Ako servisná firma pracuje v Task Manageri?
Zákazka klienta sa málokedy zmestí na jedno miesto. Dopyt leží v schránke account manažéra, dohody v chate, upravená zmluva na disku a termín odovzdania v hlave. Vo firme poskytujúcej služby B2B môže každú zákazku viesť iná osoba. Task Manager vám umožní zhromaždiť prácu na zákazke v jednej úlohe: s konverzáciou, súbormi, zoznamom rozsahu a termínom. Pošta zostáva oddelená, jej vlákno však možno prepojiť s úlohou.
Úloha má predmet, opis, prioritu (bežnú alebo vysokú), termín s dátumom a voliteľne aj časom a priradené osoby. Pod kartou úlohy prebieha konverzácia: nájdete v nej komentáre tímu, reakcie, zmienky pomocou @ a prílohy. Na výber sú štyri stavy: bez stavu, prebieha, hotové, zrušené. V zozname vidíte, čo sa rieši a čo je už uzavreté.
Klient často píše e-mailom. Schránku IMAP pripojíte v Nastaveniach. Ak má schránka zapnuté zobrazovanie v zozname úloh a chatov, zobrazia sa v ňom všetky jej vlákna; inak iba tie, ktoré ste pripli manuálne. Schránka patrí jednej osobe a je súkromná - ani správca si nemôže pozrieť cudzie e-maily. Spoločnú firemnú adresu si každý pripojí u seba.
Čo presne sa deje pri zákazke?
Termín vidíte v zozname úloh. Karta má farebný pásik naľavo a krúžok s počtom dní. Červená označuje úlohu po termíne, modrá úlohu na dnes a zelená úlohu v termíne. Sivá sa zobrazí, keď úloha nemá termín alebo je uzavretá. Ak nezadáte čas, úloha zostane „na dnes“ celý deň a na červeno sa zmení až nasledujúci deň. Nad zoznamom sú dlaždice: V termíne, Na dnes, Po termíne, Chat. Tieto štyri dlaždice zároveň zobrazujú počet a slúžia ako filtre. Keď máte pripojenú schránku, v paneli štatistík sa zobrazí aj dlaždica Pošta.
Rozsah úlohy si môžete zapísať ako kontrolný zoznam v popise úlohy. Položky odškrtávate na karte v hornej časti vlákna a panel zobrazuje priebeh, napríklad „2 z 3 dokončené“. Stav vidia všetci účastníci. Pri odškrtnutej položke sa zobrazí miniatúrny avatar osoby, ktorá ju označila. Na odškrtnutie svojej časti nepotrebujete právo upravovať úlohu.
Zmeny parametrov zostávajú v konverzácii ako vycentrované systémové správy. Týka sa to stavu, zoznamu priradených osôb, termínu, priority a názvu. Pri posunutí termínu sa zaznamená aj predchádzajúca hodnota. Neskôr si môžete overiť, kto a kedy zmenil dátum odovzdania.
E-mail od zákazníka môžete prepojiť s úlohou pomocou položky „Prepojiť“ v menu vlákna pošty. Ak máte túto schránku pripojenú u seba, v hlavičke úlohy uvidíte odkaz na korešpondenciu. Je to len pomôcka na navigáciu: obsah e-mailu naďalej vidí výlučne osoba, ktorá má schránku pripojenú u seba.
Čo získate?
Deň nezačínate tým, že si vybavujete, v akom stave zákazka zostala. Keď klient po mesiaci zavolá, môžete sa vrátiť ku konverzácii pri úlohe a skontrolovať dohody aj to, kto posunul termín a aká bola jeho predchádzajúca hodnota. Tieto informácie nemusíte hľadať v samostatnom chate.
Keď account manažér odíde na dovolenku, nestratíte celý kontext. Ľudia pracujúci na zákazke si môžu prečítať konverzáciu, skontrolovať rozsah a zistiť, kto označil danú prácu ako hotovú. E-maily iných osôb zostávajú súkromné, takže dôležité dohody poslané iba e-mailom sa tímu automaticky nesprístupnia.
Nemusíte hádať, koľko práce vás dnes čaká. Pred rozhovorom s klientom vidíte počet zákaziek na dnes a po termíne. Je to konkrétnejší základ na rozhovor o ďalšom termíne než spoliehať sa na pamäť jedného človeka.
Príklad z každodennej práce
Agentúra rieši naraz dvadsať úloh. Klient napíše e-mailom: „môžeme posunúť odovzdanie na piatok?“. Zodpovedná osoba vidí správu v pripojenej schránke, prepojí vlákno s úlohou a zmení termín úlohy. V konverzácii sa zobrazí systémový záznam s predchádzajúcim dátumom. Záznam tiež ukazuje, kto a kedy termín posunul.
O dva týždne je správca chorý a klient volá s otázkou o dvoch úpravách. Osoba, ktorá zdvihne telefón, otvorí zákazku. Vidí zoznam rozsahu, odškrtnuté položky a avatary ľudí, ktorí ich označili. Môže si prečítať aj konverzáciu pri úlohe. Keď potrebuje zistiť, kto zmenil termín, skontroluje systémový záznam. E-mail klienta však neuvidí, ak nemá jeho schránku pripojenú vo svojom účte.
Najčastejšie otázky
Musí sa tím učiť novú metodiku?
Nemusíte sa učiť osobitnú metodiku, aby ste zapísali zákazku ako úlohu s témou, termínom, prioritou a priradenými osobami. Online školenie pre tím je dostupné ako doplnková služba - jej cenu nájdete v cenníku. Dostupné stavy sú: bez stavu, prebieha, hotovo, zrušené. Konverzácia pri úlohe zobrazuje avatar, meno a čas; podporuje aj reakcie a zmienky cez @.
Uvidí klient naše interné dohody?
Nie. Konverzácia pri úlohe je interná. Bežný používateľ v zozname úloh vidí úlohy, ku ktorým je priradený; správca pracovného priestoru a globálny správca vidia všetky úlohy. E-mailová korešpondencia zostáva oddelená, v pripojenej schránke.
Funguje firemná pošta v programe?
Áno, vo variante Pro - ide o modul Pošta: pripojíte IMAP schránku v Nastaveniach. V zozname úloh a chatov uvidíte všetky vlákna schránky so zapnutým zobrazovaním v tomto zozname, alebo len vlákna pripnuté ručne, ak je zobrazovanie vypnuté. Vlákno môžete prepojiť so zákazkou. Prílohy vlákna môžete uložiť do Súborov v priečinku Pošta / názov schránky / téma vlákna.
Čo sa stane, keď niekto posunie termín zákazky?
V konverzácii pri úlohe sa zobrazí systémová správa s priezviskom osoby, časom a predchádzajúcou hodnotou termínu. Farba karty zodpovedá termínu: červená znamená uplynutý termín, modrá dnešný a zelená niektorý z nasledujúcich dní. Dokončené a zrušené úlohy majú sivý štítok, aj keď je ich termín už po dátume.
Dajú sa opakujúce sa kroky prenechať automatizácii?
Áno. Recepty fungujú v štruktúre KEĎ / AK / VYKONAJ. Napríklad e-mail od klienta s prílohou môže spustiť uloženie dokumentov do zvoleného priečinka a upozornenie v programe pre autora receptu. Automatizácie fungujú v pláne Pro. Každý používateľ k nim má prístup predvolene a administrátor ho môže vybraným osobám odobrať v paneli používateľov.