée et ne passe au rouge que le lendemain. Au-dessus de la liste, des tuiles indiquent : Dans les délais, Aujourd’hui, En retard, Discussion. Ces quatre tuiles servent à la fois de compteurs et de filtres. Si vous avez connecté une boîte mail, une tuile Messagerie apparaît également dans la barre des statistiques.
Vous pouvez enregistrer le périmètre de la commande sous forme de liste de tâches dans la description de la tâche. Vous cochez les éléments dans la carte, en haut du fil de discussion, et une barre indique la progression, par exemple « 2 sur 3 terminés ». Tous les participants voient l’état d’avancement. Un petit avatar de la personne qui a coché l’élément apparaît à côté de celui-ci. Vous n’avez pas besoin de droits de modification sur la tâche pour cocher les éléments qui vous sont attribués.
Les changements de paramètres apparaissent dans la conversation sous forme de messages système centrés. Cela concerne le statut, les personnes assignées, l’échéance, la priorité et le nom. Lorsque l’échéance est reportée, l’ancienne valeur est également enregistrée. Vous pouvez ensuite vérifier qui a modifié la date de livraison et à quel moment.
Vous pouvez associer un e-mail du client à une tâche en sélectionnant « Associer » dans le menu du fil de discussion de la messagerie. Si cette boîte mail est connectée de votre côté, un raccourci vers la conversation apparaît dans l’en-tête de la tâche. Il s’agit uniquement de faciliter la navigation : le contenu de l’e-mail reste visible uniquement par la personne qui a connecté cette boîte mail de son côté.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous ne commencez pas la journée en essayant de vous rappeler où en est une mission. Si le client appelle un mois plus tard, vous pouvez retrouver la conversation liée à la tâche et vérifier ce qui a été convenu, qui a repoussé l’échéance et quelle était la date précédente. Pas besoin de chercher ces informations dans une discussion à part.
Vous ne perdez pas tout le contexte lorsque la personne qui suit le client part en congé. Les personnes qui travaillent sur la mission peuvent lire la conversation, vérifier le périmètre et voir qui a coché chaque tâche. Les e-mails des autres restent privés : les décisions importantes communiquées uniquement par e-mail ne deviennent donc pas automatiquement accessibles à l’équipe.
Vous n’avez pas à deviner quelle charge de travail est prévue pour aujourd’hui. Avant d’appeler le client, vous voyez le nombre de missions prévues pour aujourd’hui et celles qui sont en retard. C’est une base plus concrète pour discuter de la prochaine échéance que les souvenirs d’une seule personne.
Exemple du quotidien
Une agence gère vingt missions en parallèle. Un client écrit par e-mail : « On peut repousser la livraison à vendredi ? » La personne qui suit le client voit le message dans la boîte mail connectée, associe le fil à la mission et modifie l’échéance de la tâche. Une entrée système indiquant l’ancienne date apparaît dans la conversation. Elle précise aussi qui a repoussé l’échéance et quand.
Deux semaines plus tard, la personne qui suit le client est malade et celui-ci appelle pour poser une question sur deux retouches. La personne qui répond ouvre la mission. Elle voit la liste du périmètre, les éléments cochés et les avatars des personnes qui les ont cochés. Elle peut aussi lire la conversation liée à la tâche. Si elle a besoin de savoir qui a modifié l’échéance, elle consulte l’entrée système. En revanche, elle ne verra pas l’e-mail du client si sa boîte mail n’est pas connectée à son compte.
Questions fréquentes
L’équipe doit-elle apprendre une nouvelle méthodologie ?
Vous n’avez pas besoin d’apprendre une méthodologie à part pour enregistrer une mission sous forme de tâche avec un objet, une échéance, une priorité et des personnes assignées. La formation en ligne pour l’équipe est disponible en option - son tarif figure dans la grille tarifaire. Les statuts disponibles sont : sans statut, en cours, terminé, annulé. La conversation liée à la tâche affiche l’avatar, le nom et l’heure ; elle prend aussi en charge les réactions et les mentions via @.
Le client verra-t-il nos échanges internes ?
Non. La conversation associée à la tâche est interne. Dans la liste des tâches, un utilisateur ordinaire voit les tâches qui lui sont assignées ; l’administrateur de l’espace de travail et l’administrateur global voient toutes les tâches. Les échanges par e-mail restent séparés, dans la boîte mail connectée.
La messagerie de l’entreprise est-elle disponible dans le programme ?
Oui, en version Pro - c’est le module Messagerie : vous connectez une boîte IMAP dans les Paramètres. Sur la liste des tâches et des discussions, vous verrez tous les fils de la boîte mail dont l’affichage sur cette liste est activé, ou uniquement les fils épinglés manuellement si cet affichage est désactivé. Vous pouvez lier un fil à une mission. Les pièces jointes d’un fil peuvent être enregistrées dans Fichiers, dans le dossier Messagerie / nom de la boîte / objet du fil.
Que se passe-t-il lorsque quelqu’un reporte l’échéance d’une commande ?
Un message système apparaît dans la conversation associée à la tâche, avec le nom de la personne, l’heure et l’ancienne échéance. La couleur de la carte indique l’échéance : rouge si elle est dépassée, bleue si elle est prévue pour aujourd’hui, verte si elle est prévue pour un autre jour à venir. Les tâches terminées et annulées portent un badge gris, même après leur échéance.
Peut-on confier les étapes répétitives à un automate ?
Oui. Les règles d'automatisation fonctionnent selon le schéma QUAND / SI / FAIRE. Par exemple, un e-mail d'un client avec une pièce jointe peut déclencher l'enregistrement des documents dans un dossier défini et une notification dans l'application pour l'auteur de la règle. Les automatisations sont disponibles dans le plan Pro. Chaque utilisateur y a accès par défaut, et l'administrateur peut retirer cet accès à des personnes choisies dans le panneau des utilisateurs.